Digitaal verspreiden van documenten.
Je gebruikt documentmanagement om via InSite of OutSite documenten te verspreiden. Per documentsjabloon bepaal je waar deze gepubliceerd gaat worden, of de beoordeling van het document gekoppeld is aan een workflow en of er reacties ingestuurd mogen worden op het document. Wil je een nieuwsbericht op InSite en OutSite publiceren dan adviseren we in ieder geval de workflow te gebruiken voordat het document wordt gepubliceerd. Deze kun je eventueel als verplicht te lezen aanbieden. Je kunt een rol hebben als auteur, beoordelaar, of als lezer.
Voor het beoordelen van de verschillende publicaties gebruik je natuurlijk een workflow. De directie beoordeelt de algemene nieuwsberichten, maar de afdeling personeelszaken doet de vacatures en de afdeling opleiding het cursusaanbod. Je hebt dus al snel meerdere workflows nodig.
Om documenten te kunnen publiceren maak je gebruik van documentsjablonen.
Een vast formaat voor de pagina-indeling en de bepaling waar er gepubliceerd wordt. Op InSite, op OutSite of beide.
Daarnaast bepaal je of er versiebeheer van toepassing is en of er reacties geplaatst mogen worden.
Lees hier meer.
De bron van een document is de auteur. Je moet een InSite gebruiker zijn om een document te kunnen insturen. Daarnaast bepaal je wat de auteur mag doen op het auteursniveau.
Zo kun je ervoor kiezen dat je als auteur alleen mag insturen en niet onderhouden, of alleen je eigen documenten onderhouden.
Lees hier meer.
Bij ieder documentsjabloon voeg je lezers toe. Dit kunnen verschillende groepen van lezers zijn, omdat het voor de ene groep een een document moet zijn in het persoonlijke overzicht en voor de andere groep een verplicht te lezen document moet zijn, waardoor je moet kiezen voor akkoord voor gelezen.
Lees hier meer.
(optioneel)
Voor publicaties op OutSite en publicaties voor het gehele bedrijf op InSite is het advies om een beoordeling te laten plaatsvinden voordat het bericht gepubliceerd wordt.
De actie van het beoordelen laat je lopen via de workflow, waardoor elke documentbeoordeling via Mijn taken verloopt.
Lees hier meer.
Door een workflow te koppelen aan het documentsjabloon.
Hierdoor kun je het verslag van het afdelingsoverleg door de manager van de instuurder laten beoordelen voordat deze gepubliceerd wordt.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Document beoordelen | Workflow | Voordat een document op In- of OutSite wordt gepubliceerd. |
Vacature beoordelen | Workflow | Voordat de vacature geplaatst wordt op In- of Outsite. |