Controleproces

Voorkomen is beter dan genezen.

Introductie

 

Nadat je de salarissen van een periode voorlopig hebt verwerkt, biedt Profit je verschillende functies om de berekening van een voorlopige verwerking te controleren. Daarbij is het raadplegen van de vijf schermen loonstrook met de loonberekening van de mutatie(s) een fantastisch hulpmiddel.

Voorkom onverwachte en ongewenste betalingen aan medewerkers en de Belastingdienst.

Je controleert de voorlopige verwerking met voorlopige output. Je kunt de salarisverwerking controleren tot op medewerkerniveau en je hebt lastminute controles die moeten gebeuren voor je definitief accordeert.

Zomaar een greep uit de diverse uit te voeren controles:

  • Standenregister controleren: controleer het standenregister op looncomponent of bedragen niet opeens sterk afwijken.
  • Overzicht betalingen: controleer het het te betalen bedrag niet sterk afwijkt van de vorige periode.

Controleer de journaalpost op de volgende punten:

  • Of de tussenrekening op 0 loopt vóór je accordeert.
    • Is dit niet het geval, dan kun je dit herleiden door de kostenanalyse op medewerkersniveau te draaien. Zoek de medewerkers op waarbij het cumulatief op de tussenrekening NIET op 0 staat en bekijk vervolgens de salarisverwerking om te bepalen welk looncomponent de situatie veroorzaakt. Betreft het de helft? Dan is het vaak een inhouding waarvan de rekening en tegenrekening niet omgedraaid zijn.
  • Controleer of het totaal bedrag aan “te betalen netto salaris” in de journaalpost overeenkomt met het bedrag wat betaalt moet worden volgens het overzicht betalingen.
    •  Komt dit niet overeen? Dan zit er een looncomponent gejournaliseerd aan de grootboekrekening nettolonen. Journalisering aanpassen en herberekenen.
  • Controleer of verschuldigde loonheffing overeenkomt met de loonaangifte. 
    • Komt dit niet overeen en valt dit buiten de toegestane afrondingsverschillen; maak dan eerst je zoekveld kleiner. Exporteer de journaalpost voor de loonheffingen en maak door middel van een draaitabel een overzicht van de cumulatieven van de verschillende looncomponenten. Dit zouden alleen looncomponenten voor premieberekening moeten zijn. Zitten er vreemde looncomponenten tussen die je niet kunt plaatsen? Dan horen deze hier waarschijnlijk niet thuis. Vergelijk je (opgeschoonde) overzicht vervolgens met de cumulatieven in de aangifte; heb je nog steeds verschillen, dan weet je nu uit welke premie je verschillen komen.
  • Controleer of verschuldigde pensioenpremie overeenkomt de pensioenaangifte.
    •  Is je pensioenaangifte hoger dan je journalisering? Dan kan het zijn dat de pensioenpremies of pensioenpremies werkgever verkeerd gejournaliseerd zijn. Is je journalisering hoger? Dan kan het zijn dat de verkeerde looncomponenten intellen op de grootboekrekening. Wat deze situatie ook kan veroorzaken is dat er medewerkers WEL premie afdragen met een looncomponent maar geen instantieregel pfzw hebben.

Voordelen:

  • Voorkom onverwachte en ongewenste betalingen aan medewerkers en de Belastingdienst.

Controleproces salarisverwerking

 

 

Output salarisverwerking

Inzicht loonberekening

Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
 

  1. Voorlopige verwerking
    Zorg dat alle medewerkers voorlopig verwerkt zijn voor je start met de controle.

Tip van de consultant


Belangrijk is dat je het proces van de controle je eigen maakt. Je hoeft echt niet elke dag alle controles uit te voeren. 

Zorg wel dat je de controles doet voor je accordeert. En dat je de definitieve controle doet nadat je de periode hebt dichtgezet.

Bekijk altijd of er gekke bedragen worden betaald in het voorlopige rapport Overzicht betalingen.

Bekijk altijd tijdens het controleren van de journaalposten of de Tussenrekening Lonen op NUL loopt.

