Documentmanagement

Digitaal verspreiden van documenten.



Introductie


Je gebruikt documentmanagement om via InSite of OutSite documenten te verspreiden. Per documentsjabloon bepaal je waar deze gepubliceerd gaat worden, of de beoordeling van het document gekoppeld is aan een workflow en of er reacties ingestuurd mogen worden op het document. Wil je een nieuwsbericht op InSite en OutSite publiceren dan adviseren we in ieder geval de workflow te gebruiken voordat het document wordt gepubliceerd. Deze kun je eventueel als verplicht te lezen aanbieden. Je kunt een rol hebben als auteur, beoordelaar, of als lezer. 


Voordelen:

  • Het kost geen papier, want het is digitaal.
  • Er zwerven geen losse documenten door de organisatie.
  • Je hebt altijd de laatste versie op het scherm, maar kunt wel vorige versies raadplegen.


Documenten in Profit


Voorbereiding


  • Bepaal welke type documenten er binnen je organisatie worden gebruikt en of er een beoordeling moet plaatsvinden voor publicatie.
  • Bepaal of er een beoordeling plaats moet vinden bij verschillende afdelingen, want dan heb je meerdere workflows nodig.

Tip van de consultant


Voor het beoordelen van de verschillende publicaties gebruik je natuurlijk een workflow. De directie beoordeeld de algemene nieuwsberichten, maar de afdeling personeelszaken doet de vacatures en de afdeling opleiding het cursusaanbod. Je hebt dus al snel meerdere workflows nodig.


Welke functionaliteit krijg je in


Profit


  • Documentsjabloon


InSite


  • Document beoordelen





Wat richt je in.

1. Sjabloon



Om documenten te kunnen publiceren maak je gebruik van documentsjablonen. 

Een vast formaat voor de pagina indeling en de bepaling waar er gepubliceerd wordt. Op InSite, op OutSite of beide. 

Daarnaast bepaal je of er versiebeheer van toepassing is en of er reacties geplaatst mogen worden.

Lees hier meer.

2. Auteurs



De bron van een document is de auteur. Je moet een InSite gebruiker zijn om een document te kunnen insturen. Daarnaast bepaal je wat de auteur mag doen op het auteursniveau.

Zo kun je ervoor kiezen dat je als auteur alleen mag insturen en niet onderhouden, of alleen je eigen documenten onderhouden.

Lees hier meer.

3. Lezers



Je voegt per documentsjabloon lezers toe. Dit kunnen verschillende groepen van lezers zijn, omdat het voor de ene groep een een document moet zijn in het persoonlijke overzicht en voor de andere groep een verplicht te lezen document moet zijn, waardoor je moet kiezen voor akkoord voor gelezen.

Lees hier meer.

4. Beoordelaars



(optioneel)

Voor publicaties op OutSite en publicaties voor het gehele bedrijf op InSite is het advies om een beoordeling te laten plaatsvinden voordat het bericht gepubliceerd wordt. 

De actie van het beoordelen laat je lopen via de workflow, waardoor elke documentbeoordeling via Mijn taken verloopt.

Lees hier meer.

5. Workflow



Door een workflow te koppelen aan het documentsjabloon. 

Hierdoor kun je het verslag van het afdelingsoverleg door de manager van de instuurder laten beoordelen voordat deze gepubliceerd wordt.

Lees hier meer.



6. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Document beoordelen

Workflow

Voordat een document op In- of OutSite wordt gepubliceerd.

Vacature beoordelen

Workflow

Voordat de vacature geplaatst wordt op In- of Outsite.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?