Hoe vaak spreek je met je medewerkers?
Het verkrijgen van goede medewerkers is in deze krappe arbeidsmarkt al een uitdaging, maar het behouden ervan is minstens net zo uitdagend als belangrijk. Daarom is het van belang om goede doelen te stellen samen met de medewerkers en hierdoor de medewerker te ondersteunen bij zijn/haar ontwikkeling.
Met behulp van een nulmeting, doelstellingsgesprek, voortgangsgesprek en beoordelingsgesprek is dit proces volledig geborgd via InSite. De visie van AFAS is dat de medewerker deze gesprekken zelf initieert via InSite om vervolgens met de leidinggevende de doelstellingen voor komend jaar te bespreken.
Je bent als klant vrij om te bepalen welke van deze gespreksvormen gebruikt gaan worden. Ook de inhoud van de formulieren is niet in een vast format met vooraf gedefinieerde vragen gegoten. Dit om te stimuleren dat er een open gesprek ontstaat tussen leidinggevende en medewerker waarbij goede individuele afspraken ontstaan.
Via de workflow komen deze gesprekken bij de leidinggevende terecht en worden ze gelijk geborgd in het medewerkerdossier. Afspraken worden vastgelegd en op deze afspraken wordt gedurende de cyclus voortgang geboekt. De leidinggevende heeft via een dashboard inzicht in de ontwikkeling van de medewerkers en kan dit als hulpmiddel gebruiken om de medewerkers verder te begeleiden.
Uitgangspunten:
Competenties hebben betrekking op het gedrag en kennis van de medewerker. Standaard hebben we competenties vanuit het competentiehandboek, maar je kunt ook je eigen competenties toevoegen en onderhouden. Je kunt er ook voor kiezen om met niveaus te werken.
Doelen hebben te maken met meetbare gegevens. Doordat je de gegevens kunt meten, kun je ook aangeven of het doel behaald is of onvoldoende behaald is. Doelen legen we vast in Profit. Doelen zijn generiek: Je legt alleen doelen in Profit vast die voor meerdere medewerkers van toepassing kunnen zijn. Specifieke doelen die maar voor één medewerker gelden, kun je beter als afspraak vastleggen.
Om doelen te behalen of competenties te verbeteren, maak je afspraken die je vastlegt in de voortgangsgesprekken. Ook het maken van algemene afspraken kun je vastleggen.
In dit gesprek ga je de te behalen doelstellingen vastleggen. De doelstellingen vallen uiteen in competenties, doelen en afspraken. Dit is niet verplicht, je kunt ook bijvoorbeeld alleen afspraken vastleggen en geen doelen en/of competenties. Je kunt meerdere voortgangsgesprekken binnen de cyclus vastleggen. Het initiatief voor het gesprek kan zowel bij de leidinggevende als bij de medewerker liggen. Technisch gezien is dit hetzelfde gesprek als de nulmeting, alleen is de nulmeting bedoeld voor nieuwe medewerkers die middenin een cyclus instromen.
In dit gesprek ga je de te behalen doelstellingen bespreken en waar nodig bijstellen. Daarnaast ga je voortgang boeken op eerder vastgelegde afspraken. Je kunt meerdere voortgangsgesprekken binnen de cyclus vastleggen. Het initiatief voor het gesprek kan zowel bij de leidinggevende als bij de medewerker liggen.
In dit gesprek ga je de beoordeling vastleggen. Je kunt scores vastleggen voor competenties en doelen. Hierbij rond je de gemaakte afspraken af. Je hebt maar één beoordelingsgesprek binnen de cyclus. Het initiatief voor het gesprek ligt bij de leidinggevende. Een beoordelingsgesprek sluit de cyclus. Eventuele gevolgen voor de beloning van de medewerker kunnen vervolgens los ingestuurd worden.
De meegeleverde standaardcompetenties moet je wel genereren voordat je kunt beginnen.
Gesprekkencyclus |
Competenties hebben betrekking op het gedrag en kennis van de medewerker. Een leidinggevende heeft andere competenties dan de medewerker waaraan hij of zij leiding geeft.
Lees hier meer.
Doelen hebben te maken met meetbare gegevens. Doordat je de gegevens kunt meten kun je ook aangeven of het doel behaald is of onvoldoende behaald is.
Lees hier meer.
Om doelen te behalen of competenties te verbeteren maak je afspraken die je vastlegt in de voorgangsgesprekken. Ook het maken van algemene afspraken kun je vastleggen.
(optioneel)
Er zijn vier workflows voor de gesprekkencyclus
Deze kun je aanpassen, maar de meegeleverde standaard werkt prima voor medewerker en leidinggevende.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Rollen | De verschillende rollen die je gebruikt binnen je organisatie. | Voeg de rollen met de hand toe, of als het aantal groot is importeer je ze. |
2. Competenties | Zorg dat alle competenties die je wilt beoordelen aangemaakt zijn. Daarbij zullen er een aantal afdelingsspecifiek zijn, maar ook algemeen voor alle afdelingen zijn. Denk dan aan doelgericht, communicatie, inzet etc. | De lijst kan erg lang worden, dus is een import zeker een optie. |
3. Doelen | De kwantitatief meetbare gegevens voor je organisatie. | Dit zijn veel minder gegevens. Er is ook een import beschikbaar. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Mijn ontwikkeling | InSite inrichting | De portal waar je alles kan vinden over je eigen ontwikkeling en gesprekken vanuit de gesprekkencyclus. |
Medewerker ontwikkeling | InSite inrichting | De portal waar je als leidinggevende alles kunt vinden over de ontwikkeling van je medewerkers. |