| |
1. Inrichting abonnement
Voordat je een abonnement kunt toevoegen zijn er een aantal instellingen die je moet doorlopen, een aantal tabellen die je moet vullen.
2. Artikel
Om de abonnementen te kunnen factureren maak je gebruik van artikelen met het subartikeltype abonnementsartikel met of zonder aanschaf.
3. Voorschot (concepten)
(optioneel)
Het kan zijn dat er één keer per periode een eindafrekening plaatsvindt voor de uitgevoerde werkzaamheden voor een klant, maar je tussentijds wel al periodiek een voorschotnota verstuurd. De voorschotnota kun je dan verrekenen met de geboekte nacalculatie in Projecten.
In Profit kun je dit inrichten middels Concepten.
Het abonnement zet je hierbij in als voorschot.
4. Pro forma facturen
Als je wilt beoordelen wat er de volgende cyclus gefactureerd gaat worden, dan gebruik je de pro forma facturering.
Er wordt een pro forma factuur aangemaakt met het abonnementsnummer als factuurnummer, waardoor deze gemakkelijk terug te vinden is.
5. Facturatie
De facturatie wordt gedaan volgens de ingestelde cyclus van het abonnement.
Op het moment dat de begindatum van de cyclus is gepasseerd, dan wordt het abonnement zichtbaar bij de actie automatisch factureren in de weergave met te factureren abonnementen.
Door te werken met de peildatum heb je invloed op welke cyclus je factureert.
6. Opzegging / creditering
Het beëindigen van het abonnement komt ook voor. Daarbij spelen twee zaken een belangrijke rol. Wat is de reden en moet er een creditnota worden gemaakt?
7. Prijsaanpassing collectief
De meeste abonnementen lopen langdurig. Bij het starten van het abonnement is een prijs overeengekomen, maar hoe ga je om met het doorvoeren van een prijsverhoging.
Is de prijsaanpassing ook voor het artikel van toepassing?
8. Verlenging
Er is binnen het abonnement naast een factuurcylus ook een verlengingscyclus aanwezig.
Deze hoeven niet gelijk te lopen. Je kunt per maand factureren en per jaar verlengen.
De toepassing is gemaakt voor abonnementen die per jaar lopen, maar anders worden gefactureerd. AFAS zelf gebruikt deze cyclus om de software licentie te verlengen.
9. Transitorische boeking
Een factuur per jaar over meerdere periodes laten journaliseren is mogelijk. Hierdoor krijg je een beter inzicht in je perioderesultaat.