Looncomponenten

Het brein achter de loonberekeningen.



Introductie


Een belangrijk onderdeel van Profit CAO's zijn de looncomponenten. Wij leveren de meest voorkomende waarden al uit. Deze waarde kun je zelf niet wijzigen. Wel kun je veel van deze waarden op klantniveau aanpassen.

Van belang is dat de looncomponenten die actief berekend worden, correct zijn ingericht. Om te begrijpen hoe een looncomponent werkt en welke keuzes je maakt, lees je hieronder wát een looncomponent is en wat ieder veld doet. Daarna lees je alles over de conversie.

Het stappenplan:

Voorbereiding | wat kun je alvast doen?
Aanleveren | welke looninrichting moet er minimaal staan
Vertalen | matchen van looncomponenten
Testen | test je looninrichting
Inrichten | richt de looncomponenten in naar eigen wens
Conversie | waarden overzetten
Testen proefconversie | test je looninrichting na proefconversie
Saldi | eindejaar waarden overzetten

Alle tabbladen van de looncomponent zijn benoemd bij het onderdeel 'wat richt je in'. Dit is gedaan om zo volledig mogelijk alle velden te benoemen. Bij dit onderdeel is de kennis over de mogelijke keuzen van essentieel belang!


Voordelen:

  • De Profit CAO's bevatten een ingerichte set van looncomponenten waarmee je direct een loonberekening kunt maken.
  • Wij richten de looncomponenten in volgens de landelijke, sectorale of bedrijfstak regelingen en houden dit bij middels updates.
  • Wil je afwijkende waarden toevoegen op werkgever- of medewekerniveau? Dit kan door afwijkende waarden toe voegen op dat niveau.




Looncomponent in gebruik nemen



Voorbereiding


  • Bepaal het WHK percentage.
  • Bepaal je actieve looncomponenten die je wilt converteren.
  • Bepaal je testset. Lever een groep medewerkers aan die het totale medewerkersbestand vertegenwoordigen. Van deze medewerkers ga je de looninrichting en het bruto/netto traject volledig controleren op juistheid.

Tip van de consultant


Bij alle looncomponenten staat een toelichting over de werking.

Wees zuinig met het aanmaken van nieuwe looncomponenten en gebruik altijd een template component als basis voor een kopie.

Zorg dat de cao verrijkt wordt met alle regelingen die je organisatie kent. Denk aan lastige berekeningen die je voorheen in excel deed. Of saldo's en reserveringen die je buiten je salarispakket bijhield. Deze kunnen veelal ingebouwd worden in de looncomponenten, salaristabellen en of grondslagen. 

Wees nauwkeurig tijdens het invullen van de vertaaltabel. Dit is het belangrijkste overzicht binnen de payrollimplementatie. Het fundament voor je looninrichting!

Denk goed na over een testset aan medewerkers waarmee je de looninrichting test. Pak alle uitzonderingen uit je medewerkersbestand, maar pak ook een paar medewerkers die geen uitzonderingen hebben op payrollgebied. 

In de loop van het jaar converteer je alle waarden naar de nieuwe looninrichting. Er zijn waarden die je pas na de jaarafsluiting kunt exporteren. Denk aan de reservering vakantietoeslag. Vergeet deze niet na het afsluiten van je loonjaar te converteren naar Profit.


Welke functionaliteit krijg je in






Wat richt je in.

1. Tabblad
Algemeen




Op het tabblad Algemeen kan je een Profit looncomponent een eigen nummer geven. Lees hier meer.
En kan je een eigen omschrijving geven aan de looncomponent. Lees hier meer. 

Overige optioneel in te richten opties:

Veld voor aantal: Onderbouwt de berekende uitkomst van de looncomponent op de (digitale) loonstrook. Bijvoorbeeld Zakelijke kilometers in combinatie met looncomponent Kilometervergoeding (onbelast). 
Veld voor basis: Onderbouwt de berekende uitkomst van de looncomponent op de (digitale) loonstrook. Bijvoorbeeld bedrag per kilometer in combinatie met looncomponent Kilometervergoeding (onbelast)
Lees hier meer.

