Mutaties boeken

Voor de echte boekhouders onder ons.



Introductie


Alles wat in de boekhouding moet worden vastgelegd en niet automatisch kan worden verwerkt zul je met de hand moeten invoeren. Natuurlijk wil je dat tot een minimum beperken. Voorbeelden van de handmatige boekingen zijn Kas mutaties , Inkoopboek boekingen, correctieboekingen. Zorg wel dat je voor elk proces een dagboek inricht. 


Voordelen:

  • Per proces een apart dagboek geeft duidelijk inzicht.
  • De jaarreeksen in de boekstuktellers maken jaarlijks onderhoud overbodig.
  • Je kan zelf tellers en dagboeken toevoegen, naast degene die standaard worden geleverd.


Kasmutaties boeken

Kruisposten boeken

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Processen in kaart brengen
    Bepaal welke processen er binnen je organisatie nog zijn, waarbij de financiële vastlegging niet automatisch zou kunnen.
  2. Inventariseren
    Inventariseer of de mutaties ook via een ander proces tot stand komen of dat deze niet met de hand opgevoerd hoeven te worden.
  3. Vereenvoudigen
    Maak ook gebruik van vaste journaalposten, afletteren of transitorisch boeken om het werk te vereenvoudigen.

Tip van de consultant



Heb je als organisatie wel echt een Kas nodig? Wie betaald er nog met contant geld? Kan dat niet vervangen worden door een Pin automaat?

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Dagboeken


De boekingen vanuit elk proces leg je vast in een dagboek. Aan het dagboek zit een boekingslayout gekoppeld. Zorg dat deze alleen de benodigde velden bevat en alle overbodige velden moet je verwijderen of verbergen.

Lees hier meer.

2. Tellers


De boekstuktellers moet je zo inrichten dat je dat voor aanvang van de boekhouding goed zet en dan nooit meer hoeft aan te passen. Als je meerdere administraties binnen de omgeving hebt kun je met filtervariabele werken. De meest gebruikte teller indeling is dan een teller van 10 posities [JJ][AA]000000. Dus voor dagboek 10 in administratie 1 in 2019 wordt dat 1901000000. Bij de teller moet je wel de reeks aanzetten, zodat er elk jaar met een nieuwe reeks begonnen wordt.  

Lees hier meer.

3. Boekingslay-out


Voor het verwerken van mutaties maak je gebruik van een boekingslay-out. Je kunt de standaard meegeleverde layout aanpassen.

Lees hier meer.

4. Transitorisch boeken


Je kent het vast wel, je krijgt een inkoopfactuur met een datum in de maand juli, maar de kosten zijn of voor de maand juni of augustus. Dan boek je de nota in de maand juli en via de transitorische post boek je de kosten in de juiste maand of maanden. Denk aan je huurnota of verzekeringspremie die maar één maal per jaar komen. Geef het te gebruiken dagboek en grootboekrekeningen op het tabblad boeken overig op bij de instellingen administratie.

Lees hier meer.

5. Afletteren


(optioneel)

Als er op een grootboekrekening veel plus-en-minposten staan en je wilt het saldo makkelijk kunnen verklaren, dan kan je de afletterfunctie gebruiken. Periodiek laat je de rekening automatisch afletteren of je zorgt dat er tijdens het boeken al wordt afgeletterd door middel van en extra vraag bij de boeking.

Lees hier meer.

6. Verbijzondering


(optioneel)

Werk je met verbijzondering op de grootboekrekening, dan zal je bij de boeking ook een verbijzondering op moeten geven.

Lees hier meer.

7. Projecten


(optioneel)

Werk je met de projectadministratie en je boekt op een rekening waar ook projectmutaties op geboekt kunnen of moeten worden, dan moet je ook direct de projectboeking maken.

Lees hier meer.

8. Vaste journaalposten


(optioneel)

Heb je boekingen die je elke periode moet maken en eventueel ook voor hetzelfde bedrag, dan kun je die via de vaste journaalposten laten lopen. Je gebruikt ook hier weer een apart dagboek.

Lees hier meer.


9. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Dagboeken

De meest voorkomende dagboeken worden meegeleverd voor de eerste 10 administraties.

Gebruikt deze en vul aan als er ontbreken.

2. Tellers

De tellers voor de dagboeken in de eerste 10 administraties zijn aanwezig

Gebruik deze en vul aan indien nodig.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?