Digitaal aan elkaar verbonden.

Bereid je goed voor

Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

1. Outsite
   Controleer of de OutSite-portal Leveranciersportal al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je direct de weblocatie koppelen. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.
2. Type dossieritem
   Controleer of de typen dossieritem klacht, vraag via klantportal en bedrijfsdocument al bestaan in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant

• Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

Wat richt je in.

OutSite-portal met offerteaanvragen

Met behulp van onderstaande stappen creëer je een OutSite-portal. Gebruik een kopie van een bestaande meegeleverde site en zorg voor een mooie opmaak. Omdat het een portal betreft waarop je externe leveranciers laat inloggen is het mooi om voor dezelfde stijl als de website te kiezen.

1. OutSite

Maak een nieuwe OutSite-site door een bestaande over te nemen en aan te vullen. 

Lees hier meer.

2. Autorisatie

Voor een portal wil je altijd werken met ingelogde gebruikers. Ingelogde gebruikers krijgen toegang tot afgeschermde pagina's met eigen gegevens.

Lees hier meer.

3. Mijn gegevens

De leverancier kan zijn eigen gegevens onderhouden en bepalen welke contacten er toegang krijgen tot deze portal.

4. Offerte indienen

Om aan het verzoek van de offerteaanvraag te voldoen kun je direct een offerte indienen.

5. Mijn dossier

Inzage in je eigen dossier met gelijk de mogelijkheid om relevante informatie toe te voegen.

6. Contact

Op de portal wil je ook een aantal standaard workflows gebruiken voor algemene communicatie.

Dossieritem met workflow

Binnen de portal worden verschillende type dossieritems gebruikt. 

1. Offerteaanvraag

Deze wordt gebruikt om de offerte in te dienen op de uitstaande offerteaanvraag.

2. Bedrijfsdocument

Wil je documenten toevoegen aan je digitale dossier als leverancier, dan gebruik je dit. Er is wel een controle voordat het bestand definitief wordt toegevoegd.

3. Klacht

Als er iets niet goed verlopen en de leverancier wil dit kenbaar maken.

Een prachtige kans om te gebruiken voor procesverbetering.  

4. Stel je vraag

Soms is een klacht niet de juiste benaming en heeft de leverancier gewoon een vraag.

Documentsjabloon

Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuwsoverzicht. 

Op deze site gebruiken we geen documentsjabloon, maar wil je deze functionaliteit wel gebruiken volg dan de volgende stappen.

1. Documentsjabloon

Je voegt het documentsjabloon toe in Profit.

Voor dit sjabloon stel je het volgende in:

• Beschikbaar op OutSite
• Toelichting
• Bestand koppelen
• Dossieritem als vertrouwelijk markeren
• Workflow document beoordelen

Lees hier meer.

2. Autorisatie

Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:

• Lezers - Medewerker
• Auteurs - Autorisatiegroep [  ]
• Beoordelaars - Autorisatiegroep [  ]

Lees hier meer.

3. Activeren

Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in OutSite moet je dit sjabloon activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

Inrichting van je site

We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker belangrijke stap: we moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze wordt het visitekaartje van het bedrijf.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kunt insturen. 

1. Portalpagina

Deze pagina wordt het visitekaartje van je bedrijf. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!

Lees hier meer.

2. Overzichten maken

Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.

In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn. 

Lees hier meer.

3. Plaatsen op je site

Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over de offerteaanvraag. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat leveranciers deze pagina weten te vinden!

Lees hier meer.