Veld voor import: Koppel hier de parameter waarop je waarden wilt importeren. De import op de looncomponent voegt waarden toe op deze parameter. Lees hier meer.

Looncomponent tonen in standenregister: Berekende looncomponent waarden vergelijken over perioden heen in het standenregister. Lees hier meer.

Geschikt voor betaling: Looncomponent geschikt maken voor betaling. Lees hier meer.

2. Tabblad
Geavanceerd




Op het tabblad Geavanceerd vind je veel basisinstellingen terug.

Berekeningsmethode: Per dienstverband of arbeidsverhouding. Lees hier meer.

Bewerking: Inhouding- of uitbetalingscomponent. Lees hier meer.

Type heffing: Belasten tegen normaal of bijzonder tarief. Lees hier meer.

Verwerkingscode: Als je een looncomponent niet in de standaard verwerking wilt laten uitbetalen, kun je hierop afwijken. Lees hier meer. 

Looncomponent bruteren: De uitkomst van de looncomponent is een netto bedrag. Het bruto bedrag wordt waar nodig verhoogd om netto gelijk te blijven. Hierbij is de fase van verwerking netto-bruto van belang. Lees hier meer.

Niet tonen bij niveau werkgever: Looncomponent is niet te boeken bij de werkgever tabblad Looncomponent.

Niet tonen bij niveau medewerker: Looncomponent is niet te boeken bij de medewerker tabblad Looncomponent.

Waarschuwen bij dubbele boeking: Voorkom dubbele loonmutaties. Lees hier meer.

3. Tabblad Journalisering





Je geeft per looncomponent aan hoe en of deze gejournaliseerd moet worden.

  • Niet journaliseren
  • Vaste verdeling:
    Op basis van 
    formatieverdeling bij de medewerker. Of aan de hand van de verbijzondering die je tijdens de loonmutatie meegeeft. Je koppelt in het Veld voor aantal de specifieke looncomponent waarop je dit meegeeft. Pas je boekingslay-out aan als je de kosten wilt toewijzen naar een verbijzondering.
  • Geen verdeling
  • Uren verdeling
  • Grondslag verdeling
  • Niet journaliseren, wel grondslag verdelen 

Lees hier meer.

4.  Tabblad Parameter





De parameters geven de looncomponent de waarden, waarmee de formule rekent. Je boekt geen waarde op een looncomponent, maar op een parameter.

Tabblad Algemeen
Binnen dit tabblad regel je het gedrag van de parameter. Denk aan:

  • Aantal decimalen; het aantal decimalen die mag gebruiken tijdens het boeken van een waarde en toepast in de formule.
  • Parameter gebruiken bij meerdere looncomponenten; parameter mag ook gekoppeld worden bij een andere looncomponent.
  • Mutaties via een boekingsprogramma toestaan; de parameter is te boeken als variabele loonmutatie.
  • Loonmutatie overschrijft hogere niveau; de geboekte waarde overschrijft de waarden die is vastgelegd bij de cao, werkgever of medewerker.
  • Profielveld; Leg hier de koppeling naar een profielveld die gebruikt wordt binnen payrollworkflows.
  • Berekeningsmethode; Geef hier aan of fit per arbeidsverhouding of dienstverband is.

Er zijn 2 parameters te typeren:

  1. Waarde parameter: Je boekt de waarde tijdsafhankelijk op de parameter zelf. Waardeparameters kunnen bij de looncomponent zelf horen, of bij een andere looncomponent. Je herkent deze parameter aan de waarde 'Invoer op parameter' in de kolom Bron parameter
    Lees hier meer.
  2. Dynamische parameter: Deze parameters halen tijdens de loonberekening hun waarde op uit een ander type loonelement: een looncomponent, grondslag, stamgegeven of salaristabel. Je herkent deze aan de gelijknamige waarde in de kolom Bron parameter.
    Lees hier meer.


De overige tabbladen binnen de parameter:

Tabblad Waarden: Toont alle historische waarden. Je kunt hier ook een nieuwe waarde toevoegen. Een waarde die je toevoegt, heeft als bron Klant CAO. Een waarde die AFAS onderhoudt heeft als bron Profit CAO.

