Regel de processen rondom de doorstroom van je medewerkers door strakke processen in te richten.
Er zijn allerlei veranderingen die zich kunnen voordoen na een in dienst treding. Denk aan roosteraanpassingen, salarisveranderingen, verschuivingen in functies of wijzigingen in het contract. Bij AFAS hebben we een eigen kijk op deze processen, en die luidt: de leidinggevende is aan zet.
Elke leidinggevende heeft toegang tot de gegevens van zijn teamleden. En het wordt nog beter – naast het bekijken van informatie kan de leidinggevende mutaties opstarten. Wij noemen dat MSS, oftewel Manager Self Service.
Stel je voor, er vindt een verandering plaats, bijvoorbeeld in de functie van een medewerker. De leidinggevende kan dit gewoon zelf in het systeem zetten. Geen gedoe met ingewikkelde procedures, de leidinggevende heeft de benodigde info paraat en regelt het gelijk.
Bij een MSS-workflow, zoals een contractverlenging, kan je zelfs een document genereren. Dat document laat automatisch de wijziging zien en kan zelfs digitaal ondertekend worden. Dat bespaart weer een hoop printwerk en het omslachtig opstellen van brieven. Zo is verandering een stuk leuker!
Uitgangspunten:
Kijk de volgende video om een goed beeld te krijgen van wat er in de workshop Doorstroom besproken gaat worden:
Met de contractverlenging kun je het contract van de medewerker verlengen. 60 dagen voor de einddatum van het contract van een medewerker krijgt de leidinggevende de taak om het aflopende contract te beoordelen. Vanuit deze taak heeft de leidinggevende de mogelijkheid om het contract te verlengen, het dienstverband aan te zeggen of de uitdienstmelding te starten.
Bij een contractverlenging kunnen ook, indien van toepassing, direct de functie, het rooster en/of het salaris worden gewijzigd.
Een contractwijziging kan betrekking hebben op aanpassingen in arbeidsvoorwaarden, maar het kan ook inhouden dat iemand voortijdig van een bepaalde tijd naar een onbepaalde tijd wordt overgezet. Dit valt ook onder contractwijziging.
Voorbereidingen voor de workshop
Met een functiewijziging kunnen we naast de functie en OE ook het aantal uren en het salaris wijzigen. In het formulier geeft een leidinggevende aan of er sprake is van een tijdelijke mutatie. Door het aangeven dat er sprake is een tijdelijke mutatie, dient er verplicht ook een einddatum te worden opgegeven.
14 dagen voor de einddatum van de tijdelijkheid ontvangt de hiërarchisch leidinggevende van de betreffende medewerker een taak om te beoordelen wat er moet gebeuren met betrekking tot de tijdelijke wijziging. Hierbij heeft de leidinggevende de mogelijkheid om akkoord te geven op het terugzetten naar de oorspronkelijke situatie, de begindatum van de oorspronkelijke regel verschuiven (tijdelijke situatie verlengen) of een nieuwe wijziging insturen.
De toekomstig leidinggevende van de medewerker kan de overplaatsing starten en komt erop neer dat je dezelfde functie gaat vervullen, maar dan in een ander team. Hierbij trekt de leidinggevende de medewerker naar zich toe, maar kan in de overplaatsing niet het salaris aanpassen.
Voorbereidingen voor de workshop
Een wijziging in het rooster omvat zowel een aanpassing van de dag(en) als een verandering in de uren (FTE). Bij deze aanpassing is het ook mogelijk om een gecombineerde wijziging door te voeren, bijvoorbeeld door niet alleen het rooster, maar ook de functie aanpassen.
In het formulier geeft een leidinggevende aan of er sprake is van een tijdelijke mutatie. Door het aangeven dat er sprake is een tijdelijke mutatie, dient er verplicht ook een einddatum te worden opgegeven.
14 dagen voor de einddatum van de tijdelijkheid ontvangt de hiërarchisch leidinggevende van de betreffende medewerker een taak om te beoordelen wat er moet gebeuren met betrekking tot de tijdelijke wijziging. Hierbij heeft de leidinggevende de mogelijkheid om akkoord te geven op het terugzetten naar de oorspronkelijke situatie, de begindatum van de oorspronkelijke regel verschuiven (tijdelijke situatie verlengen) of een nieuwe wijziging insturen.
Voorbereidingen voor de workshop
Met de salaris wijziging wordt de salaris regel van de medewerker gemuteerd. Ook deze mutatie wordt aangestuurd door een profiel.
Bij MSS-mutaties kunnen er documenten benodigd zijn, bijvoorbeeld in het geval van een contractverlenging. Gelukkig beschikken we over gestandaardiseerde documenten voor vrijwel elke MSS-mutatie.
Hiernaast zie je een voorbeeld van een document salariswijziging. Dit dient als sjabloon waarop je jouw eigen versie kunt baseren. Pas gerust de lay-out aan, voeg je eigen kleuren en logo toe, en bewerk de tekst of velden naar wens. Het biedt een flexibele en gestroomlijnde aanpak voor het beheren van wijzigingen binnen de organisatie.
Voorbereiding voor de workshop
De toekomstig leidinggevende van de medewerker kan een extra nevendienstverband toevoegen. Er wordt een nieuw nevendienstverband toegevoegd als de medewerker een nieuw dienstverband krijgt dat overlapt of opvolgend is aan het huidige dienstverband.
Het nevendienstverband wordt ook gebruikt voor het wijzigen van het soort medewerker. Dus bijvoorbeeld van oproepmedewerker naar vaste uren. Na akkoord wordt er automatisch een document gegenereerd die inhoudelijk gecontroleerd wordt door de personeelsadministratie en vervolgens digitaal ondertekend. Het is mogelijk om deze workflow langs de salarisadministratie te laten gaan voor het herberekenen van de afstand woon-werk.
Je kunt als leidinggevende toeslagen toekennen via InSite. Hierbij kun je denken aan een functietoelage of het toekennen van een gratificatie. De workflow is gebaseerd op de best-practice waarin de medewerker wordt geïnformeerd d.m.v. een ter info-taak.
Voorbereiding voor de workshop
De toekomstig leidinggevende van de medewerker kan een extra nevendienstverband toevoegen. Er wordt een nieuw nevendienstverband toegevoegd als de medewerker een nieuw dienstverband krijgt dat overlapt of opvolgend is aan het huidige dienstverband. Het nevendienstverband leidt richting de Belastingdienst tot een nieuw nummer inkomstenverhouding.
In de volgende situaties maak je een nevendienstverband aan:
Je kunt als leidinggevende een subdienstverband toekennen via InSite. Een veelgebruikte andere term hiervoor is "tijdelijke uitbreiding". Dit leidt niet tot een ander nummer inkomstenverhouding richting de Belastingdienst, in tegenstelling tot een nevendienstverband.
In de volgende situaties maak je een subdienstverband aan: