De laatste stap uit het klantproces.
De cirkel is rond. Na de levering en de facturering resteert alleen de betaling van de factuur nog. Laat je dat over aan de klant of neem je deze actie zelf ter hand en zorg je voor een doorlopende incasso. Maak goede afspraken over de levering en facturering, dan is het incasseren van de nota de laatste stap. Zeker als je de klant vaak levert en factureert kan dit tijd besparen. Als ontvangende partij ben je zelf aan zet om het geld van de klanten te ontvangen. Werk daarbij eventueel met een extra bonus voor de klant in de vorm van incassokorting.
Incasso | Incasso-instelling bij project |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Doordat je de facturen gaat incasseren zal je veel minder aanmaningen hoeven te versturen.
Besteed daarom wel extra aandacht aan de uitval of storno’s.
Je kunt de klanten een extra service bieden door voor te stellen om de openstaande posten te incasseren. Zelfs een extra incassokorting in de vorm van een vast bedrag of een percentage is mogelijk. Doordat de incassokorting op een aparte grootboekrekening wordt geboekt, is het totaal van de korting inzichtelijk.
Lees hier meer.
Als je gaat incasseren is het verplicht om een vooraankondiging te gaan doen wat je gaat incasseren, dus een factuur verstrekken waar dit op vermeld staat. Je hebt per klant wel een getekende machtiging nodig, die je in het dossier incassomachtiging kunt vastleggen. Dat kan een doorlopende of een éénmalige machtiging zijn. Zelf moet je een incassant-id hebben, zodat je die op je factuur kunt zetten. Dit vul je in op het tabblad sepa op bij de eigenschappen van de administratie.
Lees hier meer.
(optioneel)
Heeft de klant per ongeluk een factuur dubbel betaald, of is er door het verstrekken van een creditnota een negatief saldo ontstaan, dan kun je dit eenvoudig terugbetalen. Het terugbetalen moet dan wel op het tabblad terugbetaling bij de bankrekening zijn opgegeven.
Lees hier meer.
(optioneel)
Als de klant na een aantal geweigerde incasso’s toch nog openstaande posten heeft, kun je ervoor kiezen om de klant toch een aanmaning te sturen.
Lees hier meer.
(optioneel)
Je kan de klant een specificatie e-mailen van de posten die je incasseert. Dit stel je in bij de bankrekening van je eigen organisatie.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Incassant ID | Om te kunnen incasseren heb je als organisatie een incassant-id nodig. Hierin zit je KvK-nummer, zodat dit nummer niet of nauwelijks zal wijzigen. | Deze vraag je aan bij je bank en zal nooit meer wijzigen. |
2. Grootboekrekening | Voor het verwerken van de incasso-opdracht heb je één grootboekrekening nodig, die vaak Incasso onderweg wordt genoemd. | Maak deze met de hand aan of wijzig het rekeningnummer. |
3. Dagboek | De journaalpost van de incasso wordt in een dagboek gedaan. | Zorg dat er voor elk proces een eigen dagboek is, dus ook voor het incasseren. |
4. Bankrekening | Voor het incasseren van de open posten heb je een bankrekening nodig waar het tabblad incasseren is ingevuld. | Maak deze handmatig aan. |
5. Debiteuren | De debiteuren moeten natuurlijk aanwezig zijn, en het veld incasseren moet aangevinkt zijn, eventueel verdichten en minimaal één bankrekening waar vandaan je kunt incasseren. | Zorg ervoor dat deze zijn aangemaakt, of bij grote aantallen dat ze worden geïmporteerd. |
6. Incassomachtigingen | Je hebt een actieve getekende machtiging nodig voordat je mag incasseren. | Zorg dat je ze invoert of als het er veel zijn je de gegevens importeert. |