Registreer je afspraken over de betalingsachterstand.
Alle afspraken die je maakt met de debiteuren over openstaande facturen leg je vast in het dossier. Als je dat via de debiteurbewaking doet heb je ook nog de mogelijkheid om de notitie te koppelen aan één specifieke factuur. Daarnaast beschi je over een workflow debiteurbewaking die ervoor zorgt dat er automatisch gewerkt kan worden met een bellijst voor de openstaande facturen. Deze workflow wordt gestart door middel van een signaal. Heeft de debiteur de factuur betaald, dan wordt de taak automatisch afgehandeld.
Dossieritems insturen In- en OutSite | Kracht van workflows | Debiteurenbewaking |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.
Je voegt het type dossieritem debiteurbewaking toe in Profit.
Voor dit dossieritem stel je het volgende in:
Lees hier meer.
De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren.
Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:
Lees hier meer.
Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow debiteurbewaking na te bouwen.
Lees hier meer.
Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.
Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:
Lees hier meer.
Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen.
Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op.
Lees hier meer.
Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Vrije velden.
Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.
Lees hier meer.
We gebruiken voor dit type twee profielen. Eén voor de notitie en één voor de belllijst.
Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.
Lees hier meer.
Met behulp van het signaal Debiteurenbewaking - Openstaande posten vervallen kun je automatisch de workflow starten. Bij de bestemming koppel je het kenmerk Bellijst.
Lees hier meer.
Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Debiteurenbewaking activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.
Lees hier meer.
Een nieuw type dossieritem moet altijd worden geautoriseerd. Wij raden je aan om de volgende autorisatierol te gebruiken:
We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze moet het visitekaartje worden van de 'afdeling'.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kan insturen.
Deze pagina wordt je visitekaartje van de afdeling. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!
Lees hier meer.
Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.
In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin de bellijst en betaalafspraken te zien zijn.
Lees hier meer.
Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is voor de facilitaire dienst. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat medewerkers deze pagina weten te vinden!
Lees hier meer.