Voor de echte boekhouders onder ons.
Alles wat in de boekhouding moet worden vastgelegd en niet automatisch kan worden verwerkt zul je met de hand moeten invoeren. Natuurlijk wil je dat tot een minimum beperken. Voorbeelden van de handmatige boekingen zijn kasmutaties , Inkoopboek boekingen en correctieboekingen. Zorg wel dat je voor elk proces een dagboek inricht.
Kasmutaties boeken | Afletteren | Transitorische projectboeking |
Inkoopfactuur boeken |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Heb je als organisatie wel echt een Kas nodig? Wie betaalt er nog met contant geld? Kan dat niet vervangen worden door een pinautomaat?
De boekingen vanuit elk proces leg je vast in een dagboek. Aan het dagboek zit een boekingslay-out gekoppeld. Zorg dat deze alleen de benodigde velden bevat en alle overbodige velden moet je verwijderen of verbergen.
Lees hier meer.
De boekstuktellers moet je zo inrichten dat je dat voor aanvang van de boekhouding goed zet en dan nooit meer hoeft aan te passen. Als je meerdere administraties binnen de omgeving hebt kun je met filtervariabele werken.
De meest gebruikte indeling voor de teller is dan een teller van 10 posities [JJ][AA]000000. Dus voor dagboek 10 in administratie 1 in 2019 wordt dat 1901000000. Bij de teller moet je wel de reeks aanzetten, zodat er elk jaar met een nieuwe reeks begonnen wordt.
Lees hier meer.
Voor het verwerken van mutaties maak je gebruik van een boekingslay-out. Je kunt de standaard meegeleverde lay-out aanpassen.
Lees hier meer.
Je kent het vast wel, je krijgt een inkoopfactuur met een datum in de maand juli, maar de kosten zijn of voor de maand juni of augustus. Dan boek je de nota in de maand juli en via de transitorische post boek je de kosten in de juiste maand of maanden. Denk aan je huurnota of verzekeringspremie die maar één maal per jaar komen. Geef het te gebruiken dagboek en de grootboekrekeningen op het tabblad boeken overig op bij de instellingen administratie.
Een projectboeking kun je ook transitorisch boeken om de kosten transitorisch te verdelen op projecten.
Lees hier meer.
(optioneel)
Als er op een grootboekrekening veel plus-en minposten staan en je wilt het saldo makkelijk kunnen verklaren, dan kan je de afletterfunctie gebruiken. Periodiek laat je de rekening automatisch afletteren of je zorgt dat er tijdens het boeken al wordt afgeletterd door middel van en extra vraag bij de boeking.
Lees hier meer.
(optioneel)
Werk je met verbijzondering op de grootboekrekening, dan zal je bij de boeking ook een verbijzondering op moeten geven.
Lees hier meer.
(optioneel)
Werk je met de projectadministratie en je boekt op een rekening waar ook projectmutaties op geboekt kunnen of moeten worden, dan moet je ook direct de projectboeking maken.
Lees hier meer.
(optioneel)
Heb je boekingen die je elke periode moet maken en eventueel ook voor hetzelfde bedrag, dan kun je die via de vaste journaalposten laten lopen. Je gebruikt ook hier weer een apart dagboek.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Dagboeken | De meest voorkomende dagboeken worden meegeleverd voor de eerste 10 administraties. | Gebruik deze en vul aan indien nodig. |
2. Tellers | De tellers voor de dagboeken in de eerste 10 administraties zijn aanwezig. | Gebruik deze en vul aan indien nodig. |