Voorraad tellen.
Bij de meeste organisaties waar er voorraad van artikelen aanwezig is zal er een inventarisatie plaatsvinden. Vaak is dit rond de balansdatum om de juistheid van de voorraad op de eindbalans te bepalen. Mooier is het om gedurende het jaar regelmatig een deel van het magazijn te tellen of te controleren of de geregistreerde aantallen overeenkomen met de gevonden aantallen in het magazijn.
Per artikelgroep geef je aan of de gekoppelde artikelen geïnventariseerd moeten worden.
Bij het opstellen van de inventarisatie moet je ook de sortering nog bepalen. Ideaal om snel door het magazijn te lopen. Bij de afwijkende datum van de boeking kun je opgeven dat de datum 31-12 van het vorige jaar kan zijn. Het tellen en verwerken van de mutaties kan dan gewoon in de eerste week van januari plaatsvinden, en de boeking zit dan toch nog in het oude boekjaar.
Inventarisatie |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Als je werkt zonder de te verwachten aantallen kun je op grote verschillen stuiten bij het verwerken. Liever het aantal te verwachten laten zien, zodat je direct dubbel check doet bij grote afwijkingen.
Om gebruik te kunnen maken van de inventarisatie moet de activering voorraad aan staan.
Per artikelgroep moet je aangeven of er sprake is van inventarisatie. Uiteraard bevat deze groep dan ook voorraadhoudende artikelen.
Op het artikel is het van belang dat je het vinkje bij voorraad bijhouden aan hebt staan.
Om de mutaties van de inventarisatie in de boekhouding te krijgen, dan moet je de integratiesoort voor de voorraad inrichten. Deze is in de template voor de eerste tien administraties al ingericht.
Standaard heb je de beschikking over een inventarisatie boekingslay-out.
Maak op basis van deze een nieuwe aan als je van de standaard wilt afwijken. Denk daarbij met name aan de algemene instellingen in de boekingslay-out.
Voor voorkeurswaarde in de veldinstellingen gebruik je de rechtermuis op het veld zelf.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Artikelgroep | De schakel tussen de artikelen en het grootboek. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
2. Artikel | Je volledige assortiment leg je vast in artikelen. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Artikelgroep | data | Er worden standaard 4 artikelgroepen meegeleverd |
Voorraad | Activering | Deze staat in de template aan. |