Offerte

Opstellen, beoordelen, ondertekenen en definitief maken.

Introductie

Met deze muterende workflow kun je een offerte aanmaken en intern laten beoordelen en extern door de klant. Je start de workflow vanuit de voorcalculatie of forecast. Je maakt een offerte aan op basis van een nieuwe of bestaande voorcalculatie. De offerte kan vervolgens beoordeeld en gemaild worden vanuit de workflow. In de inrichting van de standaard workflow is geregeld dat de offerte digitaal moet worden ondertekend door de verkooprelatie. Na akkoord wijzigt de status van de forecast naar offerte goedgekeurd en wordt de voorcalculatie definitief. 

Voordelen:

  • Registratie verloopt digitaal.
  • Je kunt direct de offerte genereren als document of rapport.
  • De offertes kunnen via de workflow worden beoordeeld en verstrekt aan de verkooprelatie, dit proces kan via OutSite.

Dossieritems insturen In- en OutSite

Kracht van workflows

AFAS Open 2020 

 

Voorbereiding

  • Controleer of de workflow Offerte al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.
  • Bepaal of het offertedocument op basis van document of rapportlay-out 
  • Bepaal of je de offerte digitaal wilt laten ondertekenen.

Tip van de consultant

  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting
al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

 

 

Wat richt je in.

1. Dossieritem

Je hebt het type dossieritem Offerte (Profit) toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren

Lees hier meer.

 

2. Workflow

Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Offerte na te bouwen.

Lees hier meer.

3. Boekingslay-out

(optioneel)

Je kunt tijdens het aanmaken van de offerte deze als document genereren. Je hebt hier twee mogelijkheden: genereren als document of als rapport. 

Dit leg je vast in de boekingslay-out op het tabblad Algemene instellingen. Hier koppel je ook de workflow voor het beoordelen van de offerte.  

Wij raden je aan om de volgende boekingslay-out in te richten:

  • Offerte InSite

Lees hier meer.

4. Activeren

Activeer dit type pagina Offertes in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

5. Autorisatie

Na het activeren van het type pagina Offertes moet altijd worden geautoriseerd. Je voegt de pagina's voor het aanmaken en beoordelen toe aan de gewenste autorisatierollen.

Wij raden je aan om de volgende autorisatie te gebruiken:

  • Filterautorisatie
  • Autorisatierollen
  • In & OutSite gebruikers

 

 

6. Pagina's opmaken

Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) moet je eerst nog opmaken zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.

Lees hier meer.

7. Plaatsen op je site

Voor het insturen van het dossieritem in InSite (en OutSite) moet je een menu-item, banner of hyperlink toevoegen.

Lees hier meer.

8. Berichtsjabloon

De contactpersoon van de verkooprelatie krijgt de offerte gemaild om te beoordelen.

Voor het versturen van dit e-mailbericht met de offerte als bijlage, is een standaard berichtsjabloon gekoppeld in de workflow aan de taak Ter beoordeling klant.

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?