Accorderen / Gereedmelden

Een medewerker accordeert zijn uren en geeft daarmee aan dat hij klaar is met uren schrijven, de leidinggevende meldt de uren gereed waarmee hij aangeeft dat ze gecontroleerd zijn.



Introductie


Als een manager of een projectleider de nacalculatieregels van medewerkers moet controleren en goedkeuren, gebruikt hij/zij hiervoor de functionaliteit Accorderen. Geaccordeerde regels kun je niet meer wijzigen, tenzij je de accordering terugdraait. De nacalculatieregels, die je aan de klant wilt doorbelasten, moet je gereedmelden voor facturering.

Om nacalculatieregels te controleren en goed te keuren, gebruik je het proces van accorderen en gereedmelden. Dit proces bestaat uit drie onderdelen, maar deze zijn niet verplicht.

  • Nacalculatie accorderen
  • Nacalculatie gereedmelden
  • Nacalculatie accorderen voor Payroll


Voordelen:

  • Uren worden doorgezet naar facturatie.
  • Verlofsaldi wordt bijgewerkt.


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Geboekte uren
    Hoe worden geboekte uren geaccordeerd binnen je organisatie voordat ze ter facturering worden aangeboden bij de klant?
  2. Methoden
    Lees hier de mogelijke acties voor het accorderen en gereedmelden. Je leest hier ook over de verschillende methoden voor het accorderen en gereedmelden afhankelijk of je wel of niet accordeert voor Profit Payroll.

Tip van de consultant



Richt het autorisatiefilter Projecten - Nacalculatie in als je filterautorisatie wilt toepassen op nacalculatieregels. Je kunt ook projecten-autorisatie inrichten met het autorisatiefilter Projecten - Projecten. Hierdoor zien gebruikers bij het accorderen of bij het raadplegen of wijzigen via het accorderen alleen nacalculatieregels waarop zij volgens de nacalculatieregel-autorisatie en de projecten-autorisatie recht hebben.

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.

1. Autorisatie



 In verband met de functiescheiding kun je de functionaliteiten Accorderen en Gereedmelden autoriseren.

Daarnaast kun je filterautorisatie inrichten op Projecten - Nacalculatie als je filterautorisatie wilt toepassen op nacalculatieregels. Je kunt ook het autorisatiefilter Projecten - Projecten inrichten. Hierdoor zien gebruikers bij het accorderen of bij het raadplegen of wijzigen via het accorderen alleen nacalculatieregels waarop zij volgens de nacalculatieregel-autorisatie en de projecten-autorisatie recht hebben.

Lees hier meer.

2. Instellingen



 In de instelling van Profit Projecten bepaal je of je het accorderen en gereedmelden van de uren automatisch wilt laten verlopen.


Let op:

Voor Nacalculatie per week heeft deze instelling tot gevolg dat de regels direct geaccordeerd en gereedgemeld worden nadat de week is verwerkt. Hierdoor kun je de uren niet meer wijzigen nadat ze zijn ingevoerd.

Lees hier meer.

3. Signalen



 Je maakt rond de afgekeurde nacalculatie gebruik van verschillende signalen voor de medewerker van wie een nacalculatieregel is afgekeurd.

Je beschikt standaard over de signalen:

  • Project/Nacalculatie is afgekeurd
  • Project/Controle geboekte nacalculatie volgens actueel rooster

Daarnaast kun je zelf signalen toevoegen.

Lees hier meer.

4. Accorderen en gereedmelden 



Als medewerker accordeer je je eigen uren waarmee je aangeeft dat je klaar bent met (uren) schrijven en dat het correct is ingevoerd.

De leidinggevende of projectleider (afhankelijk van de inrichting) meldt de nacalculatie gereed waarmee de uren gecontroleerd zijn.

Je kunt de stappen accorderen en gereedmelden apart uitvoeren, maar je kunt deze ook combineren. Als je een niet-geaccordeerde regel gereedmeldt, zal Profit deze in één keer accorderen én gereedmelden. Dit kan alleen als je geautoriseerd bent voor zowel het accorderen als het gereedmelden.

Lees hier meer.

5. Accorderen en gereedmelden in InSite



(optioneel)

Jij, als leidinggevende, kunt de geboekte uren en declaraties accorderen en gereedmelden voor verdere verwerking via InSite.

De leidinggevende of projectleider (afhankelijk van de inrichting) meldt de nacalculatie gereed waarmee de uren gecontroleerd zijn.

Lees hier meer.


6. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Wachtrij

Het accorderen van de nacalculatieregels gebeurt in de wachtrij. Hierdoor kun je gewoon doorwerken tijdens het proces.

Wachtrij gebruiken en beheren

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven. 


Wat



Type



Beschrijving



Project/Nacalculatie is afgekeurd

Signaal

Voor elke afgekeurde regel wordt een signaal gegenereerd. Je kunt ook verdichten per week.

Project/Controle geboekte nacalculatie volgens actueel rooster

Signaal

Signaleert of een medewerker minder nacalculatie heeft geboekt dan zijn actuele rooster binnen een week. Genereert elke week een signaal.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?