Goede inkoopbewaking is het resultaat van goede inkoop
Om goede inkoop te voeren, probeer je zoveel mogelijk vast te leggen in je systeem. Door de inkooporder in Profit te voorzien met de juiste informatie, genereert dit eenvoudig een inkooporder en/of inkoopovereenkomst. Hierna kan de inkoopovereenkomst snel de deur uit.
Door daarnaast ook nog een bewaking te doen op het retourkomen van een inkoopovereenkomst, borg je ook dat contracten terugkomen. Zo loop je geen onnodig risico.
Prestatiebonnen (ontvangsten) registreren via InSite of AFAS Pocket.
Middels inkoopoffertes kun je registreren welke budgetregels je wilt inkopen, maar je partij waar je deze inkoopt is nog niet bekend. Dit wordt ook wel het arresteren van regels genoemd. Zodra de partij bekend is waar wordt ingekocht, zet je de gearresteerde regels om naar de inkooporder, zodat de inkoop definitief gemaakt kan worden.
Vanuit de inkoopoffertes is het dan ook mogelijk om een offertevergelijking/prijsspiegel te maken. De prijsspiegel leveren we standaard uit in een analyse.
Met de registratie van inkoop, wordt de administratie voorzien van de informatie omtrent nog te ontvangen kosten. Ook op het project wordt inzichtelijk hoe zich dit verhoudt ten opzichte van het inkoopbudget.
In AFAS ga je straks de inkoop registreren vanuit de begroting, of ga je inkoop registreren zónder inkoopbudget. Dit is van invloed op de inkoopbudgetten en inkoopresultaten.
Door in de inkoop aan te geven wat voor een soort inkoop het is (onderaanneming, leverantie, bestelbon) genereert het systeem voor jou straks standaard-inkoopcontracten als uitgangspunt. Het proces erachter (de workflow) is zo ingesteld dat eventuele tekstuele aanpassingen die op contractniveau mogelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan afwijkende voorwaarden.
Inkoopregistratie (inkooporder)
Wordt er per bewakingscode (op 1 budget) een order gemaakt of mogen meerdere bewakingscodes in een order zitten?
Inkoopovereenkomst
Opvolging inkoopovereenkomst retour
Ontvangst registratie (prestatiebon)
In een raamcontract registreer je de jaarafspraken met de leverancier, denk bijvoorbeeld aan jaarlijkse prijslijsten of bepaalde werkzaamheden. Een raamcontract bevat een looptijd, dossier en maakt inzichtelijk welke inkoop er op het raamcontract is gedaan.
Daarnaast heeft een raamcontract een looptijd, die we automatisch voor jou, op het juiste moment, herinneren wat er mee moet gebeuren; verlengen of opzeggen? Zo voorkom je stilzwijgende verlenging en ben je in control over de lopende contracten.
Ook raamcontracten voor je secundaire inkoop, voor bijvoorbeeld kantoor inkopen, schoonmaak op kantoor of softwarelicenties leg je hierin vast.