Confrontatie

Match tussen ontvangst en factuur.

Introductie

 

Aan de ene kant ontvang je de bestelde producten en aan de andere kant de inkoopfactuur. Beide wil je tegen elkaar afzetten om te zien of er overeenstemming is. Dat noemen we confrontatie. Dit kan een afstemming van 100% zijn, maar ook is het instelbaar om een marge op te geven, zodat kleine verschillen worden geaccepteerd. Daarbij is het mogelijk om een volledig geconfronteerde factuur niet meer te laten beoordelen via de workflow. 

Voordelen:

  • Je houdt de vinger aan de pols bij onjuiste facturen t.o.v. de leveringen.
  • Direct confrontatie mogelijk bij boeken van de inkoopfactuur.
  • Het confrontatieverschil wordt op een aparte grootboekrekening geboekt.

 

Inrichting confrontatie

 

Directe confrontatie

 

Achteraf confronteren

 

Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Confronteren ontvangst
    Bepaal hoe je de ontvangst wilt confronteren: Met de inkoopfactuur bij het boeken van de factuur of achteraf via een aparte menukeuze.
  2. Afwijking
    Bepaal wat je maximale toegestane afwijking wordt.

Tip van de consultant

Ervan uitgaande dat eerst de goederenontvangst wordt geregistreerd in het magazijn en vervolgens de inkoopfactuur wordt geboekt, is dat het moment om direct te confronteren.

 

Welke functionaliteit krijg je in

Profit

  • Confrontatie

Wat richt je in.

1. Activering

 

Om van confrontatie gebruik te kunnen maken moeten de volgende onderdelen zijn geactiveerd:

  • Voorraad
  • Journaliseren voorraad
  • Confrontatie
  • Confronteren op journaalpostregels (nieuw vanaf Profit 4)

Lees hier meer.

2. Autorisatie

 

Binnen het inkoopproces zul je toegang moeten hebben tot confrontatie en bij de actie-autorisatie kun je diverse onderdelen autoriseren.

Lees hier meer.

3. Integratiesoort

 

Om inkoopfacturen te kunnen verwerken heb je de integratiesoort inkoopfacturen nodig.

Lees hier meer.

4. Artikelgroep

 

Bij de artikelgroep moet je aanvinken dat het om voorraadartikelen gaat en dan ook het vinkje confronteren aan zetten.

Lees hier meer.

5. Confrontatieverschil

 

(optioneel)

Je kunt een maximaal verschil voor de confrontatie instellen. Dat werkt alleen bij het achteraf confronteren.

Lees hier meer.

6. Boekingslay-out

 

(optioneel)

Binnen de boekingslay-out is instelbaar hoe je met confrontatie wilt omgaan. De meest vriendelijke is vraag stellen, waardoor er in geval van openstaande goederenontvangsten direct een vraag komt of er geconfronteerd mag worden.

Lees hier meer.

7. Journaliseren

 

Bij een dagelijkse verwerking hoort ook het verwerken van de journaalposten.

Dit doe je bij voorkeur met een geplande taak, zodat dit automatisch in de avonduren plaatsvindt.

 

8. Standaard inrichting

 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat

 

Beschrijving

 

Advies

 

1. Artikelgroep

Om de confrontatie te kunnen boeken vanuit een artikel heb je een artikelgroep nodig met voorraadhoudende artikelen en het vinkje confrontatie aan.

Maak de artikelgroepen aan met de juiste grootboekrekeningen.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat

 

Type

 

Beschrijving

 

Inkoopfacturen

integratiesoort

In de eerste tien administraties is deze integratiesoort al ingericht.

 

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?