AFAS Pocket

Van welke onderdelen maak jij gebruik?



Introductie


AFAS Pocket is de App op je smartphone of tablet waarmee je twee belangrijke zaken kunt realiseren. Je kunt je identiteit bevestigen bij het inloggen met de twee-factor authenticatie en afhankelijk van de inrichting kun je de meeste dagelijkse handelingen uitvoeren. Het doen van je administratie is nog nooit zo eenvoudig geweest.


Voordelen:

  • Eén app voor alle onderdelen.
  • Over de verschillende modules van Profit heen.
  • Je kunt ook alleen twee-factor bevestiging gebruiken


Twee-factor inloggen


 Gebruiken

Installeren

Inrichten


Voorbereiding


  • Bij de eerste keer gebruiken moet je de app koppelen aan Profit van jullie organisatie. 
  • Hieronder staan alle mogelijkheden genoemd, of jij ze ook ziet is afhankelijk van de beschikbaarheid binnen jullie organisatie.
  • Maak een keuze voor het ziekmelden en betermelden van medewerkers. Mogen ze dat zelf doen of moet de manager dat doen?

Tip van de consultant


Zorg ervoor dat je zo veel mogelijk functionaliteit beschikbaar stelt. Tegenwoordig heeft bijna iedereen een smartphone en je verhoogd de mate van betrokkenheid bij het administratieve proces. 


Welke functionaliteit krijg je

 Mijn taken


Vanuit diverse workflows kun je taken krijgen waar van jouw een actie wordt verwacht. Met een druk op de knop hendel je de taak af.

Het cijfer achteraan geeft aan hoeveel taken er zijn.

 Mijn signalen


De signalen die je krijgt vanuit de organisatie kun je direct lezen en afhandelen.

Het cijfer achteraan geeft aan hoeveel signalen je hebt.

 Nieuws


Documenten die binnen de organisatie worden gedeeld kun je ook lezen en gelijk een reactie plaatsen.

Het cijfer achteraan geeft aan hoeveel nieuwsdocumenten je hebt.


 Berichten


Stuur makkelijk berichten naar collega's via de app. Zo kun je de zakelijke berichten goed gescheiden houden van de privé berichten.

 Agenda


Je agenda altijd bij de hand met de mogelijkheid om per maand te bladeren  en per week te scrollen.


 Contacten


Je relaties bij de hand. Het dossier is inzichtelijk, en direct vanuit het contact bellen als dat nodig is. 


 Bezetting


Wie is er vandaag op de afdeling?

Je ziet het direct op het bezettingsoverzicht.

 Wie is wie


Een knappe collega zien rondlopen?

Zoek hem of haar dan gemakkelijk op via de wie is wie. Is wie is wie vet geschreven, dan is er iemand jarig.

 Insturen


Via de app gelijk een dossieritem insturen. Is er een lamp stuk?

Maak er een foto van en stuur deze in naar de facilitaire dient.

 Declaraties


Heb je kosten gemaakt die je kunt declareren? 

Maak een foto van de bon en maak de boeking. Ook reiskosten of kilometers kun je op deze manier declareren.

 Uren boeken


Heb je uren gemaakt bij de klant?

Boek je uren op het juiste project en je urenverantwoording is gedaan.

 Verlof


Iedereen wil graag op vakantie, dus verlofdagen boek je ook eenvoudig via de app.

 Loonstroken


Wil je de specificatie van salaris zien? De loonstroken, maar ook de jaaropgaven zijn in de app te bekijken.

 Ziek melden


Ziek zijn is vervelend. Wel zo fijn dat je jezelf ziek kunt melden via de app, is e leidinggevende ook op de hoogte.

 Mijn gegevens


Je eigen gegevens up-to-date houden. Een nieuw adres, een ander telefoonnummer of e-mail adres, je regelt het allemaal in de app.

Wat richt je in.

 1. Twee-factor inloggen



AFAS Pocket speelt een belangrijke rol om in te loggen in Profit of InSite. 

Je gebruikt de app om in te loggen in plaast van sms. 

Lees hier meer.

2. Digitaal ondertekenen



Binnen AFAS Pocket ben je in staat om documenten digitaal te ondertekenen. 

Hierdoor is er bij een vervolgcontract of een contract voor onbepaalde tijd geen papier meer nodig, maar teken je het contract als medewerker digitaal in de app.

Lees hier meer.

3. Medewerker mutatie



Met het wijzigen van je persoonlijke gegevens start je een medewerker mutatie workflow.  

Het wijzigen van je eigen adres doe je dus lekker op de bank met je telefoon.

Lees hier meer.

 4. Profielen



Voor het insturen van wijzigingen wordt gebruik gemaakt van profielen. 

Je kunt voor AFAS Pocket dezelfde profielen gebruiken als in InSite, maar ook eigen profielen voor Pocket zijn mogelijk.

Het advies is om ze gelijk te houden zodat er een eenduidige werkwijze ontstaat.



 5. Zoekweergaven



Om het zoeken binnen pocket op je organisatie af te stemmen is het mogelijk om de zoekweergaven van diverse onderdelen in te stellen. 

Lees hier meer.


 6. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Branche specifieke inrichting


Voor de onderstaande branche is er extra inrichting aanwezig/noodzakelijk.


Branche Bouw


 



Projectautorisatie



Het is mogelijk om op twee manieren medewerkers te autoriseren in het gebruik van projecten binnen de pocket-app. Enerzijds is dit de autorisatie voor niet teamleden, anderzijds de autorisatie voor als je wel teamlid bent van het project.

Door deze autorisatie vast te leggen zorg je ervoor dat de buitenmedewerkers de juiste gegevens kunnen vastleggen. 

Standopname



Door middel van de standopname geef je aan hoe ver het werk daadwerkelijk gevorderd is op basis van de bewakingscodes.

Ook ben je in staat om een bijstelling op te geven.

Ontvangst



Wanneer je een ontvangst registreert via de pocket-app voor losse leveringen (die niet via profit zijn ingekocht) kan je een losse ontvangst registreren.

Hiermee kan je de verplichting op het project al wel vastleggen, en hierbij ook het document zoals toegestuurd door de leverancier vastleggen.

Uren boeken



Zorg dat de buitenmedewerkers de uren kunnen boeken met daarbij de juiste velden en voorkeurswaarden zodat de uren volledig naar wens geregistreerd worden. 

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?