Leveranciersportal

Digitaal aan elkaar verbonden.


Stempel voor aanvullende inrichting in de templateomgeving



Introductie


Met een OutSite leveranciersportal ben je in staat om de leveranciers zelf toegang en inzicht te geven in de staat van alle inkoopoffertes. Ze kunnen zelf de gegevens up-to-date houden en reageren op openstaande offerteaanvragen. Via contact is het mogelijk dat de leverancier een vraag stelt. Op elke offerteaanvraag kun je als leverancier actie ondernemen.


Voordelen:

  • Alles papierloos.
  • Mogelijk zeer lage reactietijd.
  • Lekker transparant.



Dossieritems insturen In-en OutSite

Kracht van workflows

Alles voor de site


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Outsite
    Controleer of de OutSite portal Leveranciersportal al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je direct de weblocatie koppelen. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.
  2. Type dossieritem
    Controleer of het type dossieritem klacht, vraag via klantportal en bedrijfsdocument al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant


  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.




Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:





Wat richt je in.

OutSite portal met offerteaanvragen

Met behulp van onderstaande stappen creëer je een OutSite portal. Gebruik een kopie  van een bestaande meegeleverde site en zorg voor een mooie opmaak. Omdat het een portal betreft waarop je externe leveranciers laat inloggen is het mooi om dezelfde stijl als de website te kiezen.

1. OutSite


Maak een nieuwe OutSite site door een bestaande over te nemen en aan te vullen. 

Lees hier meer.

2. Autorisatie


Voor een portal wil je altijd werken met ingelogde gebruikers. Ingelogde gebruikers krijgen toegang tot afgeschermde pagina's met eigen gegevens.

Lees hier meer.

3. Mijn gegevens


De leverancier kan zijn eigen gegevens onderhouden en bepalen welke contacten er toegang krijgen tot deze portal.

4. Offerte indienen


Om aan het verzoek van de offerteaanvraag te voldoen kun je direct een offerte indienen.

5. Mijn dossier


Inzage in je eigen dossier met gelijk de mogelijkheid om relevante informatie toe te voegen.

6. Contact


Op de portal wil je ook een aantal standaard workflows gebruiken voor algemene communicatie.

Dossieritem met workflow


Binnen de portal worden verschillende type dossieritems gebruikt. 

1. Offerteaanvraag


Deze wordt gebruikt om de offerte in te dienen op de uitstaande offerteaanvraag.


2. Bedrijfsdocument


Wil je documenten toevoegen aan je digitale dossier als leverancier, dan gebruik je dit. Er is wel een controle voordat het bestand definitief wordt toegevoegd.


3. Klacht


Als er iets niet goed verlopen en de leverancier wil dit kenbaar maken.

Een prachtige kans om te gebruiken voor procesverbetering.  


4. Stel je vraag


Soms is een klacht niet de juiste benaming en heeft de leverancier gewoon een vraag.


Documentsjabloon

Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuwsoverzicht. 

Op deze site gebruiken we geen documentsjabloon, maar wil je deze functionaliteit wel gebruiken volg dan de volgende stappen.

1. Documentsjabloon


Je voegt het documentsjabloon toe in Profit.

Voor dit sjabloon stel je het volgende in:

  • Beschikbaar op OutSite
  • Toelichting
  • Bestand koppelen
  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren
  • Workflow document beoordelen

Lees hier meer.

2. Autorisatie


Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:

  • Lezers - Medewerker
  • Auteurs - Autorisatiegroep [  ]
  • Beoordelaars - Autorisatiegroep [  ]

Lees hier meer.

3. Activeren


Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in OutSite moet je dit sjabloon activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

Inrichting van je site

We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanko pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze wordt het visitekaartje van het bedrijf.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kunt insturen. 

1. Portalpagina


Deze pagina wordt je visitekaartje van het bedrijf. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!

Lees hier meer.

2. Overzichten maken


Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.

In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn. 

Lees hier meer.

3. Plaatsen op je site


Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over de offerteaanvraag. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat leveranciers deze pagina weten te vinden!

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?