Wat doe je als je nog een administratie wilt inrichten?
Een goede inrichting van de financiële administratie is cruciaal. Financieel vormt door de vele integraties de basis voor de gehele omgeving. Door dit stevig neer te zetten zullen in veel gevallen de financiële posten automatisch doorkomen vanuit andere modules.
Uitgangspunten:
De omgeving kan bestaan uit meerdere administratie. Per administratie kun je de financiële mutaties bijhouden en een btw-aangifte draaien. Een administratie is gekoppeld aan een organisatie in CRM.
Het grootboek wordt voor alle administraties gebruikt. De template bevat al een generiek grootboekschema. Aan elk grootboek is een rapportagecode gekoppeld. Samen met het budget vormt deze de bron voor de dashboards.
Elke administratie heeft eigen dagboeken. Vanuit hier lopen de integraties tussen verschillende modules. Hierbij kan gedacht worden aan het inkoopboek, verkoopboek, bankboeken en bijvoorbeeld memoriaalboekingen. Het is mogelijk om een memoriaalboeking te laten beoordelen.
Scenario 1: 2 assen, geen verbijzonderingsgroepen
Scenario 2: 1 as, 2 verbijzonderingsgroepen
Binnen Profit kan je op vijf assen verbijzonderen. Met verbijzonderingscodes kun je dwarsdoorsnedes maken in je financiële mutaties. Codes zijn ook verder te verdelen door middel van de verbijzonderingsstructuur.
Bij de beoordeling van inkoopaanvragen en/of inkoopfacturen kun je op basis van bedrag door meerdere medewerkers laten beoordelen en goedkeuren via het procuratieschema.
Bij het voeren van de administratie zul je toch minimaal één bankrekening per administratie gebruiken.
Deze rekening kun je gebruiken voor loonbetaling, crediteurenbetaling, incasso van debiteuren en terugbetaling aan debiteuren.
De BTW-inrichting wordt standaard meegeleverd en de codes zijn in alle administraties te gebruiken. Vanuit AFAS Financieel is er een btw-aangifte te draaien gebaseerd op de financiële mutaties in de administratie.
De vaste activa administratie is via de activagroep te koppelen aan de juiste financiële administratie.
De onderverdeling van de activa bereik je door de activagroepen goed in te delen.
De debiteuren kunnen in alle administraties gebruikt worden. Er zijn standaard rapporten en dashboards beschikbaar om de openstaande posten in te zien.
De crediteuren kunnen in alle administraties gebruikt worden. Er zijn standaard rapporten en dashboards beschikbaar om de openstaande posten in te zien.
Voor klanten waar regelmatig een factuur naar verstuurd wordt kunnen incassomachtigingen vastgelegd worden. Hiermee kan er automatisch geïncasseerd worden en hoeft de debiteurenadministratie niet achter openstaande posten aan.
Debiteuren die niet betalen kunnen via Profit Windows hierop geattendeerd worden. Aanmaningen is een digitaal proces dat regelmatig dient te gebeuren.
De journalisering van de verkoopfacturen is voor een aantal modules van toepassing. Het gaat om de journalisering van facturen uit Cursusmanagement, Ordermanagement, Projecten en Abonnementen. Standaard komt de grondslag voor de verwerking van de verkoopfacturen tot stand op basis van de ingerichte artikelgroep gekoppeld aan het artikel.
Om de financiële boekingen in de administratie te verwerken zul je de geldstroom uit het orderproces moeten journaliseren, zodat er een omzetboeking ontstaat.
Voorbereidingen voor de workshop
Welke artikelen worden er verkocht?
Welke opbrengstrekeningen worden gebruikt?
Als je gebruik maakt van het procuratieschema, kun je de goedkeuring van de aanvraag laten uitvoeren door de budgethouder en wordt de aanvraag ten laste van het budget geregistreerd. Uiteraard heb je als budgethouder direct zicht in de budgetruimte.
Voorbereidingen voor de workshop
Via de standaard rekening-courantverhouding kunnen financiële mutaties geboekt worden tussen de verschillende administratie. Bij het maken van de boeking op de grootboekrekening voor de rekening-courantverhouding wordt de administratie gesloten en wordt de andere administratie geopend om de boeking af te maken. De boeking op de rekening-courantrekening maakt Profit voor je.
Als je naast je basisvaluta euro nog andere valuta wilt bijhouden dan spreken we van vreemde valuta. Naast het inkopen en verkopen in vreemde valuta, kun je ook een bankrekening bijhouden in vreemde valuta. Daarnaast heb je de mogelijkheid om de valuta te herwaarderen naar een actuele koers.