We beginnen met het inrichten van de basis in je financiële administratie(s). Dit is cruciaal voor het inrichten van je andere processen. De andere modules in Profit zijn namelijk gelinkt aan Financieel, daardoor vormt de financiële administratie de basis voor de gehele omgeving. Een ingerichte financiële administratie zorgt voor meer automatersing: facturen en andere journaalposten zullen automatisch doorkomen vanuit andere modules.
Weet jij hoeveel budget je nog te besteden hebt en of de inkoopfactuur al betaald is? Of nog beter, welke inkoopfacturen je nog moet ontvangen? Het vaststellen van je budgetten tot het betalen van de factuur vormt een proces waar je grip op wilt houden. Door dit proces te digitaleseren en onder te brengen in workflows zorg je dat de controle verschuift van het beoordelen van een inkoopfactuur naar het beoordelen van een contract of inkoopaanvraag. Dit biedt inzicht in de aangegane verplichtingen en zorgt voor een betere matching van de factuur en een snellere betaling naar de leverancier.
De periodecijfers zijn niet eenmaal per jaar, kwartaal of maand beschikbaar, maar dagelijks bijgewerkt en volledig inzichtelijk. Het werken vanuit de gedachte dat de exploitatie centraal staat om de organisatie te sturen geeft niet alleen de financieel onderlegde mensen sturing, maar is beschikbaar voor de hele organisatie.
Een tevreden klant zal ook bereid zijn om de factuur te betalen. Als iedereen de ontvangen facturen op tijd zou betalen heb je geen debiteurenbeheer nodig. De werkelijkheid is echter anders. Helaas behoort het versturen van één of meerdere aanmaning tegenwoordig tot de normaalste zaak van de wereld. Het bewaken van de vervallen posten en een aanmaningsproces inrichten is daarom ook noodzakelijk. Heeft de klant echter te veel betaald of is het saldo door het verstrekken van een creditnota negatief, dan kun je het saldo ook terugbetalen.
Het verwerken van de administratie is een dagelijks terugkerende activiteit. Sommige mutaties doe je dagelijks en andere wekelijks of zelfs maandelijks. Om sturing te geven aan je organisatie is het een must om bij te zijn met de administratieve verwerking. Als je maandcijfers moet aanleveren en de helft is geboekt, kun je beter niets aanleveren. Het is van belang om je processen die invloed hebben op het resultaat met zo min mogelijk inspanning uit te voeren.
De financiële periodeafsluiting is een belangrijk proces met vaste stappen die je moet afhandelen voor én na het einde van de periode. Denk hierbij aan afletteren tussenrekeningen, onderhanden werk, btw-controles, aansluiten debiteuren/crediteuren, rekening-courantverhoudingen, beoordelen inkoopfacturen etc. Je kunt dit proces in Profit borgen met een periodeafsluiting. Deze bevat een draaiboek, auditregels (van de Finance Auditor), workflows en overlopende posten.