Abonnementenadministratie

Repeterende factuur voor huur, fee of abonnement.



Introductie


Periodiek eenzelfde factuur sturen voor huur, fee, abonnement of als vast voorschot op een declaratie binnen accountancy, dan is het een must om de abonnementenadministratie te gebruiken. Daarbij is er een verschil tussen de eerste en de rest van de facturen. Op de eerste factuur is het mogelijk om het aanschaf artikel te factureren. Deze wordt namelijk maar éénmaal gefactureerd. Op de volgende facturen wordt alleen het abonnementsartikel gefactureerd. Je kunt alle te versturen facturen vooraf laten berekenen met de pro forma facturering.


Voordelen:

  • Abonnement is het stambestand
  • Pro forma run om te zien of de juiste bedragen worden gefactureerd.
  • Eenmalige inschrijving regel je ook op het artikel door een itemcode verkoop op te geven.


Lees meer over onderstaande deelthema's


1. Inrichting abonnement 


Voordat je een abonnement kunt toevoegen zijn er een aantal instellingen die je moet doorlopen, een aantal tabellen die je moet vullen.


2. Artikel


Om de abonnementen te kunnen factureren maak je gebruik van artikelen met het subartikeltype abonnementsartikel met of zonder aanschaf.  

3. Voorschot (concepten)

(optioneel)

Het kan zijn dat er één keer per periode een eindafrekening plaatsvindt voor de uitgevoerde werkzaamheden voor een klant, maar je tussentijds wel al periodiek een voorschotnota verstuurd. De voorschotnota kun je dan verrekenen met de geboekte nacalculatie in Projecten

In Profit kun je dit inrichten middels Concepten.

Het abonnement zet je hierbij in als voorschot. 



4. Pro forma facturen


Als je wilt beoordelen wat er de volgende cyclus gefactureerd gaat worden, dan gebruik je de pro forma facturering.

Er wordt een pro forma factuur aangemaakt met het abonnementsnummer als factuurnummer, waardoor deze gemakkelijk terug te vinden is. 

5. Facturatie


De facturatie wordt gedaan volgens de ingestelde cyclus van het abonnement.

Op het moment dat de begindatum van de cyclus is gepasseerd, dan wordt het abonnement zichtbaar bij de actie automatisch factureren in de weergave met te factureren abonnementen.

Door te werken met de peildatum heb je invloed op welke cyclus je factureert.


6. Opzegging / creditering


Het beëindigen van het abonnement komt ook voor. Daarbij spelen twee zaken een belangrijke rol. Wat is de reden en moet er een creditnota worden gemaakt?


7. Prijsaanpassing collectief


De meeste abonnementen lopen langdurig. Bij het starten van het abonnement is een prijs overeengekomen, maar hoe ga je om met het doorvoeren van een prijsverhoging.

Is de prijsaanpassing ook voor het artikel van toepassing?


8. Verlenging


Er is binnen het abonnement naast een factuurcylus ook een verlengingscyclus aanwezig.

Deze hoeven niet gelijk te lopen. Je kunt per maand factureren en per jaar verlengen.

De toepassing is gemaakt voor abonnementen die per jaar lopen, maar anders worden gefactureerd. AFAS zelf gebruikt deze cyclus om de software licentie te verlengen.

9. Transitorische boeking


Een factuur per jaar over meerdere periodes laten journaliseren is mogelijk. Hierdoor krijg je een beter inzicht in je perioderesultaat.

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?