Accountancyportal

Digitaal communiceren met je cliënten.



Introductie


Via de accountancyportal kan een accountant online gegevens met de klant uitwisselen, bijvoorbeeld de jaarrekeningen, informatie over de lonen en personeelsinformatie, fiscale en financiële aangiften, permanent- en jaardossier. Deze gegevens worden geautomatiseerd opgeslagen in het dossier.

Het doel van OutSite is om bepaalde werkstromen te verwijderen door digitaal met de klant te communiceren waardoor het proces eenvoudiger en goedkoper wordt.

Door het dossier digitaal vrij te geven op de accountancyportal heeft de klant snel inzicht in zijn eigen gegevens en bespaar je geld en tijd. Je kunt bijvoorbeeld de aangifte en/of de jaarrekening op de accountancyportal plaatsen zodat de cliënt die op elk moment zelf kan opvragen. Als je de dossiers nog op papier vastlegt is de cliënt van je afhankelijk: je moet het dossier opzoeken en versturen.


Voordelen:

  • Klanten hebben altijd inzicht in hun eigen dossier.
  • Besparing van geld en tijd.
  • Verbetering van de kwaliteit door werking met workflows.


Voorbereiding


  • Voordat de cliënten de aangiften kunnen accorderen via OutSite moet je de PCC installeren.

Tip van de consultant


Je kunt de aangiften IB en Vpb beschikbaar stellen op OutSite.

Door het zichtbaar maken van de aangiften op OutSite kan een ingelogde klant alleen aangiften van zijn eigen dossier zien. Als hij een aangifte opent ziet hij de details. Je kunt instellen dat de klant een vraag kan insturen met betrekking tot de aangifte.

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.


1. Autorisatierollen



Je kunt een contactpersoon toevoegen bij een organisatie en autoriseren voor de portal. Hiermee kan de contactpersoon via de portal toegang krijgen tot de gegevens van de organisatie.

Lees hier meer.

2. Automatisch opslaan in dossier



In de algemene fiscale instellingen geef je aan dat je gebruik wilt maken van het automatisch opslaan in dossier.

Lees hier meer.


3. Akkoorddocumenten



Op omgevingsniveau leg je per jaar en per aangiftesoort (Aangifte IB of Vpb) de rapporten vast waarmee de aangiften klaargezet worden voor verzending. Dit is het fiscale rapport dat met het vaste type dossieritem ingestuurd wordt en uiteindelijk in de workflowstap terecht komt.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinaties



(optioneel)

Je gebruikt kenmerkcombinaties om de interne dossieradministratie te ordenen en begeleiden. De intermediair kan in het dossier zijn eigen filtering gebruiken. Het gebruik van kenmerkcombinaties is niet verplicht. Je legt deze kenmerkcombinaties per rapport en vult de kenmerken bij het insturen van het rapport. Je kunt alleen kenmerken vastleggen voor vrije rapportages.

Lees hier meer.

5. Accorderen aangiften



Per cliënt kun je per jaar instellen of de klant het document via de portal wil ondertekenen.

Lees hier meer.



6. Dossieritem



Je kunt instellen dat een klant vanuit de aangifte een vraag, klacht of ander type dossieritem kan insturen. Voordat je deze typen dossieritems kunt koppelen moet je ze eerst toevoegen. Bij dit type moet je in ieder geval het veld Aanleiding aanvinken.

Lees hier meer.

7. Organisatieadviseur



(optioneel)

Je kunt instellen dat op OutSite een afbeelding wordt getoond van de Organisatieadviseur die het aanspreekpunt is van de Cliënt. Je legt de Organisatieadviseur vast bij de Verkooprelatie/debiteur die gekoppeld is aan de Cliënt. Als bij de Organisatieadviseur een afbeelding is ingesteld en de sitebeheerder de functionaliteit heeft geactiveerd op de portal, ziet de klant op de (accountancy)portal een foto van de adviseur die zijn aanspreekpunt is.

Lees hier meer.

8. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier. 


Wat



Beschrijving



Advies



1. PCC Installeren

Voordat de cliënten de aangiften kunnen accorderen moet je de PCC installeren.

Controleer of het Profit Communication Center is ingericht.

2. OutSite inrichten

OutSite moet deel uitmaken van je licentie (bij Profit+ is dit standaard het geval). Als dit geregeld is stuur je een incident in.

Geef in het incident specifieke gegevens op die nodig zijn voor het toevoegen van de website.

3. Cliëntengroepen

Je kunt per cliëntengroep van de algemene instellingen afwijken. Bij het aanmaken van een nieuwe cliëntengroep worden veel instellen overgenomen van de algemene instellingen.

Controleer of je bij de instellingen Afwijken van fiscale systeeminstellingen hebt aangevinkt.


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Cliënt IB/Vpb akkoord, aangifte niet verzonden

Signalen

Signaleert voor een behandelaar dat de cliënt akkoord heeft gegeven, maar de aangifte niet elektronisch is verstuurd naar de Belastingdienst.

Cliënt IB, akkoordverklaring niet ontvangen

Signaal

Signaleert dat een akkoorddocument is ingestuurd, maar dat de cliënt na een bepaalde tijd niet gereageerd heeft.

Medewerker en beheerder Accountancyportal

Autorisatierollen

De autorisatie bepaalt of een bezoeker kan inloggen en welke onderdelen van de site na het inloggen beschikbaar zijn. Voor de accountancyportal zijn twee rollen meegeleverd.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?