Incasseren

De laatste stap uit het klantproces.



Introductie


De cirkel is rond. Na de levering en de facturering is alleen de betaling van de factuur nog te doen. Laat je dat over aan de klant of neem je deze actie zelf ter hand en zorg je voor een doorlopende incasso. Maak goede afspraken over de levering en facturering, dan is het incasseren van de nota de laatste stap. Zeker als je de klant vaak levert en factureert kan dit tijd besparen. Als ontvangende partij ben je zelf aan zet om het geld van de klanten te ontvangen. Werk daarbij eventueel met een extra bonus voor de klant in de vorm van incassokorting. 


Voordelen:

  • Korte betaaltermijn.
  • Verwerken van dagafschrift korter door minder posten.
  • Je hoeft geen aanmaningen te versturen.



Incasso

Incasso-instelling bij project


Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Incassant-ID
    Zorg dat je een overeenkomst met de bank hebt dat je mag incasseren. Je krijgt dan een incassant-id die op je factuur moet vermelden.
  2. Incassotypes
    Maak je gebruik van eenmalige incasso's of leg je doorlopende machtigingen vast bij je debiteuren?
  3. Factuurtypes
    Denk alvast na welke factuurstromen leiden tot een incasso? Zijn dit alleen abonnementsfacturen of worden er meer factuurstromen geïncasseerd?
  4. Instellingen incasso
    Maak je gebruik van incasso korting bij afnemers en op welke momenten incasseer in de week of maand draai je een incassorun?

Tip van de consultant



Doordat je de facturen gaat incasseren zal je veel minder aanmaningen hoeven te versturen.

Besteed daarom wel extra aandacht aan de uitval of storno’s.

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.

1. Bankrekening


Je kunt de klanten een extra service bieden door voor te stellen om de openstaande posten te incasseren. Zelfs een extra incasso korting in de vorm van een vast bedrag of een percentage is mogelijk. Doordat de incassokorting op een aparte grootboekrekening wordt geboekt, is het totaal van de korting inzichtelijk. 

Lees hier meer.

2. Incassomachtiging


Als je gaat incasseren is het verplicht om een vooraankondiging te gaan doen wat je gaat incasseren, dus een factuur verstrekken waar dit op vermeld staat. Je hebt per klant wel een getekende machtiging nodig, die je in het dossier incassomachtiging kunt vastleggen. Dat kan een doorlopende of een éénmalige machtiging zijn. Zelf moet je een incassant-id hebben, zodat je die op de factuur kunt zetten. Dit vul je in op het tabblad sepa op bij de eigenschappen van de administratie.

Lees hier meer.

3. Terugbetalen


(optioneel)

Heeft de klant per ongeluk een factuur dubbel betaalt, of is er door het verstrekken van een creditnota een negatief saldo ontstaan, dan kun je dit eenvoudig terugbetalen. Het terugbetalen moet dan wel op het tabblad terugbetaling bij de bankrekening zijn opgegeven.

Lees hier meer.

4. Aanmaningen


(optioneel)

Als de klant na een aantal geweigerde incasso’s toch nog openstaande posten heeft, kun je ervoor kiezen om de klant toch een aanmaning te sturen.

Lees hier meer.

5. Incassospecificatie


(optioneel)

Je kan de klant een specificatie e-mailen van de posten die je incasseert. Dit stel je in bij de bankrekening van je eigen organisatie.

Lees hier meer.

6. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Incassant ID

Om te kunnen incasseren heb je als organisatie een incassant-id nodig. Hierin zit je KvK nummer, zodat dit nummer niet of nauwelijks zal wijzigen.

Deze vraag je aan bij je bank en zal nooit meer wijzigen. 

2. Grootboekrekening

Voor het verwerken van de incasso-opdracht heb je één grootboekrekening nodig, die vaak Incasso onderweg wordt genoemd.

Maak deze met de hand aan of wijzig het rekeningnummer.

3. Dagboek

De journaalpost van de incasso wordt in een dagboek gedaan.

Zorg dat er voor elk proces een eigen dagboek is, dus ook voor het incasseren.

4. Bankrekening

Voor het incasseren van de open posten heb je een bankrekening nodig waar het tabblad incasseren is ingevuld.

Maak deze handmatig aan.

5. Debiteuren

De debiteuren moeten natuurlijk aanwezig zijn, en het veld incasseren moet aangevinkt zijn, eventueel verdichten en minimaal één bankrekening waar vandaan je kunt incasseren

Zorg ervoor dat deze zijn aangemaakt, of bij grote aantallen dat ze worden geïmporteerd.

6. Incassomachtigingen

Je hebt een actieve getekende machtiging nodig voordat je mag incasseren.

Zorg dat je ze invoert of als het er veel zijn je de gegevens importeert.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?