Pittige payrollzaken leuker maken.
De salarisverwerking is één van de meest fundamentele processen in elke organisatie. Het correct en tijdig uitbetalen van de salarissen is voor elke werkgever van cruciaal belang.
Om dit voor elkaar te krijgen, beheert AFAS ruim 200 cao's waarin de branche-specifieke looninrichting wordt uitgeleverd en bijgewerkt. Daarnaast kunnen aanvullingen hierop of bedrijfseigen regelingen middels sjabloon componenten worden toegevoegd, zodat elke loonstrook van elke medewerker in elke branche correct kan worden berekend.
Daarnaast voert AFAS Profit geautomatiseerde controles uit op afwijkende looninrichting en worden Payroll-mutaties automatisch (na goedkeuring via de workflow) verwerkt. Daarbij zijn er standaardrapportages aanwezig die de salarisadministrateur helpen bij hun controlerende functie met betrekking tot de Payroll. Bij AFAS gebruiken we hiervoor de term “Payrollfabriek”.
Uitgangspunten:
Bekijk de volgende video om alvast een goed beeld te krijgen bij wat er omtrent de Payroll in de workshop naar voren gaat komen.
Als voorbereiding op de eerste inrichtingsdag zullen de actieve looncomponenten aangeleverd moeten worden. Op basis van de refertegroep (proefpopulatie) zullen vervolgens de loonstroken worden vertaald en indien nodig ontbrekende looninrichting worden gebouwd. Zodra alle loonstroken correct zijn vertaald, is de looninrichting gereed. Op het moment dat de looninrichting compleet is, kan ook de journalisering worden ingericht.
Afhankelijk van de grootte van de organisatie is er een conversiepartner aanwezig om de (proef)conversie uit te voeren. Tijdens de conversie wordt de data vanuit het bronpakket onttrokken en gemigreerd naar AFAS.
Nadat de proefconversie is uitgevoerd en gecontroleerd, zal vlak voor livegang de liveconversie plaatsvinden.
Looncomponenten, grondslagen, salaristabellen en loonschalen vormen samen de kern van de loonberekening in payroll. De 'looninrichting'. Alle berekeningen die gedaan worden voor een correcte verloning vinden hierbinnen plaats.
Een belangrijk onderdeel binnen de looninrichting is de set aan looncomponenten. Zij zijn het brein achter de loonberekening. Op cao-, werkgever- en/of medewerkerniveau kun je deze looncodes beïnvloeden met waarden. Denk aan WHK-percentages of het bedrag aan maandelijkse PV-inhouding. Je regelt het allemaal binnen je looninrichting.
Bij de werkgever leg je de HRM en payroll instellingen vast.
Voor payroll leg je hier de cao, de instanties, het salarisverwerkingsplan, je berekening jaarloon BT, de loonstrook en de locatie van het betaalbestand vast.
Ook waarden voor de looninrichting waarop je wilt afwijken bij de werkgever leg je hier vast.
Automatiseer de betaling van loonheffing aan de Belastingdienst, pensioenpremies aan de pensioenuitvoerder en salarissen aan medewerkers.
Een belangrijk onderdeel in het payrollproces, waar je maar één keer goed naar hoeft te kijken tijdens de inrichting.
Met journaliseren leg je een koppeling tussen de salarisadministratie en de financiële administratie.
Je richt een groot deel van de journalisering op hoog niveau in. De cao, het rekeningschema en de journaalstructuur staan hierbij centraal.
Na het accorderen van de salarissen verzend je de loonaangiften naar de Belastingdienst.
Deze uitwisseling verloopt geheel digitaal via Digipoort.
Ook de pensioenaanlevering kun je geheel digitaal genereren en verzenden aan de verschillende pensioenfondsen.
Het ligt aan je pensioenuitvoerder welke inrichting hiervoor nodig is.
Helaas heeft bijna elke werkgever er wel eens mee te maken. Een schuldeiser die beslag legt op (een deel van) het salaris van een medewerker.
Noodzakelijk kwaad. Daarom is de vastlegging en de doorberekening naar het salaris van groot belang.
Verstrek je als werkgever een lening aan de medewerker? Dan hebben we het over een personeelslening.
Het is mogelijk om het geleende bedrag met het salaris uit te betalen en de aflossing op het salaris in te houden.
Je kunt heel eenvoudig een voorschot boeken en direct uit laten betalen.
In InSite heb je de mogelijkheid om een voorschot aan te vragen. Via deze workflow kan je het voorschot direct laten uitbetalen en verrekenen via de salarisverwerking.
Je kan er ook voor kiezen om het voorschot direct om te zetten naar een los betaalbestand en deze dus te betalen buiten de standaard salarisbetalingen om.
Download hier het aanleversjabloon om de proefpopulatie aan te leveren en de instructie om de proefpopulatie in te voeren.
Op hoofdlijnen is het implementatieproces gelijk aan het reguliere proces. Echter, kent het implementatieproces binnen de zorg enkele afwijkingen.
Dit heeft te maken met het feit dat er sprake is van een roosterpakket en een referteperiode.
Op het moment dat de definitieve vertaaltabel is opgeleverd voor de vaste looncomponenten, moet er nog een vertaling worden gemaakt voor de variabele looncomponenten. Het gros van de variabele looncomponenten zijn afkomstig uit het roosterpakket.
Bij het inlezen van de urenexport zijn er twee manieren om dit te verwerken in de payroll:
Het advies vanuit AFAS is om de uren per livegang van AFAS Profit in te lezen conform de methode ‘uurloon huidige periode’.
Zijn jullie akkoord met de werkwijze voor "Uurloon huidige/vorige periode"?
Wat betreft het verwerken van de verzuimuren in payroll geldt dat er 2 bronnen zijn, namelijk het roosterpakket of de verzuimurenanalyse in Profit. Ons advies is om te werken met de verzuimurenanalyse, omdat deze analyse ook het doorbetalingspercentage voor het tweede ziektejaar en eventuele reintegratieuren kan bepalen. De meeste roosterpakketten kunnen dit niet.
De terugverloning wordt uitgevoerd om de medewerkers gedurende ziekte en verlof het juiste bedrag aan ORT, bereikbaarheid, meeruren en salaris uit oproepuren ziek te kunnen betalen. Om ervoor te zorgen dat vanaf livegang de juiste bedragen worden berekend, worden er in het jaar voor livegang loonmutaties ingelezen door de conversiepartner.
Wanneer het boekjaar in het oude pakket is afgesloten zal de conversiepartner de cumulatieven inlezen. Vervolgens zal in AFAS het terugverloningsjaar worden afgesloten en het nieuwe boekjaar zal worden opgestart.