Inrichting administratie

Wat doe je als je nog een administratie wilt inrichten.



Introductie


In de huidige template heb je de beschikking over tien ingerichte administraties. Kijk voor de inrichting bij de verschillende deelthema's. Heb je meer administraties nodig, dan is het aanmaken van een nieuwe administratie eenvoudig. 


Let op:

De meegeleverde standaard inrichting staat beschreven bij de verschillende deelthema's.


Voordelen:

  • Door de koppeling met CRM leg je de naam, adres, woonplaats gegevens vast op een organisatie.
  • Grootboek, debiteuren en crediteuren worden over alle administraties heen gebruikt.
  • De bankrekening leg je vast bij Algemeen, zodat ook Payroll van dezelfde bankrekening gebruik kan maken.


Lees meer over onderstaande deelthema's


1. Administratie inrichten


Voordat je een nieuwe administratie aanmaakt in het onderdeel algemeen moet je een organisatie aanmaken zodat je deze direct kunt koppelen aan de administratie.

Daarna vul je de overige tabbladen van de eigenschappen in. Bij de inrichting maak je de bankrekening van de administratie aan en bij de nummer instellingen maak je tellers voor de verschillende dagboeken aan.

2. Grootboek


Het grootboek wordt voor alle administraties gebruikt, dus als dit de elfde administratie is die je aanmaakt zal het schema al aanwezig zijn.

Voeg eventueel nieuwe grootboekrekeningen toe.

3. Dagboek


Bij het aanmaken van de administratie wordt het dagboek voor de beginbalans direct aangemaakt.

De dagboeken zijn gebonden aan één administratie, maar probeer de nummering van de dagboeken in alle administraties gelijk te houden. 

4. Bankrekening


Bij het voeren van de administratie zul je toch minimaal één bankrekening per administratie gebruiken. 

Deze rekening kun je gebruiken voor loonbetaling, crediteurenbetaling, incasso van debiteuren en terugbetaling aan debiteuren. 

Met een aantal banken kun je zelfs een koppeling inrichten.


5. Debiteuren


De debiteuren kunnen in alle administraties gebruikt worden.

De autonummering van de debiteuren is van toepassing over alle administraties heen.  Voor een uitgebreide analyse van de openstaande posten is een dashboard beschikbaar.

6. Crediteuren


De crediteuren kunnen in alle administraties gebruikt worden.

De autonummering van de crediteuren is van toepassing over alle administraties heen.  Voor een uitgebreide analyse van de openstaande posten is een dashboard beschikbaar.

7. BTW inrichting


De BTW inrichting wordt standaard meegeleverd en de codes zijn in alle administraties te gebruiken.

Dit zijn de meest voorkomende codes, het kan echter zijn dat er in jouw situatie meerdere codes gewenst zijn. Deze kun je toevoegen.

8. Verbijzondering


Binnen Profit kan je op 5 assen verbijzonderen. De naam van de as kun je zelf bepalen , dus kostenplaats en kostendrager kun je vervangen door vestiging en afdeling. De codes zijn voor alle administraties, de toewijzing is per administratie.


9. Vaste activa


De vaste activa administratie is via de activagroep te koppelen aan de juiste financiële administratie. 

De onderverdeling van de activa bereik je door de activagroepen goed in te delen. De waardes uit de groepen worden bij het aanmaken van het actief meegenomen als voorkeur.


10. Journalisering


Vanuit diverse onderdelen kunnen journaalposten in de financiële administratie terecht komen.

Denk aan de loonverwerking, afschrijvingen en facturatie. Het bankafschrift wordt net als alle andere dagboeken verwerkt op het moment van voltooien van het boekingsscherm.


11. Rapportagestructuur


De rapportagestructuur is gekoppeld aan elke grootboekrekening, en vormt samen met het budget de bron voor de exploitatiedashboards.


12. Procuratieschema


Bij de beoordeling van inkoopaanvragen en /of inkoopfacturen kun je op basis van bedrag door meerdere medewerkers laten beoordelen en goedkeuren via het procuratieschema.

De grensbedragen van de beoordelingen leg je per administratie vast.


13. Vreemde valuta


Bij een andere valuta dan de basisvaluta spreek je van vreemde valuta.

Per administratie geef je op of er nulbedragen zijn toegestaan, in welk dagboek je de herwaardering van de valuta wilt boeken en op welke grootboekrekening de koersverschillen geboekt mogen worden. 


14. Rekening-courant


Als er binnen een omgeving meerdere administraties aanwezig zijn en er moeten kosten over meerdere administraties worden verdeeld, dan boek je deze via rekening courant met als grootste voordeel dat de gebruikte grootboekrekening voor de rekening courant verhouding in beide administratie door Profit wordt geboekt en altijd aansluit.


Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?