Journaliseren inkoopfactuur

Bijwerken van de inkoopfacturen.



Introductie


Voor het journaliseren van de inkoopfacturen moet je denken aan twee stromen van inkoopfacturen. 

  1. Inkoopfacturen uit ordermanagement.
  2. E-facturen uit financieel.


Voordelen:

  • Eenmalig instellen en je hoeft er nooit meer naar om te kijken.
  • De registratie vanuit het dagelijkse proces zorgt automatisch voor de financiële vastlegging.


Voorbereiding


  • Bepaal welke journalisering je wilt gebruiken in de omgeving. 
  • Bepaal het tijdstip voor de geplande taak om de journalisering uit te voeren.

Tip van de consultant


De instelling zijn belangrijk en grijpen in op het dagelijkse proces van verwerking. Zorg ervoor dat je dit goed getest hebt in een kopie omgeving.


Welke functionaliteit krijg je in


Profit


  • Journaliseren






Wat richt je in.

1. Integratiesoort



Voor het journaliseren van de mutaties uit het inkoopproces zul je de integratiesoorten aan moeten maken in de administratie waar ze thuis horen.

Dit is afhankelijk van de activeringen die je eerst gedaan hebt.

Per soort kun je de omschrijving van de journaalpost opgeven. 

Lees hier meer.

2. Artikelgroep



Omdat je de journaalposten niet per artikel wil hebben, maar wil groeperen, maak je gebruik van artikelgroepen.

Afhankelijk van de activering die je hebt gedaan wordt het aantal velden met de in te vullen grootboekrekening groter.

Lees hier meer.


3. Integratiegroep



Maak de integratiegroepen aan om de werksoorten en kosten verdicht te journaliseren naar de boekhouding.

Afhankelijk van de instellingen moet je meer grootboekrekeningen opgeven.

Lees hier meer.

4. Verbijzonderings-koppeling



(optioneel)

Om de journaalpost vanuit de inkoop ook te verbijzonderen maak je gebruik van verbijzonderingskoppeling. Je geeft aan welk veld je gebruikt voor de vastlegging van de verbijzonderingscode. Uiteraard moet deze code wel bestaan in de financiële administratie.

Lees hier meer

5. Geplande taak




(optioneel)

Om de journalisering automatisch dagelijks te laten verlopen is het opgeven van een geplande taak noodzakelijk.

Zorg ervoor dat je deze taak aan het einde van de werkdag laat uitvoeren, bij voorkeur in de avonduren (23.00 uur). 

Het vinkje bij datum boeking gelijk aan factuurdatum kan dan aangezet worden.

Lees hier meer.

6. Standaard inrichting




(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Om de integratiegroepen in te richten heb je de grootboekrekeningen nodig.

Zorg ervoor dat het grootboekschema vanuit de financieel verantwoordelijke is opgevoerd, waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de meegeleverde standaard.

2. Artikelgroepen

Om de inkoop te kunnen boeken vanuit een artikel heb je een artikelgroep nodig.

Maak de artikelgroepen aan met de juiste grootboekrekeningen.

3. Integratiegroepen

Om de inkoop te kunnen boeken vanuit een werksoort of kosten heb je een integratiegroep nodig.

Maak de integratiegroepen aan met de juiste grootboekrekeningen.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Artikelgroep

Data

Er worden standaard een aantal groepen meegeleverd, gekoppeld aan de inkooprekeningen.

Integratiegroep

Data

Er worden standaard een aantal groepen meegeleverd, gekoppeld aan de inkooprekeningen.

Integratiesoort

Inrichting

Voor de eerste tien administraties zijn de integratiesoorten voor de verwerking van de inkoopfacturen meegeleverd.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?