Declaraties

Boek als medewerker zelf je onkosten. 



Introductie


Een medewerker wil gemaakte kosten declareren. Denk hierbij aan het declareren van (zakelijke) kilometers, lunchkosten, kosten van hotelovernachtingen, parkeerkosten.
De medewerkers boeken deze declaraties in InSite of via AFAS Pocket. Profit betaalt de geboekte (goedgekeurde) declaraties automatisch uit met het salaris of middels een voorschot.
Zorg dat de boeking van de declaratie eenvoudig is, zodat je foute invoer tot het minimum beperkt. Houd het simpel, toon alleen de velden die de medewerker écht moet vullen. 

Je kunt declaraties op drie verschillende manieren boeken:

  • Losse declaratie | Enkelvoudige declaraties waarvoor één boeking genoeg is.
    Denk aan VOG registratie, representatiekosten of studiekosten.
  • Verzameldeclaratie | Meerdere declaraties van één declaratiesoort in één aanvraag indienen.
    Handig als je bijvoorbeeld meerdere dienstreizen in één aanvraag in wilt dienen.
  • Verzameldeclaratie | Meerdere declaraties en verschillende declaratiesoorten in één aanvraag indienen.
    Denk aan een vliegticket samen met hotelkosten. 


Voordelen:

  • Door de context kun je velden voor invullen per declaratiesoort.
  • Je houdt het declaratieproces simpel voor de medewerker.
  • Je kunt een grote onkostenposten direct door een voorschot laten uitbetalen.



Declaraties via de
workflow


Declaratie via voorschot uitbetalen


Verzameldeclaraties via de workflow


Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Soorten
    Bepaal de soorten declaraties die je wilt aanbieden.
  2. Manieren
    Bepaal op welke manier je de declaratie wilt inrichten. 

Tip van de consultant



Kies nooit voor een declaratiesoort 'overig'. Hier wordt dan makkelijk alles op geboekt.
Dwing het declaratiegedrag van de medewerker af door voor elke declaratiesoort een eigen aanmaak-, beoordeelprofiel en context aan te maken.

Maak zoveel mogelijk velden in de context onzichtbaar en vul ze hier al zoveel mogelijk in. Toon zo min mogelijk velden voor de medewerker en maak velden verplicht als je wilt dat dit gevuld wordt. Denk aan een bijlage van de factuur als onderbouwing van de declaratie.

Gebruik de invoerassistent in de eigenschappen van de velden in de context. Deze wijst de medewerker op onjuistheden. 

Welke functionaliteit krijg je in



InSite


  • Mijn declaraties




Wat richt je in.

1. Periodetabel




Je koppelt de periodetabel projecten binnen HRM als je niet beschikt over Profit Projecten, maar wel gebruik maakt van de integratiefunctionaliteit.

Lees hier meer.


Let op:

Als je werkt met Profit Projecten en geldigheidscombinaties gebruikt dan gelden de geldigheidscombinaties ook in het declaratieproces.  

2. Kostensoorten




Voor elke declaratiesoort richt je een kostensoort in. Deze koppel je vervolgens aan de desbetreffende looncomponent (per cao).


Let op:

Declareer je een aantal, koppel dan de parameter van de looncomponent in het veld Parameter aantal.

Declareer je een bedrag, koppel dan de parameter van de looncomponent in het veld Parameter bedrag.


Lees hier meer.

3. Accordering




(optioneel)

Het boeken van declaraties verloopt via de workflow. Als je de declaraties in de workflow laat beoordelen, dan is het niet logisch om deze ook nog te laten accorderen voor Payroll. 

Deze extra beoordeelstap staat daarom standaard uit.

Lees hier meer.

4. Werkgever




Vink het veld Integratie nacalculatie met Payroll aan op het tabblad Integratie om de declaraties uit te laten betalen. 

Vul het veld Einddatum urenregistratie met een datum.
De boekingsdatum van de onkostenregel bepaalt de verwerkingsperiode in Profit Payroll waarin de mutatie wordt meegenomen. Hierbij kan de einddatum urenregistratie die in het salarisverwerkingsplan is vastgelegd, een rol spelen. Op basis van deze datum kan Profit kosten die na het accorderen van een salarisperiode zijn geboekt, doorschuiven naar de volgende periode. Met deze methode kun je TWK-mutaties voorkomen, maar de onkosten worden pas in de volgende periode uitbetaald (en niet in de periode waarin ze zijn geboekt).

