Contractbeheer

 Bestel je vaker bij dezelfde leverancier dan kun je de contractafspraken vastleggen in een contract.



Introductie


Heb je een leverancier waar je vaker een bestelling plaatst, dan zou je deze als voorkeur leverancier kunnen aanmerken en de contract afspraken daarvan vastleggen. Bij het maken van een bestelling kun je dan verwijzen naar een bestaand contract. Door het vastleggen van een verantwoordelijke op het contract, wordt de contactverlenging of beëindiging via de workflow gerealiseerd.


Voordelen:

  • Grip op het financiële risico van de lopende contracten.
  • Inzicht in opzegtermijnen en looptijden.
  • Verlenging en opzegging via de workflow.


Contractbeheer

Contracten uitnutten

 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Nummering
    Bepaal de nummering van de contracten vooraf, het contractnummer is niet meer te wijzigen.
  2. Verantwoordelijke
    Bepaal wie verantwoordelijk is voor een contract en bepaal of deze verantwoordelijke een contract mag verlengen via de workflow 'Contractverlenging inkoop'.
  3. Binnenkomende facturen
    Denk na of er facturen binnenkomen die gekoppeld kunnen worden aan een contract of aan 'vaste inkopen'. Denk bijvoorbeeld aan de huur van een pand of een maandelijkse factuur voor telefoonkosten.
  4. Contracttypes
    Inventariseer de verschillende typen contracten, zodat je deze later makkelijker terug kan zoeken. En waarvoor gebruik je deze contracten?

Tip van de consultant



Het proces van verlengen en opzeggen loopt via meegeleverde signalen en workflow, pas hooguit de dagen van de signalen aan.

Leg het getekende contract als bijlage vast in het dossier bij het contract.

Je kunt bij opzeggen een dossieritem "Uitgaande post" toevoegen met het document "Opzegbrief contract", hiermee verstrek je een brief of mail aan de leverancier. Lees hier meer.

Je kunt de vaste activa die verzekerd zijn aan het betreffende verzekeringscontract koppelen.

Welke functionaliteit krijg je in



InSite


  • Contractbeheer
  • Mijn contracten



Wat richt je in

1. Nummering contract



Alle contracten krijgen een uniek volgnummer wat niet meer aan te passen is.

Het is dus van belang om de nummering te controleren of aan te passen voordat het eerste contract wordt opgevoerd.

Waar je dat kunt instellen lees je hier.

2. Afboeken verplichting



Per administratie leg je een percentage en bedrag van de afwijking vast. Als je een combinatie van die twee invult, dan wordt eerst het maximumverschil berekend op basis van het percentage.

Als je een reservering of verplichting afboekt en het restbedrag is kleiner dan het grensbedrag, krijg je de vraag of je het verschil wilt afboeken. Kies je voor ja, dan zal de verplichting  of reservering volledig afgeboekt worden en op afgehandeld gezet worden. Je krijgt de vraag niet als het verplichtingsbedrag helemaal wordt opgebruikt.

Laat je de velden leeg, dan komt de vraag nooit naar voren.

Lees hier meer.

3. Type contract



De vrije tabel Type contract kun je vooraf vullen met de door jouw organisatie gebruikte contacten.

Denk daarbij aan:

  • onderhoud
  • lease
  • verzekering
  • sponsoring
  • literatuur

4. Workflow aanpassen


(optioneel)

De standaard meegeleverde workflow voor contractverlenging wordt gestart vanuit een signaal. De verantwoordelijke van het contract krijgt een taak om te beoordelen of het contract verlengd of opgezegd moet worden.

Lees hier meer.

5. Signaal


(optioneel)

Het signaal voor de contractverlenging start , bij het verlopen van of stilzwijgende verlenging van het contract, 60 dagen voor de opzegdatum. De opzegdatum is einddatum contract min opzegtermijn.

Lees hier meer.



6. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapport layout volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Inkooprelaties

Een contract wordt aangegaan met een inkooprelatie of crediteur. Deze zal dus bekend moeten zijn voordat er een contract opgevoerd kan worden.

Zorg ervoor dat de financieel verantwoordelijke de benodigde stamgegevens in Profit heeft staan.

2. Medewerkers

Deze zijn nodig om als verantwoordelijke opgevoerd te worden op het contract. 

Zorg dat de personeelsadministratie alle medewerkers heeft opgevoerd.

3. Grootboekrekeningen

Vanuit het contract kan er een verplichting worden aangemaakt. Daarvoor is er een koppeling naar het grootboek nodig.

Zorg ervoor dat de financieel verantwoordelijke het meegeleverde grootboekschema heeft aangevuld of aangepast.

4. Contracten

Alle lopende contracten met de verschillende leveranciers kunnen worden vastgelegd. Voor de toekomstige periodes wordt een voorstel voor de verplichting gemaakt.

Vaak worden deze gegevens handmatig toegevoegd omdat er geen data voorhanden is. Is die er wel, bedenk dan dat importeren ook een mogelijkheid is.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?