Delegatiemodel

Taak en verantwoordelijkheid niet bij de manager.

Introductie

Binnen de meeste workflows van HRM is het zo dat de direct leidinggevende van medewerker de taak goedkeurt en daarmee de mutatie afhandelt. Denk daarbij aan verlof, declaratie, roosterwijziging en salariswijziging. Die direct leidinggevende wordt bepaald door het organigram, waarbij de manager in een andere laag van het organigram zit dan de medewerkers.  

Door middel van het delegatiemodel heb je een mogelijkheid om van deze structuur af te wijken voor een aantal type HRM-workflows. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld het beoordelen van de verlofaanvragen overlaten aan een medewerker, nier zijnde de leidinggevende. Je bepaalt per workflow of je met een gedelegeerde wilt werken en je geeft per organisatorische eenheid op aan wie de taken gedelegeerd moeten worden. 

De workflowtaak staat zowel bij de manager als bij de gedelegeerde, waardoor ze gezamenlijk kunnen zorgen dat alle workflowtaken worden afgehandeld. Zodra een van beide de taak afhandelt is deze ook voor de ander weg.

Voordelen:

  • In tijd van drukte kun je met een meewerkend voorman werken om de manager te ontzien.
  • Je kunt de taken verdelen over meerdere medewerkers, zodat de een de verlofaanvragen doet en de andere de roosterwijzigingen.
  • Het toekennen van de gedelegeerde functionaliteit gebeurt via een workflow.

Voorbereiding

  • Bepaal of dit in je organisatie bruikbaar is.
  • Bepaal voor welke workflow.
  • Bepaal wie de gedelegeerde taken krijgt van welke afdeling.
  • Bepaal of je de workflow wilt inzetten voor aan- en uitzetten van de delegatie.

Tip van de consultant

Binnen je administratieve organisatie heb je vastgelegd hoe de taken en verantwoordelijkheden liggen. Met het delegatiemodel kun je daarvan afwijken op een gestructureerde manier. Door middel van de workflow worden de afwijkingen geaccordeerd door de leidinggevende.

Welke functionaliteit krijg je in

Wat richt je in.

1. Activeren

 

Om gebruik te maken van deze functionaliteit moet je medewerkerautorisatie op basis van formatieverdeling activeren. 

Lees hier meer.

2. Autoriseren

 

Om binnen Profit de functionaliteit te gebruiken moet je een aantal menukeuzen en tabbladen autoriseren.

Lees hier meer.

3. Workflow aanpassen

 

Je zult alle workflows die je geschikt wilt maken voor delegatie aan moeten passen. 

De taak die je door een gedelegeerde wilt laten afhandelen moet één van de drie gedelegeerde opties krijgen.

Lees hier meer.

4. Delegatie aanmaken

 

De manager die graag gebruik wil maken van een gedelegeerde kan dit zelf realiseren door via InSite een delegatie aan te maken.

Nadat zijn/haar leidinggevende akkoord heeft gegeven komen de taken bij beiden in de takenlijst.

Lees hier meer.

5. Delegatie intrekken

 

Wil je de delegatie door een andere medewerker laten doen, dan zul je eerste de delegatie die bestaat moeten intrekken. 

Uiteraard kun je dit ook weer via InSite laten doen door de manager zelf.

Lees hier meer.

6. Standaard inrichting

 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Conversie

Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat

 

Beschrijving

 

Advies

 

1. Medewerkers

De medewerkers moeten eerst in het systeem staan voordat je taken kunt gaan delegeren.

Vul deze handmatig in en bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

2. Organigram

Het organigram moet eerst zijn ingericht, daarna wordt automatisch zichtbaar of er een gedelegeerde medewerker is gekoppeld.

Controleer het organigram om te zien of er gedelegeerden aanwezig zijn.

Dit vind je nu al standaard in Profit

We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?