Welke functionaliteit krijg je in

Wat richt je in

1. Journaalposten

 


Met de journaalpostrapporten kun je de loonjournaalposten van een bepaalde periode en correcties die in voorgaande perioden zijn gedaan raadplegen.
Lees hier meer.

De analyse Journaalpostanalyse geeft inzicht in de journaalposten, waarbij je zelf het detailniveau bepaalt. 
De TWK-mutaties in de journaalpostanalyse worden getoond in de periode waarin deze daadwerkelijk is betaald.
Lees hier meer.

De analyse Kostenanalyse geeft inzicht in de periodieke loonkosten, waarbij je zelf het detailniveau bepaalt.  
De TWK-mutaties in de kostenanalyse worden getoond in de periode waarop deze daadwerkelijk betrekking had.  
Lees hier meer.

Let op:

Zelf het detailniveau bepalen is deels afhankelijk van hoe je de verbijzondering hebt ingericht. Het handige van deze output is dat je snel je loonkosten kunt zien vanuit elk gewenst niveau. 

Is de verbijzondering nog niet ingericht? Doe dit dan eerst.

2. Standenregister

 


Je ziet een looncomponent in het standenregister, als je dit in de looncomponent aangeeft.

Met het standenregister kun je berekende looncomponenten van meerdere perioden met elkaar vergelijken.
In het 'klassieke' standenregister kun je twee perioden met elkaar vergelijken en worden de verschillen per regel getoond. In het Standenregister jaaroverzicht kun je meer dan twee perioden opvragen.

Lees hier meer.

3. Betaling

 


Je kunt de betalingen van werkgevers aan medewerkers raadplegen op een rapport. De voorlopige betaalstaat toont de bedragen die je van een werkgever naar de medewerkers overmaakt. De betaalstaat (van een geaccordeerde regel) toont ook de kasbetalingen.

Vanuit de Betalingscockpit kun je het rapport Overzicht betalingen (Profit) raadplegen als een voorlopig overzicht voor de salarisbetalingen en het rapport Overzicht instantie betalingen (Profit) voor de betaling van instanties.

Lees hier meer.

Is de betaling in Profit Payroll nog niet ingericht? Doe dit dan eerst.

 

4. Loonaangifte en loonjournaal vergelijken

Het is vaak niet mogelijk om de loonaangifte en loonjournaalpost 1-op-1 te vergelijken, omdat er verschillen kunnen optreden door correcties voor een periode waarvoor het aangiftetijdvak nog niet is verstreken.
Je kunt wel vervangende gegevens en cumulatieve gegevens met elkaar vergelijken.

Lees hier meer.

Let op:

Wanneer er een verschil aanwezig is, zal dit verschil in de meeste gevallen ontstaan doordat bepaalde looncomponenten incorrect worden gejournaliseerd.
Kijk dan de inrichting van je journalisering nog een keer goed na.

 

5. Diverse controles

 

Uiteraard zijn er veel meer controles uit te voeren, maar dat is sterk afhankelijk van de branche waarin je zit.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Controle pensioenaangifte - loonjournaalpost (komt het bedrag uit de loonjournaalpost overeen met het bedrag in de pensioenaangifte?)
  • Controle overzicht betalingen -loonjournaalpost (komt het bedrag uit overzicht betalingen overeen met netto lonen uit de loonjournaalpost?)

 

Het proces

Zorg dat je tijdens de salarisverwerking al controles doet, zodat je aan het einde van de verloningsperiode niet ineens tot gekke ontdekkingen komt. Zorg de Payroll Auditor je ondersteunt in het controleproces en zorg dat je de definitieve controle, vóór accorderen, doet nadat je de periode hebt dichtgezet. Borg de payroll gerelateerde mutaties zoveel mogelijk in Payroll Workflows en controleer ALTIJD vóór het accorderen de loonaangifte op eventuele fouten in de aangifte. 

Wat

 

Type

 

Beschrijving

 

1. Voorlopige verwerking

Controleproces

Je controleert de voorlopige verwerking met voorlopige output:

2. Salarisverwerking

Controleproces

Je controleert je salarisverwerking met:

3. Lastminute

Controleproces

Je controleert lastminute:

Met één druk op de knop accordeer je de salarisverwerking. Je sluit de periode af in Profit.

 

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?