Repeterende factuur voor huur, fee of abonnement.
Periodiek eenzelfde factuur sturen voor huur, licenties of een andere abonnementsvorm, dan is het een must om de abonnementenadministratie te gebruiken. Met abonnementen in Profit kun je met een druk op de knop deze facturen periodiek genereren. Je kunt alle te versturen facturen vooraf laten berekenen met de pro forma facturering. Als je OutSite gebruikt is het ook mogelijk om je klanten het eigen abonnement te laten inzien en wijzigingsverzoeken in te laten sturen.
Uitgangspunten:
Voordat je een abonnement kunt toevoegen zijn er een aantal instellingen die je moet doorlopen, een aantal tabellen die je moet vullen. Denk hierbij aan het soort abonnement, de facturatiecyclus en aanvullende informatie die je wilt vastleggen op het abonnement of meesturen met de factuur.
Om de abonnementen te kunnen factureren maak je gebruik van artikelen. Hiervoor gebruik je abonnementsartikelen. Je kunt bij de artikelen aangeven of er een vaste prijs is, een periodiek bedrag en eventueel een combinatie van beide.
De facturatie wordt gedaan volgens de ingestelde cyclus van het abonnement.
Op het moment dat de begindatum van de cyclus is gepasseerd, dan wordt het abonnement zichtbaar bij de actie automatisch factureren in de weergave met te factureren abonnementen. Uiteindelijk kun je door middel van de peildatum en selecties zelf bepalen welke abonnementen je wilt meenemen met de facturatierun.
Het beëindigen van het abonnement komt ook voor. Je kunt het hele abonnement in een keer beëindigen, maar ook alleen een regel binnen het abonnement. Bij het opzeggen geef je een reden van beëindiging op en bepaal je of (een gedeelte van het abonnement) gecrediteerd moet worden.
De meeste abonnementen lopen langdurig. Bij het starten van het abonnement is een prijs overeengekomen, maar met het collectief wijzigen van prijzen kun je de prijzen bij bestaande abonnementen herzien. Ook kun je hiermee je abonnementen indexeren.
Een factuur per jaar over meerdere perioden laten journaliseren is mogelijk. Hierdoor krijg je een beter inzicht in je perioderesultaat. Het kan zijn dat je jaarlijks een factuur stuurt, maar dat je de omzet wel per maand in de boeken wilt hebben.