Tabblad Gebruik: Informatief tabblad waarin je afleest waar deze parameter nog meer wordt gebruikt.

Tabblad Koppeling: Als een parameter een koppeling heeft met een salaristabel, zie je hier de dimensies waarop de waarden worden bepaald in de matrix.

Tabblad Parameters bij koppelingen: In combinatie met het tabblad Koppeling, zie je hier de parameters die voor de dimensies gebruikt worden. Je kunt doorklikken naar de eigenschappen van deze parameter.

5.  Tabblad Grondslag




(optioneel)

Op dit tabblad zie en stel je in waar de waarde van de looncomponent op intelt. De intelling regel je door het veld aan te vinken in de kolom 'Ja/Nee'.

Lees hier meer.

6. Tabblad Lijstbegrip


(optioneel)

Een lijstbegrip verzamelt looncomponenten, grondslagen en parameters onder één noemer. Hiermee kun je op een eenvoudige wijze waarden uit meerdere loonelementen combineren en tonen op een rapport of andere vorm van output.

Lees hier meer.

7. Tabblad Toepassing


(optioneel)

Een vrij tekstblok waar je eigen tekst in kwijt kan. 

8. Tabblad Formule 




(optioneel)

De waarde van de looncomponent wordt berekent door een formule. Elke letter vertegenwoordigt een Parameter met haar waarde.

Is het tabblad formule leeg? Dan wordt er gerekend met een rekenregel. Dit is een voorgedefinieerde formule en is terug te vinden op het tabblad Classificering.

Lees hier meer.

9. Tabblad Classificering


(optioneel)

Op dit tabblad zie je in welke categorie en groep de looncomponent is toegekend. Dit verandert niets aan de werking. Het is puur een label en informatie over de afkomst. Lees hier meer.

Ook zie je terug welke rekenregel de looncomponent gebruikt. Of het een Profit looncomponent is, deze heeft namelijk een stamnummer en een Profit ID. En je ziet het intern nummer.

10. Tabblad Gebruik




(informatief)

Informatief tabblad waarin je afleest waar dit looncomponent nog meer wordt gebruikt.



11. Tabblad Toelichting




(informatief)

Elk looncomponent heeft een toelichting over haar werking. Voor het correct toepassen van de looncomponent raadpleeg je altijd eerst de toelichting.


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Aanleveren 

Bepaal je actuele looncomponenten die je wilt vergelijken met de looncomponenten in Profit. Lever de details van deze actuele looncomponenten mee, denk aan:

  1. Code
  2. Omschrijving
  3. Inhouding of uitbetaling
  4. Prorata bij in- en uitdienst 
  5. Bruto, netto of gebruteerd
  6. Rekent met parttimepercentage 
  7. Variabel, maandelijks (vast) of een combinatie

De vertaaltabel geeft hier richting aan. 

1. Download de vertaaltabeltool.
2. Klik op het importsjabloon Download de sjablonen van HRM/Payroll. Het zipbestand bevat een map Vertaaltool.

3. Importeer het Vertaaltabel Looncmponent.dan bestand in je omgeving. Lees hier meer.

4. Maak een kopie van de analyse. Wijzig de huidige gegevensverzameling Inrichting parameter/looncmponent en vul hier in het veld CAO [Filter] je cao. Heb je meerdere cao's? Doe stap 4 dan voor elke cao. en draai de analyse.

5. Lees het tabblad Uitleg.

6. Vul het tabblad Vertaling.

7. Genereer de Conversietabel.


Lever deze set zo uitgebreid mogelijk aan maar wees wel kritisch op je actuele looncomponenten.


Let op: 


Om een helder beeld te krijgen van alle actuele looncomponenten is het noodzakelijk om deze te categoriseren.

Deze tabel wordt meegeleverd in kolom C van de Vertaaltabel.

2. Vertalen 

Aan de hand van een vertaaltabel maak je de match tussen de actuele looncomponenten en de looncomponenten in Profit. Dit vormt de basis voor de conversie. 

Binnen deze vertaaltabel vertalen we ook de parameterwaarde met het bijbehorende parameternummer. Deze waarde is afhankelijk van de looncomponent. 

