Verlof

Visie

Naast dat je de medewerker wilt ondersteunen met werkgerelateerde processen is het boeken van verlof één van de belangrijkste onderdelen van de software voor de medewerker zelf. Via zowel InSite als de Pocket app heeft de medewerker de mogelijkheid om verlof aan te vragen en/of in te trekken. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om verlof te kopen/verkopen, al het verlof omtrent de geboorte van een kind te regelen en de bijzondere verlofvormen aan te vragen. 

De visie van AFAS is dat deze verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf ligt. Deze weet immers zelf het best wanneer hij of zij vrij gaat nemen en schiet gelijk zelf de aanvraag in, waarna de aanvraag via de workflow beoordeeld wordt. Daarnaast heeft de medewerker via het verlofportaal en het verlofdashboard zelf inzicht in alles omtrent verlof, dus er ligt hier geen administrerende rol vanuit HR/de leidinggevende.

Uitgangspunten:

• Vastlegging door de medewerker zelf. Verantwoordelijkheid leggen waar hij hoort. 
• Geen losse mailtjes, maar vastlegging via InSite of de Pocket app. 
• Inzicht bij het aanvragen van verlof in de bezetting van directe collega's door middel van het bezettingsoverzicht.
• Inzicht in de aanvragen en de verlofsaldi voor de medewerker en de leidinggevende. 
• Mogelijkheid tot vastlegging van vervanger die gedurende de afwezigheid de taken van de medewerker oppakt. Zo blijft er niets liggen.

Bekijk de volgende video om alvast een goed beeld te krijgen over wat er omtrent verlof in de analysesessie naar voren gaat komen.

1. Bepaal de verlofsoorten

Bepaal als organisatie welke verlofsoorten je aan wilt bieden via InSite/de Pocket app.

Voorbereidingen voor de analysesessie

• Welke verlofsoorten zijn er aanwezig? 
• Wat zijn de standaard verlofrechten en vervaltermijnen per verlofsoort? 
• Zijn er verlofsoorten aanwezig die slechts voor een deel van de medewerkerpopulatie gelden? Bijvoorbeeld verlof op basis van dienstjaren of leeftijd? 
• Zijn er verschillende verlofregelingen aanwezig binnen de organisatie (denk hierbij aan verworven rechten vanuit bijv. fusies waardoor andere arbeidsvoorwaarden ontstaan)?
• Welke verlofsoorten mogen aangevraagd worden via een verlofreeks? Bij een verlofreeks gaat het om een verlofaanvraag die geldt voor bijvoorbeeld iedere maandag gedurende een periode van 8 weken
• Hoeveel uur mag een medewerker maximaal kopen per jaar? 
• Hoeveel uur mag een medewerker maximaal verkopen per jaar en om welke verlofsoorten gaat dit? 
• Welke redenen kennen jullie bij bijzonder verlof (ook wel bekend als bijzonder verzuim)? Denk aan huwelijk, doktersbezoek of overlijden.

2. Bepaal de workflow

Bepaal per verlofsoort welke workflow er van toepassing is en/of bepaalde verlofsoorten überhaupt beoordeeld moeten worden.

Voorbereidingen voor de analysesessie

• Wie moet de workflows beoordelen?  
• Zit hier nog een verschil in per verlofsoort? 

3. Ouderverlof

Een aparte vorm van verlof is ouderverlof. Daarbinnen valt het geboorteverlof, aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof. Door het kind te registreren, ontstaan automatisch de juiste verlofsaldi. De medewerker kan vervolgens binnen de gestelde wettelijke kaders de verschillende aanvragen omtrent ouderverlof insturen via het ouderverlofportaal.

Voorbereidingen voor de analysesessie

• Zijn er naast de wettelijke regelingen afwijkende verlofregelingen omtrent ouderverlof aanwezig?
• Hoe lopen de workflows bij de processen omtrent ouderverlof?

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?