Lees hier meer.

5. Context




Je legt de veldinstellingen van het profiel vast in de context. Deze instellingen worden automatisch toegepast als je het profiel gebruikt in InSite.
De veldinstellingen bepalen het gedrag van velden, bijvoorbeeld of een veld verplicht is, zichtbaar is of een voorkeurwaarde heeft. Wijs de medewerker op onjuistheden door de invoerassistent. Dwing bijvoorbeeld af dat het te declareren bedrag of aantal altijd wordt gevuld.

Zorg dat zoveel mogelijk velden hier gevuld worden en niet zichtbaar zijn voor de medewerker. Hierdoor houd je invoer in InSite simpel.

Je maakt eerst een context aan en koppel deze dan aan het profiel. 

Lees hier meer.


Let op:

Wil je een declaratie als voorschot uitbetalen? Richt dan ook het voorschotproces in.


6. Profielen




Door het gebruik van profielen kun je het aanmaken en beoordelen van declaraties automatiseren.
Per declaratiesoort maak je een medewerker declaratie profiel aan. Hierin koppel je de workflow, het beoordelingsprofiel en de context (de veldinstellingen)

Verzameldeclaratie
Als je gebruik wilt maken van de verzameldeclaratie functionaliteit richt je eerst de medewerker declaratie profielen in, die je vervolgens koppelt binnen de Verzameldeclaratie profiel onder de declaratiegroepen. Per verzameldeclaratie verzameling maak je een eigen profiel. 

Lees hier meer.


Let op:

Onder Declaratiegroepen binnen het verzameldeclaratie profiel koppel je de te boeken medewerker declaratie profielen. Kies bewust aan welk profielveld je deze koppelt. Profiel 1 is voor kilometers, Profiel 2 t/m 5 is voor bedrag, Profiel 6 en 7 is voor aantal bedoeld.

7. Losse declaraties in InSite




Voordat je de declaraties kunt boeken in InSite richt je nog een aantal belangrijke zaken in. Denk aan de workflow en opmaak van de (profiel)pagina's.

De workflow voor losse declaraties is gebaseerd op het type dossieritem Medewerker declaratie (Profit).


8. Verzameldeclaraties in InSite




Voordat je de verzameldeclaraties kunt boeken in InSite richt je nog een aantal belangrijke zaken in. Denk aan de workflow en de opmaak van de (verzamelprofiel)pagina's.

De workflow voor verzameldeclaraties is gebaseerd op het type dossieritem Medewerker verzameldeclaratie (Profit).


9. Standaard inrichting




(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Instellingen HRM

Inrichting

Standaard is de periodetabel projecten gevuld met de periodetabel Maand Projecten.

Accorderen voor Payroll

Inrichting

Deze instelling staat standaard uit in de template. Deze extra stap vervalt omdat je beoordeelt via de workflow.

Integratie

Inrichting

Bij werkgever op het tabblad Integratie staat standaard het veld Integratie nacalculatie met payroll aan.

Einddatum urenregistratie

Inrichting

Standaard staat in de salarisverwerkingsregel de Einddatum urenregistratie op de 15e van elke maand.

Losse declaraties

Inrichting

Standaard worden er beoordeel aan aanmaak pagina's meegeleverd, de workflow Medewerker declaratie en de contexten per onderstaand declaratiesoort. 


Aanmaken declaratie

Reiskosten

Studiekosten

VOG registratie

Attenties < € 25

Attenties en kadobon > € 25

Maaltijdvergoeding

Parkeerkosten

Reiskosten Openbaar vervoer

Representatiekosten

Verblijfskosten

Vluchtkosten


Beoordelen declaratie bedrag

Beoordelen declaratie aantal


Verzameldeclaraties

Inrichting

Standaard worden er beoordeel aan aanmaak pagina's meegeleverd, de workflow Medewerker verzameldeclaratie en contexten per verzameldeclaratiesoort. 


Aanmaken verzameldeclaratie

Attenties

Dienstreizen

Diner- en lunchkosten

Vlucht- en hotelkosten


Beoordelen verzameldeclaratie

Beoordelen attenties

Beoordelen dienstreizen

Beoordelen diner- en lunchkosten

Beoordelen vlucht- en hotelkosten




Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?