Onboarden is hét proces voor het in dienst nemen van nieuwe of terugkerende medewerkers.
Onboarden is het proces waarbij (nieuwe) medewerkers naadloos worden opgenomen in jouw organisatie. Dit cruciale proces vormt de basis voor het succes van zowel de medewerker als de organisatie. Het effectief Onboarden zorgt ervoor dat je nieuwe collega zich in een mum van tijd helemaal thuis voelt, terwijl jij slechts minimale inspanningen hoeft te leveren om het proces te voltooien.
Bij het opstarten van onboarden vindt er een matching plaats: Is het een nieuw persoon, oud medewerker of nieuwe medewerker?Vervolgens start het Onboarden en kan je Aanvullende gegevens opvragen. Nadat de aanvullende gegevens aangeleverd zijn, kan de arbeidsovereenkomst gegenereerd en digitaal ondertekend worden.
Uitgangspunten:
Bekijk de volgende video om een goed beeld te krijgen van de werking van Onboarden en wat er tijdens de workshop besproken gaat worden.
Nadat een kandidaat is gekozen voor een vacature, wordt het onboarden van de sollicitant gestart met behulp van profielen. Dit zijn profielen voor 'type medewerkers'. In deze profielen kunnen velden voorgedefinieerd worden, dit helpt de instuurder. Door het gebruik van deze profielen wordt het onboarden vergemakkelijkt en versnelt.
De onboardingprofielen zijn gedefinieerd. Per onboardingprofiel bepaal je hoe het proces loopt, oftewel wat de workflow is. Dit kan één workflow zijn, maar dit kan ook een andere workflow zijn afhankelijk van het gekozen profiel voor onboarden.
Standaard levert AFAS vier workflows mee, waar je een keuze uit kunt maken:
Onboarden bied de mogelijkheid om bij de sollicitant aanvullende gegevens uit te vragen. Denk hierbij aan (persoons)gegevens, identiteitsbewijs, opleidingen, etc. Na het invoeren van deze gegevens door de sollicitant en akkoord door de beoordelaar worden de gegevens opgeslagen in Profit. Hierdoor hoeft deze informatie niet dubbel vastgelegd te worden. Je bepaalt zelf welke informatie je uitvraagt bij de sollicitant door middel van draaiboektaken. Deze draaiboektaken kun je koppelen aan het onboarden profiel of op de functie bij de werkgever. Op deze manier kun je ook bepaalde gegevens functie afhankelijk maken.
Naast het algemene draaiboek die je voor iedere sollicitant gebruikt, kan je ook een aanvullend draaiboek op functie inrichten. Met dit draaiboek kan je functie specifieke documenten opvragen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een rijbewijs voor chauffeurs of een BIG-registratie voor een verpleegkundige.
Wanneer de medewerker zijn aanvullende gegevens heeft aangeleverd en de arbeidsovereenkomst is ondertekend, komt de eerste werkdag van de medewerker in zicht. Bij de indiensttreding van de nieuwe medewerker moeten er ook verschillende processen automatisch worden gestart. Denk bijvoorbeeld aan het regelen van een laptop of de proeftijd evalueren. Hiervoor is het draaiboek Indienst (met draaiboektaken) in het leven geroepen.
Wanneer ga je live met de onboarden workflow? Geef een pilot groep toegang tot de nieuwe onboarden functionaliteit. Dit kun je prima naast je bestaande inrichting laten lopen! En geeft net de bevestiging die je nodig hebt om volledig over te gaan! Succes.
Ken je de AFAS versie van de pagina al? Check deze eerst voor je gaat bewerken!
Maak nieuwe profielen aan voor onboarden. Gelukkig kun je deze nieuwe profielen baseren op bestaande indienst, herindienst en uitdienst profielen. Ga na welke indienst - en herindienst profielen met elkaar gecombineerd kunnen worden tot één onboardenprofiel.
De inrichting van de veldcontext(en) binnen de profielen zijn van essentieel belang! Koppel dus je juiste veldcontexten (eventueel gebaseerd op je bestaande veldcontexten) voor je verder gaat!
Naast veldcontexten kun je in het profiel van onboarden nog meer zaken inregelen:
Lees hier meer.
Laat je inspireren door de 4 verschillende workflows die AFAS standaard meelevert.
Het mooie is dat je bij de inrichting van je onboarden workflow geen aparte processen hoeft te maken voor herindienst, sollicitant indienst. Als een dienstverband afgesloten moet worden, wordt dit ook geregeld! De onboarden workflow bepaalt dit voor jou!
Lees hier meer.
Het opvragen van aanvullende gegevens heeft een nieuwe opzet gekregen. Daarom is het belangrijk dat je bepaalt welke gegevens en documenten binnen jouw organisatie opgevraagd moeten worden bij een nieuwe medewerker. Je kunt hierbij onderscheid maken tussen gegevens en documenten die bij iedereen van toepassing zijn of alleen voor bepaalde functies.
Je kunt de volgende gegevens opvragen bij een sollicitant:
Heb je een keuze uit bovenstaande gegevens en documenten gemaakt? Dan kun je hiervoor profielen en workflows gaan inrichten. Voor elk gegeven en document zijn standaard workflows en profieltypes meegeleverd. Deze heb je nodig voor de koppeling in het draaiboek waarmee deze gegevens en documenten worden opgevraagd bij de nieuwe medewerker.
Lees hier meer.
Voor onboarden zijn er 2 draaiboeken in te richten.
Met een draaiboek kun je een set van op te vragen gegevens en documenten samenstellen. Dit worden taken die vanuit de onboardenworkflow bij de sollicitant in de (OutSite) portal worden klaargezet. Je hebt de keuze tussen taken die onderdeel zijn van het onboardenprofiel en taken specifiek voor de functie van de nieuwe medewerker.
Koppel jouw draaiboek Aanvullende gegevens sollicitant aan jouw onboarden profielen.
Koppel jouw draaiboek Aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie aan de functie bij de werkgever.
Lees hier meer.
Je kunt nu aan de slag met het opmaken van de aanmaken- en beoordelen pagina's van elk afzonderlijk onboarden profiel. AFAS levert een standaard opmaak mee, maar je kunt ervoor kiezen om deze aan te passen naar de wensen van je eigen organisatie. Voeg bijvoorbeeld toelichtingen en vrije velden toe en pas de indeling aan.
Let er wel op dat de opbouw van de pagina's een logische volgorde heeft en er geen verplichte velden ontbreken.
Daarnaast leveren we de standaard portalpagina 'Onboarden portal' uit. Hierop kun je onboarden starten en houd je inzicht in lopende onboarden workflows.
Je kunt een link naar deze portalpagina toevoegen op je eigen InSite.
Ken je de AFAS versie van de pagina al? Check deze eerst voor je gaat bewerken!
Lees hier meer.
De bestaande workflow Sollicitatie (-44) dient ook aangepast te worden als je met onboarden gaat werken. Alle ingewikkelde condities kunnen weg en er zijn nieuwe speciale acties bijgekomen.
Laat je inspireren door de 2 verschillende workflows die AFAS standaard meelevert.
Autoriseer de nieuwe functionaliteit onboarden (als je niet met de standaard autorisatierollen van AFAS werkt).
Richt daarnaast ook de autorisatiefilters op sollicitatie en sollicitant in.
Lees hier meer.
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Draaiboektaak aanvullende gevens sollicitant | Draaiboektaak | De draaiboekregel Aanmaken aanvullen gegevens is standaard gevuld in de template. |
| Matchen | Onboarden profielen | Standaard staat matchen aan in de onboardings profielen. |