Digitaal dossier

Welke typen zijn er of richt je in.



Introductie


Het digitale dossier komt in diverse onderdelen van Profit naar voren. De inrichting doe je in de module CRM. Alle dossieritems hebben een bestemming. Op deze bestemming kun je de ingestuurde dossieritems terugvinden. Uiteraard moet je wel geautoriseerd zijn. De indeling van het digitale dossier kent een aantal belangrijke keuzes. Zo is er een mogelijkheid om het type dossieritem te kenmerken als vertrouwelijk, en daarmee is deze alleen zichtbaar als je ook toegang hebt tot het vertrouwelijke dossier. De types zijn voorzien van een nummer. De negatieve nummers worden vanuit Profit meegeleverd. De positieve nummers zijn aanvullende inrichting door AFAS of door jezelf ingericht. Als er een proces achter het type dossier zit, zal er een workflow aanwezig zijn. 


Let op:

Type dossieritems die functioneel zijn beschreven onder een thema zal je op deze pagina niet tegenkomen. 




Voordelen:

  • Digitaal dossier dwingt een vast structuur af.
  • Je bepaalt zelf of je de meegeleverde typen gaat gebruiken.
  • Draagt bij aan het milieu en is goed voor de portemonnee.


Lees meer over onderstaande aanvullende inrichting.

Notitie 



Het vastleggen van een notitie in het dossier. Zonder workflow gegevens vastleggen die belangrijk genoeg zijn om vast te leggen.


Taak voor 



Je collega moet iets doen in de toekomst en dat wil je via een workflow borgen. 


Document (Profit)



Alle verstrekkingsrapporten uit Profit worden op dit type dossieritem vastgelegd.


Uitgaande post



Vanuit Profit kun je post versturen. Je gebruikt de relatiegegevens van Profit om correspondentie te versturen. 


Binnengekomen post 



Alle binnenkomende post kun je naar de verantwoordelijke sturen via de workflow.


Bedrijfsdocument



Deze wordt gebruikt bij de leveranciersportaal voor het toezenden van bedrijfsdocumenten.


Branche specifieke inrichting


Voor de onderstaande branche is er extra inrichting aanwezig/noodzakelijk.

Branche Bouw


Verkoopovereenkomst




De verkoopovereenkomst of koop-/aanneemovereenkomst wordt via de workflow digitaal ondertekend en als het getekende exemplaar retour komt kun je deze ook vastleggen waarna een tweede workflow start om het termijnschema vast te leggen of te controleren.


Algemeen projectdocument



Het algemeen projectdocument wordt gebruikt om diverse bijlagen in het project dossier vast te leggen.

Het kenmerk bepaald wat je vastlegt.


Aanbestedings-document



Het aanbestedingsdocument wordt gebruikt om alle documenten rondom de aanbesteding in het projectdossier vast te leggen.


Garantiedocument



Het garantiedocument gebruik je om de garantiecertificaten van alle inkopen vast te leggen in het projectdossier.


Projectactie 



De projectactie wordt gebruikt om de diverse rollen binnen het project te voorzien van een digitale actie. Denk daarbij aan de projectleider, werkvoorbereider of de projectadministratie. 


Getekende termijnstaat 



De getekende termijnstaat komt retour van de koper. Uiteraard wil je die vastleggen in het dossier, maar ook laten controleren door de facturatie afdeling.


Projectoverdracht 



De projectoverdracht wordt gedaan als het werk daadwerkelijk uitgevoerd moet gaan worden, het tam gekoppeld wordt aan het project en daarna de begroting wordt ingelezen.


Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?