Inschrijven / Volgen

Je neemt deel aan een cursus of evenement.



Introductie


Het inschrijven van een deelnemer voor een cursus of evenement kan op verschillende manieren. Bij voorkeur doet de deelnemer dat zelf. De medewerker via InSite, de externe deelnemer via de klantportal en de anonieme deelnemer via de website. Als de cursus vol is kun je via een invulformulier toch gegevens achterlaten op de cursus. Valt er dan een deelnemer uit, heb je een reservelijst voorhanden.

Nadat je een bevestigingsmail hebt gekregen en een herinneringsmail een week geleden is het dan eindelijk zover. Je komt een cursus of evenement volgen. Uiteraard willen we weten of je geweest bent. Daarom leggen we je aanwezigheid vast.  Bij een meerdaagse cursus moet je je alle dagen present melden. 

Deze registratie is voor ons ook van belang in geval van evacuatie bij calamiteiten.


Voordelen:

  • Administratief proces leg je bij de cursisten/deelnemers.
  • Automatische mail bij inschrijving, herinnering, verplaatsing en uitschrijving.
  • Bij inschrijving is het aantal vrije plaatsen beschikbaar.
  • Inzicht in opkomstpercentage en no-show bij evenementen.


Inschrijven medewerker 

Afmelden cursist

Cursusmanagement


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Inschrijven
    Houd je bij welke deelnemers aanwezig zijn bij je evenementen? Zo ja, zoek dan uit hoe medewerkers en/of deelnemers zich op dit moment kunnen inschrijven voor een evenement.
  2. Introducé
    Is het toegestaan voor deelnemers om een introducé mee te nemen naar een evenement?
  3. Docent
    Wat is de rol van een 'docent'? Welke inzichten hebben zij in de evenementen waar zij bij betrokken zijn?

Tip van de consultant


Als je anoniem inschrijven via de website toestaat, dan moet je daar in de backoffice rekening mee houden, want je wilt alleen de serieuze inschrijvingen registreren.


Welke functionaliteit krijg je in


Profit


  • Evenement
  • Present


InSite


  • Mijn kennisportaal
  • Present melden




OutSite


  • Cursussen



Wat richt je in.

1. Activering



De activering van cursusadministratie moet aan staan om met de cursussen te kunnen werken.

Controleer dit of zet deze aan.

2. Cursus



De basis voor elke inschrijving is de cursus zelf. Hier leg je een aantal standaard kenmerken vast, waar je bij het aanmaken van het evenement of sessie nog van kunt afwijken. Denk daarbij aan docent en locatie.

Hoe je een cursus toevoegt lees je hier.

3. Evenement/Sessie



De sessie is de datum waarop het evenement plaatsvindt. Er zullen één daagse cursussen zijn, maar ook meerdere sessies is mogelijk. 

Wil je weten hoe je een sessie toevoegt, lees hier meer.

4. Locatie



De plaats waar je het evenement of de cursus gaat verzorgen noemen we de locatie. 

Omdat de locaties ook wilt kunnen reserveren vanuit de agenda geef je de locatie op bij de inrichting onder de agenda. Je kunt daar ook het maximum aantal plaatsen opgeven.

5. Workflow



(optioneel)

Voor de anonieme inschrijving vanaf de website is er een workflow beschikbaar , zodat je via de backoffice eerst de deelnemer kunt beoordelen en goedkeuren voordat deze definitief wordt ingeschreven.

6. Cursustraject



(optioneel)

Wil je dat de cursussen in een vooraf bepaalde volgorde worden gevolgd, dan ga je daarvoor gebruik maken van cursustrajecten.

Lees hier meer.

7. Certificaten



(optioneel)

De cursus is gevolgd en de deelnemer kun je een certificaat van deelname verstrekken.  

Lees hier meer.

8. Kortingsvouchers



(optioneel)

Je hebt de mogelijkheid om met kortingsvouchers te werken. Deze moet je activeren voordat je ze kunt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Locaties

De beschikbare ruimtes zul je vooraf moeten aanmaken.

Maak ze met de hand aan.

2. Cursus

Maak de type cursus aan die je verzorgd.

Maak ze met de hand aan , bij grote aantallen kies je voor importeren.

3. Evenement

Maak de evenementen aan die je gepland hebt.

Maak ze met de hand aan, bij grote aantallen kies je voor importeren.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?

Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Cursusadministratie

activering

Deze staat aan in de template.

Locaties

inrichting

Er zijn twee voorbeeld locaties aangemaakt.

Integratiesoort

inrichting

De integratiesoort voor de cursus is aanwezig voor de tien administraties van de omgeving.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?