Inventarisatie

Voorraad tellen



Introductie


Bij de meeste organisaties waar er voorraad van artikelen aanwezig is zal er een inventarisatie plaatsvinden. Vaak is dit rond de balansdatum om de juistheid van de voorraad op de eindbalans te bepalen. Mooier is het om gedurende het jaar regelmatig een deel van het magazijn te tellen of te controleren of de geregistreerde aantallen overeenkomen met de gevonden aantallen in het magazijn.

Per artikelgroep geef je aan of de gekoppelde artikelen geïnventariseerd moeten worden.

Bij het opstellen van de inventarisatie moet je ook de sortering nog bepalen. Ideaal om snel door het magazijn te lopen. Bij de afwijkende datum van de boeking kun je opgeven dat de datum 31-12 van het vorige jaar kan zijn. Het tellen en verwerken van de mutaties kan dan gewoon in de eerste week van januari plaatsvinden, en de boeking zit dan toch nog in het oude boekjaar.


Voordelen:

  • Niet voor alle artikelgroepen noodzakelijk.
  • Sortering opgeven.
  • Afwijkende boekingsdatum ten opzichte van de accordering van de inventarisatie.



Inventarisatie


Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Aantal inventarisaties
    Bepaal voor de organisatie of je meer dan één keer per jaar de voorraad gaat tellen.
  2. Notatie
    Bedenk of je de aantallen wilt opgeven of de verschillen laat noteren.

Tip van de consultant


Als je werkt zonder de te verwachten aantallen kun je op grote verschillen stuiten bij het verwerken. Liever het aantal te verwachten laten zien , zodat je direct dubbel check doet bij grote afwijkingen. 


Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Activering



Om gebruik te kunnen maken van de inventarisatie moet de activering voorraad aan staan.


2. Artikelgroep



Per artikelgroep moet je aangeven of er sprake is van inventarisatie. Uiteraard bevat deze groep dan ook voorraadhoudende artikelen.

3. Artikel



Op het artikel is het van belang dat je het vinkje bij voorraad bijhouden aan hebt staan. 

4. Integratiesoort



Om de mutaties van de inventarisatie in de boekhouding te krijgen, dan moet je de integratiesoort voor de voorraad inrichten. Deze is in de template voor de eerste tien administraties al ingericht.

5. Boekingslay-out



Standaard heb je de beschikking over een inventarisatie boekingslay-out. 

Maak op basis van deze een nieuwe aan als je van de standaard wilt afwijken. Denk daarbij met name aan de algemene instellingen in de boekingslay-out.

Voor voorkeurswaarde in de veldinstellingen gebruik je de rechtermuis op het veld zelf.

6. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Artikelgroep

De schakel tussen de artikelen en het grootboek.

Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

2. Artikel

Je volledige assortiment leg je vast in artikelen. 

Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Artikelgroep

data

Er worden standaard 4 artikelgroepen meegeleverd

Voorraad

Activering

Deze staat in de template aan.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?