Boek als medewerker zelf je onkosten.
Op het gebied van Payroll is, naast de salarisstrook, het onderdeel declaraties het meest zichtbare onderdeel voor de medewerkers. Als er werkgerelateerde kosten gemaakt worden (bijvoorbeeld reis-, lunch- of hotelkosten), wil de medewerker deze op een snelle en eenvoudige manier kunnen declareren. Dit kan bij AFAS zowel via InSite als via de Pocket app, waarbij je met de laatstgenoemde gemakkelijk een foto van het bonnetje kunt maken en deze gelijk kunt meesturen als bewijsmateriaal.
De visie van AFAS is dat deze mutaties door de medewerker zelf worden ingevoerd en gecontroleerd worden door de leidinggevende. Het is mogelijk om het controleproces te versnellen door declaraties van een bepaald type of van bedragen onder de €25 op basis van vertrouwen automatisch goed te laten keuren. De salarisadministrateur zit niet in het proces, maar kan steekproefsgewijs mutaties achteraf controleren.
Je kunt declaraties op verschillende manieren boeken:
Uitgangspunten:
Bekijk de volgende video om een goed beeld te krijgen bij wat er omtrent de declaraties in de workshop naar voren gaat komen.
AFAS levert standaard een aantal declaratiesoorten uit. Deze kunnen via de maandelijkse salarisbetaling uitbetaald worden of tussentijds via een voorschot. Meer informatie over de voorschottenfunctionaliteit vind je hier.
Bepaal wie er een rol spelen in het goedkeuren van de ingestuurde declaraties. Het is hierbij mogelijk om declaraties tot een zelf in te stellen grensbedrag automatisch goed te laten keuren.
AFAS biedt de mogelijkheid om declaraties tussentijds als voorschot via de financiële administratie uit te betalen. Dit is vooral bedoeld om medewerkers sneller uit te betalen dan de maandelijkse salarisbetaling. Kijk de volgende video om meer te weten te komen over deze functionaliteit.
De einddatum urenregistratie bepaalt tot en met wanneer declaraties meegenomen worden in de salarisbetaling en in welke maand de declaraties gejournaliseerd worden. Meer informatie over dit veld vind je hier.
Kies nooit voor een declaratiesoort 'overig'. Hier wordt dan makkelijk alles op geboekt.
Dwing het declaratiegedrag van de medewerker af door voor elke declaratiesoort een eigen aanmaakprofiel, beoordeelprofiel en context aan te maken.
Maak zoveel mogelijk velden in de context onzichtbaar en vul ze hier al zoveel mogelijk in. Toon zo min mogelijk velden voor de medewerker en maak velden verplicht als je wilt dat dit gevuld wordt. Denk aan een bijlage van de factuur als onderbouwing van de declaratie.
Gebruik de invoerassistent in de eigenschappen van de velden in de context. Deze wijst de medewerker op onjuistheden.
Declaraties via de |
Declaratie via voorschot uitbetalen | Verzameldeclaraties via de workflow |
Je koppelt de periodetabel projecten binnen HRM als je niet beschikt over Profit Projecten, maar wel gebruik maakt van de integratiefunctionaliteit.
Lees hier meer.
Let op:
Als je werkt met Profit Projecten en geldigheidscombinaties gebruikt, dan gelden de geldigheidscombinaties ook in het declaratieproces.
Voor elke declaratiesoort richt je een kostensoort in. Deze koppel je vervolgens aan de desbetreffende looncomponent (per cao).
Let op:
Declareer je een aantal, koppel dan de parameter van de looncomponent in het veld Parameter aantal.
Declareer je een bedrag, koppel dan de parameter van de looncomponent in het veld Parameter bedrag.
Lees hier meer.
(optioneel)
Het boeken van declaraties verloopt via de workflow. Als je de declaraties in de workflow laat beoordelen, dan is het niet logisch om deze ook nog te laten accorderen voor Payroll.
Deze extra beoordeelstap staat daarom standaard uit.
Lees hier meer.
Vink het veld Integratie nacalculatie met Payroll aan op het tabblad Integratie om de declaraties uit te laten betalen.
Vul het veld Einddatum urenregistratie met een datum.
