Grip op je ICT taken

Krijg grip op je ICT taken door gebruik van workflows!


Stempel voor aanvullende inrichting in de templateomgeving



Introductie


ICT is niet meer weg te denken in de tijd waarin we leven. Iedere organisatie heeft er mee te maken en het aantal ICT taken neemt toe.

In deze pagina leggen we je uit hoe je een goede inrichting neerzet voor de ICT afdeling door verschillende functionaliteiten te combineren.


Voordelen:

  • Je krijgt grip op je taken binnen de ICT afdeling
  • De historie die je opbouwt kun je gebruiken als kennisbank
  • Je maakt gebruik van workflows, dus de opvolging van taken in geborgd!



Dossieritems insturen In- en OutSite

Kracht van workflows


Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Type dossieritem
    Controleer of het type dossieritem Aanvraag ICT al bestaat in je omgeving. In dit geval is de inrichting op deze pagina waarschijnlijk vanuit een template al voor je gedaan.

Tip van de consultant



Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

Geef bij het afhandelen van een aanvraag altijd de oplossing in als reactie. Je kunt deze aanvragen beschikbaar stellen voor iedereen die je maar wilt. Hierdoor creeër je automatisch een vraag/antwoord database en voorkom je dubbele vragen of uitzoekwerk. 




Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:




Wat richt je in.


Dossieritem met workflow

Met behulp van onderstaande stappen creëer je een workflow die door medewerkers kan worden ingestuurd. Ingestuurde workflows komen terecht bij groep Aanvraag ICT. Door jezelf als verantwoordelijke in te stellen bij een aanvraag, is onderling goed duidelijk wie welke aanvraag oppakt. 

1. Dossieritem


Je voegt het type dossieritem Aanvraag ICT toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritems nummeren
  • Begindatum
  • Etc

Lees hier meer.

2. Bestemming


De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

  • Medewerker (optioneel)

Lees hier meer.

3. Workflow


Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Aanvraag ICT na te bouwen.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie


Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

  • Eén combinatie zonder kenmerk met koppeling naar workflow uit vorige stap.

Lees hier meer.

5. In & OutSite


Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op. 

Lees hier meer.

6. Vrije velden


Voor dit type dossieritem gebruiken we geen vrije velden, maar wees vrij om dit naar eigen wens uit te breiden!

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Lees hier meer.

7. Profielen


Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Profielen.

Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Lees hier meer.

10. Signaal


Deze workflow wordt niet gestart door een signaal.

Met behulp van signalen kun je automatisch workflows starten.

Lees hier meer.

8. Activeren


Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Aanvragen ICT activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie


Ons advies is om een aparte rol ICT aan te maken, waar je onderstaande autorisatie aan kunt toekennen:

  • Filterautorisatie
  • Pagina's InSite / OutSite

Extra voordeel: Deze rol kun je direct gebruiken in je workflow, zodat taken direct bij deze gebruikers uitkomen!

Lees hier meer

Documentsjabloon

Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten beschikbaar bij de juiste medewerkers terecht. Erg handig wanneer je bijvoorbeeld een werkinstructie wilt delen voor een nieuwe laptop.

Documenten zijn beschikbaar via zowel InSite als via AFAS Pocket. 

1. Documentsjabloon


Je voegt het documentsjabloon Werkinstructie toe in Profit.

Voor dit sjabloon stel je het volgende in:

  • Beschikbaar op InSite
  • Toelichting
  • Bestand koppelen

Lees hier meer.

2. Autorisatie


Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:

  • Lezers - Medewerker
  • Auteurs - Autorisatiegroep ICT

Lees hier meer.

3. Activeren


Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in InSite moet je dit sjabloon activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

Inrichting van je site

We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze moet het visitekaartje worden van de 'afdeling'.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kan insturen. 

1. Portalpagina


Deze pagina wordt je visitekaartje van de afdeling. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!

Lees hier meer.

2. Overzichten maken


Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.

In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn. 

Lees hier meer.

3. Plaatsen op je site


Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over ICT. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat medewerkers deze pagina weten te vinden!

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?