AFAS Pocket

Van welke onderdelen maak jij gebruik?

Introductie

 

AFAS Pocket is de app op je smartphone of tablet met twee belangrijke toepassingen. Als je inlogt op Profit Windows of InSite via twee-factorauthenticatie, bevestig je de inlog via AFAS Pocket. Dit is de makkelijkste manier om dit te doen, hiervoor is geen aanvullende inrichting vereist.

Maar er is (veel) meer! Met Pocket heb je toegang tot veel belangrijke functionaliteit, waar je ook bent. Met de basisinrichting ben je snel up-and-running en gaandeweg voeg je meer onderdelen toe. De meeste ESS-zaken vind je standaard in Pocket, zoals verlof aanvragen, wie-is-wie, verjaardagen, nieuwsberichten, signalen, je eigen loonstroken en jaaropgaven, etc. Maar denk ook aan dossieritems insturen, uren boeken en bijvoorbeeld het sturen van pushberichten aan alle Pocket-gebruikers.

Voordelen:

  • Eén app voor alle onderdelen.
  • Over de verschillende modules van Profit heen.
  • Als je alleen twee-factorauthenticatie gebruikt, is geen aanvullende inrichting vereist.

Installeren

Inrichten

Gebruiken

ERP in je broekzak

Pushnotificaties

 

Voorbereiding


  • Zie Wat richt je in op deze pagina. Doe in ieder geval de basisinrichting. 
  • Hieronder staan alle mogelijkheden genoemd, of jij ze ook ziet is afhankelijk van de beschikbaarheid binnen jullie organisatie.
  • Maak een keuze voor het ziekmelden en betermelden van medewerkers. Mogen ze dat zelf doen of moet de manager dat doen?

Tip van de consultant


Zorg ervoor dat je zo veel mogelijk functionaliteit beschikbaar stelt. Tegenwoordig heeft bijna iedereen een smartphone en je verhoogt de mate van betrokkenheid bij het administratieve proces. 

 

Welke functionaliteit krijg je

 Mijn taken


Vanuit diverse workflows kun je taken krijgen waar van jou een actie wordt verwacht. Met een druk op de knop handel je de taak af.

Het cijfer achteraan geeft aan hoeveel taken er zijn.

 Mijn signalen


De signalen die je krijgt vanuit de organisatie kun je direct lezen en afhandelen.

Het cijfer achteraan geeft aan hoeveel signalen je hebt.

 Nieuws


Documenten die binnen de organisatie worden gedeeld kun je ook lezen en gelijk een reactie plaatsen.

Het cijfer achteraan geeft aan hoeveel nieuwsdocumenten je hebt.

 Berichten


Stuur makkelijk berichten naar collega's via de app. Zo kun je de zakelijke berichten goed gescheiden houden van de privé berichten.

 Agenda


Je agenda altijd bij de hand met de mogelijkheid om per maand te bladeren  en per week te scrollen.

 Contacten


Je relaties bij de hand. Het dossier is inzichtelijk, en direct vanuit het contact bellen als dat nodig is. 

 Bezetting


Wie is er vandaag op de afdeling?

Je ziet het direct op het bezettingsoverzicht.

 Wie is wie


Een knappe collega zien rondlopen?

Zoek hem of haar dan gemakkelijk op via de wie is wie. Is wie is wie vet geschreven, dan is er iemand jarig.

Dossieritem insturen


Via de app gelijk een dossieritem insturen. Is er een lamp stuk?

Maak er een foto van en stuur deze in naar de facilitaire dienst.

 Mijn dossier


Raadpleeg de dossieritems die je zelf hebt ingestuurd.

 Declaraties


Heb je kosten gemaakt die je kunt declareren? 

Maak een foto van de bon en maak de boeking. Ook reiskosten of kilometers kun je op deze manier declareren.

 Uren boeken


Heb je uren gemaakt bij de klant?

Boek je uren op het juiste project en je urenverantwoording is gedaan.

 Verlof


Iedereen wil graag op vakantie, dus verlofdagen boek je ook eenvoudig via de app.

 Loonstrook/jaaropgaaf


Wil je de specificatie van salaris zien? De loonstroken, maar ook de jaaropgaven zijn in de app te bekijken.

 Ziek melden


Ziek zijn is vervelend. Wel zo fijn dat je jezelf ziek kunt melden via de app, is je leidinggevende ook op de hoogte.

