Cursusbeheer portaal

De cursus volledig in InSite


Stempel voor aanvullende inrichting in de templateomgeving



Introductie


De cursusbeheerder(s) beschikken op de cursusbeheerportal over alle informatie die ze nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitvoeren.

Ze kunnen direct nieuwe cursus beschrijvingen toevoegen, zien in een oogopslag de cursusbeheer taken en kunnen alle cursusbeheer aanvragen terugzien. Ze kunnen zelf ook een cursusbeheer 'taak' insturen om zo taakgericht te kunnen werken. De te beheren cursussen zijn direct zichtbaar en beheersbaar op deze portal. Via de eigenschappen van het evenement kan de cursusbeheerder eventueel deelnemers verplaatsen en deelnemers present melden.  


Voordelen:

  • Alles papierloos.
  • Mogelijk zeer lage reactietijd.
  • Lekker transparant.



Dossieritems insturen In-en OutSite

Kracht van workflows

Alles voor de site


Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Cursusbeheer portaal
    Controleer of binnen InSite Cursusbeheer portaal al bestaat in je omgeving. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.
  2. Aanvraag cursusbeheer
    Controleer of het type dossieritem aanvraag cursusbeheer al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting

Tip van de consultant


  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

 




Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:





Wat richt je in.

InSite portal voor cursusbeheer.

Voor de cursusbeheer portaal hoef je geen eigen site aan te maken. Dit is onderdeel van de InSite site.

Met behulp van onderstaande stappen creëer je een InSite portal. Gebruik een kopie  van een bestaande meegeleverde site en zorg voor een mooie opmaak. Omdat het een portal betreft waarop je externe leveranciers laat inloggen is het mooi om dezelfde stijl als de website te kiezen.

1. InSite



Deze stap is niet nodig.

Maak een nieuwe InSite site door een bestaande over te nemen en aan te vullen. 

Lees hier meer.

2. Autorisatie



Voor een portal wil je altijd werken met ingelogde gebruikers. Ingelogde gebruikers krijgen toegang tot afgeschermde pagina's met eigen gegevens.

Lees hier meer.

Dossieritem met workflow


Binnen de portal worden verschillende type dossieritems gebruikt. 

1. Cursusbeheer aanvraag


De workflow die de communicatie verzorgt tussen de verantwoordelijke voor de opleiding en de medewerkers of de verkooprelatie via de klantportal.


Documentsjabloon

Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuwsoverzicht. 

1. Documentsjabloon


Je voegt het documentsjabloon toe in Profit.

Voor dit sjabloon stel je het volgende in:

  • Beschikbaar op OutSite
  • Toelichting
  • Bestand koppelen
  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren
  • Workflow document beoordelen

Lees hier meer.

2. Autorisatie


Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:

  • Lezers - Medewerker
  • Auteurs - Autorisatiegroep [  ]
  • Beoordelaars - Autorisatiegroep [  ]

Lees hier meer.

3. Activeren


Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in InSite moet je dit sjabloon activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

Inrichting van je site

We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanko pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze wordt het visitekaartje van het bedrijf.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kunt insturen. 

1. Portalpagina


Deze pagina wordt je visitekaartje van het bedrijf. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!

Lees hier meer.

2. Overzichten maken


Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.

In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn. 

Lees hier meer.

3. Plaatsen op je site


Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over de [naam]. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat de pagina wordt gevonden!

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?