De boekingsdatum van de onkostenregel bepaalt de verwerkingsperiode in Profit Payroll waarin de mutatie wordt meegenomen. Hierbij kan de einddatum urenregistratie die in het salarisverwerkingsplan is vastgelegd, een rol spelen. Op basis van deze datum kan Profit kosten die na het accorderen van een salarisperiode zijn geboekt, doorschuiven naar de volgende periode. Met deze methode kun je TWK-mutaties voorkomen, maar de onkosten worden pas in de volgende periode uitbetaald (en niet in de periode waarin ze zijn geboekt).
Lees hier meer.
Je legt de veldinstellingen van het profiel vast in de context. Deze instellingen worden automatisch toegepast als je het profiel gebruikt in InSite.
De veldinstellingen bepalen het gedrag van velden, bijvoorbeeld of een veld verplicht is, zichtbaar is of een voorkeurwaarde heeft. Wijs de medewerker op onjuistheden door de invoerassistent. Dwing bijvoorbeeld af dat het te declareren bedrag of aantal altijd wordt gevuld.
Zorg dat zoveel mogelijk velden hier gevuld worden en niet zichtbaar zijn voor de medewerker. Hierdoor houd je invoer in InSite simpel.
Je maakt eerst een context aan en koppel deze dan aan het profiel.
Lees hier meer.
Let op:
Wil je een declaratie als voorschot uitbetalen? Richt dan ook het voorschotproces in.
Door het gebruik van profielen kun je het aanmaken en beoordelen van declaraties automatiseren.
Per declaratiesoort maak je een medewerker declaratie profiel aan. Hierin koppel je de workflow, het beoordelingsprofiel en de context (de veldinstellingen)
Verzameldeclaratie
Als je gebruik wilt maken van de verzameldeclaratie functionaliteit richt je eerst de medewerker declaratie profielen in, die je vervolgens koppelt binnen het Verzameldeclaratie profiel onder de declaratiegroepen. Per verzameldeclaratie verzameling maak je een eigen profiel.
Lees hier meer.
Let op:
Onder Declaratiegroepen binnen het verzameldeclaratie profiel koppel je de te boeken medewerker declaratie profielen. Kies bewust aan welk profielveld je deze koppelt. Profiel 1 is voor kilometers, Profiel 2 t/m 5 is voor bedrag, Profiel 6 en 7 is voor aantal bedoeld.
Voordat je de declaraties kunt boeken in InSite richt je nog een aantal belangrijke zaken in. Denk aan de workflow en opmaak van de (profiel)pagina's.
De workflow voor losse declaraties is gebaseerd op het type dossieritem Medewerker declaratie (Profit).
Voordat je de verzameldeclaraties kunt boeken in InSite richt je nog een aantal belangrijke zaken in. Denk aan de workflow en de opmaak van de (verzamelprofiel)pagina's.
De workflow voor verzameldeclaraties is gebaseerd op het type dossieritem Medewerker verzameldeclaratie (Profit).
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Instellingen HRM | Inrichting | Standaard is de periodetabel projecten gevuld met de periodetabel Maand Projecten. |
Accorderen voor Payroll | Inrichting | Deze instelling staat standaard uit in de template. Deze extra stap vervalt omdat je beoordeelt via de workflow. |
Integratie | Inrichting | Bij werkgever op het tabblad Integratie staat standaard het veld Integratie nacalculatie met payroll aan. |
Einddatum urenregistratie | Inrichting | Standaard staat in de salarisverwerkingsregel de Einddatum urenregistratie op de 15e van elke maand. |
Losse declaraties | Inrichting | Standaard worden er beoordeel aan aanmaak pagina's meegeleverd, de workflow Medewerker declaratie en de contexten per onderstaand declaratiesoort.
Aanmaken declaratie Reiskosten Studiekosten VOG-registratie Attenties < € 25 Attenties en cadeaubon > € 25 Maaltijdvergoeding Parkeerkosten Reiskosten Openbaar vervoer Representatiekosten Verblijfskosten Vluchtkosten
Beoordelen declaratie aantal
|
Verzameldeclaraties | Inrichting | Standaard worden er beoordeel aan aanmaak pagina's meegeleverd, de workflow Medewerker verzameldeclaratie en contexten per verzameldeclaratiesoort.
Attenties Dienstreizen Diner- en lunchkosten Vlucht- en hotelkosten
Beoordelen attenties Beoordelen dienstreizen Beoordelen diner- en lunchkosten Beoordelen vlucht- en hotelkosten |