 Mijn gegevens


Je eigen gegevens up-to-date houden. Een nieuw adres, een ander telefoonnummer of e-mail adres, je regelt het allemaal in de app.

Wat richt je in

Twee-factor inloggen


 

Bij twee-factorauthenticatie (voor Profit Windows en InSite) log je in met een wachtwoord en dan bevestig je via je smartphone. We adviseren AFAS Pocket  voor het bevestigen via je smartphone, dit werkt het makkelijkst. 

We vermelden dit hier voor de volledigheid, want Als je AFAS Pocket alleen gebruikt voor twee-factorauthenticatie, dan hoef je verder niets in te richten.

Lees hier meer.

1. Basisinrichting


 

Je richt AFAS Pocket in je Profit-omgeving in en je bepaalt welke gebruikers Pocket mogen gebruiken. 

Ook bepaal je welke onderdelen van Pocket gebruikt mogen worden. 

Lees hier meer.

2. Digitaal ondertekenen


 

Binnen AFAS Pocket ben je in staat om documenten digitaal te ondertekenen. 

Hierdoor is er bij een vervolgcontract of een contract voor onbepaalde tijd geen papier meer nodig, maar teken je het contract als medewerker digitaal in de app.

Lees hier meer.

3. Medewerker mutatie


 

Met het wijzigen van je persoonlijke gegevens start je een medewerker mutatie workflow.  

Het wijzigen van je eigen adres doe je dus lekker op de bank met je telefoon.

Lees hier meer.

 4. Profielen


 

Voor het insturen van wijzigingen wordt gebruik gemaakt van profielen. 

Je kunt voor AFAS Pocket dezelfde profielen gebruiken als in InSite, maar ook eigen profielen voor Pocket zijn mogelijk.

Het advies is om ze gelijk te houden zodat er een eenduidige werkwijze ontstaat.

 

 

5. Zoekweergaven


 

Om het zoeken binnen AFAS Pocket op je organisatie af te stemmen is het mogelijk om de zoekweergaven van diverse onderdelen in te stellen. 

Lees hier meer.

 

 6. Notificaties


 

Vanuit signalen en workflow taken is het mogelijk om automatisch berichten te sturen naar AFAS Pocket. 

Beschik je niet over een AFAS Pocket, dan kun je de melding ook krijgen via een e-mail. Per workflow en per signaal kun je een eigen tekst opgeven.

Lees hier meer.

 

7. Standaard aanwezig


 

(checklist)

Controleer de meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Workflows gecontroleerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Branchespecifieke inrichting

 

Voor de onderstaande branche is extra inrichting aanwezig/noodzakelijk.

 

Branche Bouw

 

 

Projectautorisatie


 

Het is mogelijk om op twee manieren medewerkers te autoriseren in het gebruik van projecten binnen de Pocket-app. Enerzijds is dit de autorisatie voor niet teamleden, anderzijds de autorisatie voor als je wel teamlid bent van het project.

Door deze autorisatie vast te leggen zorg je ervoor dat de buitenmedewerkers de juiste gegevens kunnen vastleggen. 

Ontvangst


 

 

Wanneer je een ontvangst registreert via de Pocket-app voor losse leveringen (die niet via profit zijn ingekocht) kan je een losse ontvangst registreren.

Hiermee kan je de verplichting op het project al wel vastleggen, en hierbij ook het document zoals toegestuurd door de leverancier vastleggen.

 

Verstrekken uitvoerdersbon


 

Als uitvoerder kan het belangrijk zijn om de ontvangst van inkooporders te melden bij de contactpersoon die op de inkooporder is ingevoerd. Dan verstrek je  direct een uitvoerdersbon.

Uiteraard kun je ook een ander contactpersoon opzoeken en deze de bon verstrekken.

Uren boeken


 

Zorg dat de buitenmedewerkers de uren kunnen boeken met daarbij de juiste velden en voorkeurswaarden zodat de uren volledig naar wens geregistreerd worden. 

In de bouw boek je de uren op de bewakingscode.

Lees hier meer.

Standopname


 

Door middel van de standopname geef je aan hoe ver het werk daadwerkelijk gevorderd is op basis van de bewakingscodes.

Ook ben je in staat om een bijstelling op te geven.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?