Boek als medewerker zelf je onkosten. 

Bereid je goed voor

Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

1. Soorten
   Bepaal de soorten declaraties die je wilt aanbieden.
2. Manieren
   Bepaal op welke manier je de declaratie wilt inrichten. 

Tip van de consultant

Kies nooit voor een declaratiesoort 'overig'. Hier wordt dan makkelijk alles op geboekt.
Dwing het declaratiegedrag van de medewerker af door voor elke declaratiesoort een eigen aanmaak-, beoordeelprofiel en context aan te maken.

Maak zoveel mogelijk velden in de context onzichtbaar en vul ze hier al zoveel mogelijk in. Toon zo min mogelijk velden voor de medewerker en maak velden verplicht als je wilt dat dit gevuld wordt. Denk aan een bijlage van de factuur als onderbouwing van de declaratie.

Gebruik de invoerassistent in de eigenschappen van de velden in de context. Deze wijst de medewerker op onjuistheden. 

Wat richt je in.

1. Periodetabel

Je koppelt de periodetabel projecten binnen HRM als je niet beschikt over Profit Projecten, maar wel gebruik maakt van de integratiefunctionaliteit.

Lees hier meer.

Let op:

Als je werkt met Profit Projecten en geldigheidscombinaties gebruikt dan gelden de geldigheidscombinaties ook in het declaratieproces.  

2. Kostensoorten

Voor elke declaratiesoort richt je een kostensoort in. Deze koppel je vervolgens aan de desbetreffende looncomponent (per cao).

Let op:

Declareer je een aantal, koppel dan de parameter van de looncomponent in het veld Parameter aantal.

Declareer je een bedrag, koppel dan de parameter van de looncomponent in het veld Parameter bedrag.

Lees hier meer.

3. Accordering

(optioneel)

Het boeken van declaraties verloopt via de workflow. Als je de declaraties in de workflow laat beoordelen, dan is het niet logisch om deze ook nog te laten accorderen voor Payroll. 

Deze extra beoordeelstap staat daarom standaard uit.

Lees hier meer.

4. Werkgever

Vink het veld Integratie nacalculatie met Payroll aan op het tabblad Integratie om de declaraties uit te laten betalen. 

Vul het veld Einddatum urenregistratie met een datum.
De boekingsdatum van de onkostenregel bepaalt de verwerkingsperiode in Profit Payroll waarin de mutatie wordt meegenomen. Hierbij kan de einddatum urenregistratie die in het salarisverwerkingsplan is vastgelegd, een rol spelen. Op basis van deze datum kan Profit kosten die na het accorderen van een salarisperiode zijn geboekt, doorschuiven naar de volgende periode. Met deze methode kun je TWK-mutaties voorkomen, maar de onkosten worden pas in de volgende periode uitbetaald (en niet in de periode waarin ze zijn geboekt).

Lees hier meer.

5. Context

Je legt de veldinstellingen van het profiel vast in de context. Deze instellingen worden automatisch toegepast als je het profiel gebruikt in InSite.
De veldinstellingen bepalen het gedrag van velden, bijvoorbeeld of een veld verplicht is, zichtbaar is of een voorkeurwaarde heeft. Wijs de medewerker op onjuistheden door de invoerassistent. Dwing bijvoorbeeld af dat het te declareren bedrag of aantal altijd wordt gevuld.

Zorg dat zoveel mogelijk velden hier gevuld worden en niet zichtbaar zijn voor de medewerker. Hierdoor houd je invoer in InSite simpel.

Je maakt eerst een context aan en koppel deze dan aan het profiel. 

Lees hier meer.

Let op:

Wil je een declaratie als voorschot uitbetalen? Richt dan ook het voorschotproces in.

6. Profielen

Door het gebruik van profielen kun je het aanmaken en beoordelen van declaraties automatiseren.
Per declaratiesoort maak je een medewerker declaratie profiel aan. Hierin koppel je de workflow, het beoordelingsprofiel en de context (de veldinstellingen)

Verzameldeclaratie
Als je gebruik wilt maken van de verzameldeclaratie functionaliteit richt je eerst de medewerker declaratie profielen in, die je vervolgens koppelt binnen de Verzameldeclaratie profiel onder de declaratiegroepen. Per verzameldeclaratie verzameling maak je een eigen profiel. 

Lees hier meer.

Let op:

Onder Declaratiegroepen binnen het verzameldeclaratie profiel koppel je de te boeken medewerker declaratie profielen. Kies bewust aan welk profielveld je deze koppelt. Profiel 1 is voor kilometers, Profiel 2 t/m 5 is voor bedrag, Profiel 6 en 7 is voor aantal bedoeld.

7. Losse declaraties in InSite

Voordat je de declaraties kunt boeken in InSite richt je nog een aantal belangrijke zaken in. Denk aan de workflow en opmaak van de (profiel)pagina's.

De workflow voor losse declaraties is gebaseerd op het type dossieritem Medewerker declaratie (Profit).

8. Verzameldeclaraties in InSite

Voordat je de verzameldeclaraties kunt boeken in InSite richt je nog een aantal belangrijke zaken in. Denk aan de workflow en de opmaak van de (verzamelprofiel)pagina's.

De workflow voor verzameldeclaraties is gebaseerd op het type dossieritem Medewerker verzameldeclaratie (Profit).