Levering bedrijfseigendommen

Gaat het om uitleveren of inleveren?


Stempel voor aanvullende inrichting in de templateomgeving



Introductie


Alle medewerkers uit je organisatie hebben de mogelijkheid om over bedrijfseigendommen te beschikken. Denk daarbij aan een auto, laptop, telefoon, maar dit kan net zo goed een kist met gereedschap of een ladder zijn. De uitlevering of het inleveren daarvan wordt via de workflow gerealiseerd.


Voordelen:

  • Proces volledig digitaal in medewerkersdossier.
  • Start van proces door middel van een signaal.
  • Dossier is vertrouwelijk, dus niet voor iedereen inzichtelijk.


Dossieritems insturen In- en OutSite

Kracht van workflows


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  • Controleer of het type dossieritem Uitlevering bedrijfseigendommen al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.
  • Bepaal welke bedrijfsmiddelen worden verstrekt.
  • Bepaal of een activaregistratie nodig is of dat een registratie/mutatie in het wagenpark moet plaatsvinden.

Tip van de consultant


Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

Heb je het type dossieritem al staan, dan zijn de drie uitgewerkte voorbeelden direct te gebruiken. Heb je andere of meer bedrijfseigendommen die worden verstrekt, maak dan extra flow's aan op basis van één van de meegeleverde workflows.




Ben je gestart op basis van een template?

Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle inrichting op deze pagina al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!



Wat richt je in.

1. Dossieritem


Je voegt het type dossieritem Uitlevering bedrijfseigendommen toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritems nummeren
  • Toelichting
  • Kenmerken gebruiken
  • Alleen bestaande combinaties toegestaan
  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren

Lees hier meer.

2. Bestemming


De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

  • Medewerker (verplicht)

Lees hier meer.

3. Workflow


Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow levering bedrijfseigendommen na te bouwen.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie


Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

  • Uitleveren telefoon
  • Uitleveren laptop
  • Uitleveren auto
  • Inleveren telefoon
  • Inleveren laptop
  • Inleveren auto

Lees hier meer.

5. In & OutSite


Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op. 

Lees hier meer.

6. Vrije velden


Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden op de medewerker/org- eenheid/functie.

Wij raden je aan om de volgende vrije velden toe te voegen van het type tabelkoppeling (bedrijfseigendommen bestellen). Standaard zijn de volgende types:

  • Recht op Telefoon
  • Recht op Laptop
  • Recht op Auto

Lees hier meer.

7. Profielen


Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Profielen.

Je gebruikt profielen om voorkeurswaarden te gebruiken bij het aanmaken van dossieritems. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Lees hier meer.

8. Activeren


Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je activeert dit type pagina levering bedrijfseigendommen in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie


Een nieuw type dossieritem autoriseer je altijd. Wij raden je aan om de volgende autorisatierol te gebruiken:

  • Vaste activa
  • Wagenpark

10. Pagina's opmaken


Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) maak je eerst nog op, zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.

Lees hier meer.

11. Plaatsen op je site


Voor het insturen van het dossieritem in InSite (en OutSite) voeg je een menu-item, banner of hyperlink toe.

Lees hier meer.

12. Signaal


De workflows worden gestart met de signalen:

  • Inleveren auto / laptop / telefoon
  • Inleveren bij uit dienst
  • Uitleveren auto / laptop / telefoon

Voeg deze signalen toe of deblokkeer ze.

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?