Wat richt ik minimaal in om de processen van HRM te laten werken?
De HRM-module is de basis voor de medewerkergegevens, het hart van de organisatie. Om tot een correcte vastlegging van de medewerkergegevens en de uiteindelijke verloning te komen, is het van belang dat basiszaken als een werkgever, instanties, cao, organigram, functiehuis en arbeidsvoorwaarden goed zijn ingericht.
Daarnaast heeft iedereen in de organisatie via de Pocket app inzicht in de persoonlijke gegevens met als voordeel dat via de telefoon deze informatie snel geraadpleegd kan worden.
Uitgangspunten:
Bekijk de volgende video om alvast een goed beeld te krijgen bij wat er omtrent HRM in de workshop naar voren gaat komen.
Een CAO heb je nodig om in Profit medewerkers vast te kunnen leggen. Dit is verplicht. Gebruik je geen CAO, dan is er standaard een basis CAO beschikbaar.
In een CAO worden grofweg twee zaken geregeld. Zaken die met geld te maken hebben (payroll) en zaken die met tijd (HRM) te maken hebben.
Binnen de cao worden de arbeidsvoorwaarden vastgelegd voor dienstbetrekkingen, verlofsoorten, de werkweek, de standaardroosters, de type functie/loonschaal en de wachtdagen bij ziekte.
De meeste instellingen hebben direct gevolg voor de uurloonberekening.
Bij de werkgever leggen we op hoog niveau op diverse tabbladen gegevens vast voor de HRM en payroll instellingen.
Voor HRM leg je de vacatures, wagenpark, je contactgegevens, je koppeling naar de cao, de bankrekening en functies vast.
Bij de werkgever leg je vast welke functies er binnen je organisatie gebruikt worden. Bij de functie leg je ook het type functie vast. Aan dit type wordt vanuit de cao de loonschaal gekoppeld.
Het organigram in Profit wordt gebruikt als autorisatiestructuur. En is het kloppend hart van Profit HRM. Het is hiërarchisch en laat dus zien “wie verantwoordelijk is voor wie”. Daarbij zijn twee regels belangrijk:
Het organigram bestaat uit 10 lagen (0 t/m 9). Je hoeft ze echter niet allemaal te gebruiken. Door een organisatorische eenheid (OE) van een leidinggevende op een OE van een medewerker te plaatsen leg je de relatie tussen de leidinggevende en de medewerkers vast. Zo is Profit in staat te bepalen wie de leidinggevende van de medewerker is.
Dat betekent dat je hiervan gebruik kunt maken in workflows. Ook in HRM-dashboards zullen de leidinggevenden alleen de informatie krijgen over medewerkers waar ze recht op hebben.
Medewerkers die niet op laag 9 staan (en dus leidinggevende zijn) krijgen in InSite automatisch rechten op hun medewerkers. Daar geldt de regel: wat een medewerker van zichzelf kan zien, mag een leidinggevende ook van die medewerker zien.
Gebruik het organigram niet voor financiële verantwoording. Het organigram in Profit heeft geen relatie met kostenplaatsen.
Een instantie is een instelling waarmee je te maken krijgt als organisatie.
Op deze instantie leg je de basis vast waarna je ze kunt gebruiken bij de werkgever.
In HRM gebruiken we de volgende instanties:
Als de zaken 1 t/m 4 zijn ingericht kun je de medewerkers vastleggen. Minimaal is nodig een salarisregel, een contractregel, een functieregel, een roosterregel en een instantieregel. De zogenaamde SCORFI regels. Naast deze verplichte regels kun je nog veel meer informatie vastleggen bij een medewerker.
Bij de medewerker is er natuurlijk een dossierfunctionaliteit beschikbaar. Niet alleen voor de aanstellingsbrief en de kopie identiteitsbewijs, maar ook notities, beoordelingsverslagen, loonstroken, jaaropgaven zitten in het dossier.
Dit is alleen zichtbaar als je bent geautoriseerd.
Alle aanwezige vervoermiddelen kun je hier vastleggen, zodat je een volledig inzicht krijgt in jouw mobiliteit.
Wie is de berijder, waar is de lease afgesloten en de looptijd van het contract. Daarnaast kun je ook kilometerstanden, onderhoudsbeurten en eventuele schades vastleggen.
Mobiliteit beschikt ook over een dossier, zodat je alle informatie digitaal kunt koppelen aan de vervoermiddelen.
Naast de nationaal erkende feestdagen ben je in staat om eigen sluitingsdagen toe te voegen aan de sluitingsdagtabel.
Deze dagen werken door in de agenda, roosterkalenders, bezetting en in de projecten als je de controle op de feestdagen aan hebt staan.
Binnen Zorg & Welzijn is er sprake van een roosterpakket
Met formatieplaatsen kun je combinaties vastleggen van functie, organisatorische eenheid, kostenplaatsen, en/of kostendragers. Door deze combinaties vooraf vast te leggen is de kans op fouten een stuk kleiner. Daarnaast ben je in staat om een begroting vast te leggen voor formatieplaatsen. Dit is inzichtelijk gemaakt in een dashboard