  1. Berekenen ja/nee
  2. Bedrag 
  3. Uren
  4. Percentage

Wees nauwkeurig tijdens het invullen van de vertaaltabel. Dit is het belangrijkste overzicht binnen de payrollimplementatie. Het fundament voor je looninrichting!

3. Testen

Test elke vertaalde looncomponent op de werking.
Reken de uitkomst van de looncomponenten op deze manier na en controleer de werking en de uitkomst van de looncomponent altijd in de vijfschermenloonstrook.


Wil je de journalisering zien van een looncomponent? Dubbelklik dan hier op de looncomponentregel.

Wil je zien hoe een grondslag is opgebouwd? Dubbelklik dan op de grondslagregel.



Lees hier meer.



Controleer onderstaande onderdelen bij het testen van een looncomponent:

  • Controleer in welke grondslagen de uitkomst van de looncomponent moet tellen. Denk hierbij aan de grondslagen: vakantietoeslag, eindejaarsuitkering, pensioen en/of verloonde uren.
  • Controleer of de component zich goed gedraagt bij een parttimer, of bij in- en/of uitdienst.
  • Tellen de onbelaste vergoedingen in op het betreffende lijstbegrip voor de loonstrook? Lees hier meer.

Houd de testresultaten bij in de vertaaltabel en pas het versienummer aan. Hierdoor houdt je overzicht in het testproces!

4. Inrichten 

De overgebleven actuele looncomponenten, die je met geen enkele looncomponent in Profit kunt matchen, voeg je toe als nieuw looncomponent. Zoek altijd eerst of je een bestaand looncomponent kunt gebruiken, die je nog moet activeren voor gebruik.


Let op:


Geef bij een eigen gebouwd looncomponent altijd een tekst mee in het tabblad Toepassing.

Kies altijd een passend looncomponent uit de meegeleverde template componenten en kopieer deze. Deze template looncomponenten zijn terug te vinden in cao op het tabblad looncomponent, weergave 'Template looncomponent'.
Voordeel is dat alle essentiële velden zijn gevuld. Wijzig wel de omschrijving.
Past geen enkele template looncomponent? Maak dan een kopie van de flexibele rekenregel. Deze is helemaal leeg en kan je naar wens inrichten.


5. Conversie

Waarden overzetten naar de looncomponenten kan handmatig en middels een import.

Belangrijk is dat je het niveau van vastlegging kent voor je waarden toe gaat kennen:

  1. Cao; Op het hoogste niveau is in een looncomponent een pensioenpremie van 4% vastgelegd.
  2. Werkgever; Bij één werkgever kun je hier van afwijken, door het percentage te veranderen in 5%. Bij alle medewerkers wordt nu 4% pensioenpremie ingehouden, behalve bij de medewerkers die onder deze specifieke werkgever vallen.
  3. Medewerker; Je kunt bij één medewerker een afwijkend percentage instellen, dit geldt uiteraard alleen voor de betreffende medewerker.
  4. Boekingsprogramma; Incidentele wijzigingen of waarden die iedere maand kunnen variëren. Zoals gewerkte uren uit een roosterpakket of een afwijkende waarde boek je via een loonmutatie.


6. Testen proefconversie

De proefconversie is een mooie test of de werking en de waarde die geconverteerd is correct is. 

Reken de uitkomst van de looncomponenten op deze manier na en controleer de werking en de uitkomst van de looncomponent altijd in de vijfschermenloonstrook. Lees hier meer.

Houd de testresultaten bij in de vertaaltabel en pas het versienummer aan. Hierdoor houdt je overzicht in het testproces!

7. Saldi

De opgebouwde waarden van het vorige jaar, dienen na de 13e maand ook nog geconverteerd te worden. Bijvoorbeeld:

  1. Saldo Vakantietoeslag
  2. Saldo lening
  3. Saldo loonbeslag
  4. Saldo fiets

Zorg dat je in januari van het nieuwe jaar start met de saldo waar je het vorige jaar hebt afgesloten! Een belangrijke conversie die je niet moet vergeten net voor livegang.






Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite inrichting, autorisatie, en weergaves.

Wat


Basis CAO

Type


Inrichting

Beschrijving


In de ERP template is de Basis CAO aanwezig





Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?