Ordermanagement

Van offerte tot factuur.

Visie

De klant staat centraal, maar we mogen de leverancier niet vergeten. Ordermanagement heeft alles te maken met inkoop, verkoop, voorraad en productie van goederen. In Profit is het volledige proces vast te leggen. Door dit goed in te richten heb je grip op je inkopen, omdat deze geïntegreerd zijn met je verkopen.


Uitgangspunten:

  • Alle orderstromen geborgen.
  • Automatische inkoopprocessen.
  • Informatie via de dashboards.
  • Bepaal zelf welke stromen je gebruikt.
  • Eenmalige vastlegging.

1. Inkoop

Voordat je goederen kunt verkopen, moeten deze eerst ingekocht worden. Het volledige inkoopproces is geborgen in Profit. Denk hierbij aan het maken van een inkooporder vanuit een aanvraag, offerte of bestelvoorstel. Bij binnenkomst van de goederen kan een ontvangst gemaakt worden en kan uiteindelijk de binnenkomende inkoopfactuur ook beoordeeld en betaald worden.

Is er sprake van de inkoop van diensten? Dan zul je hiervan geen ontvangst registreren, maar zal een inkoopverplichting aangegaan worden. Zodra de inkooporder gemaakt is, wordt hier (al dan niet na goedkeuring) direct een verplichting van aangemaakt, zodat de inkoopfactuur snel betaald kan worden.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Hoe verloopt het inkoopproces binnen de organisatie?
  • Wie zijn betrokken in het inkoopproces?
  • Welke soorten inkopen zijn er? Goederen of Diensten, of beide?

2. Verkoop

Bij het verkopen van artikelen kunnen meerdere stappen doorlopen worden. Op deze manier kan een offerte uiteindelijk omgezet worden naar een verkoopfactuur. Hierbij komt ook een verkooporder kijken en een pakbon om de voorraad af te boeken. Het is ook mogelijk om met een balie-/directfactuur te werken, hierbij wordt de voorraad direct afgeboekt.
 

 

 Voorbereidingen voor de workshop

  • Hoe verloopt het verkoopproces binnen de organisatie?
  • Wie zijn betrokken in het hele verkoopproces?
  • Welke informatie staat er op de verkooporder/pakbon/factuur?

3. Voorraad

Met voorraad kun je goederen ontvangen na inkoop en inpakken en leveren na verkoop. Goederen kunnen ook verplaatst worden tussen verschillende magazijnen. Hiermee houd je als organisatie inzichtelijk hoeveel goederen waar en wanneer liggen. Het is ook mogelijk om de voorraad financieel te maken, hiermee journaliseer je de voorraad in de financiële administratie.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop 

 

  • Wordt er voorraad bijgehouden?
  • Wordt de voorraad bijgehouden op verschillende locaties?
  • Moet de voorraad ook gejournaliseerd worden?
  • Hoeveel voorraad-administraties zijn er?

4. Productie

 

Via het productieproces kun je van verschillende grondstoffen of artikelen een nieuwe artikel maken. Produceer je vaker hetzelfde artikel, dan leg je het vast via een samengesteld artikel.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Hoe verloopt het productieproces binnen jullie organisatie?
  • Welke informatie staat op de productieorder/-bon?
  • Welke artikelen worden er geproduceerd en vanuit welke artikelen/grondstoffen?

5. Intercompany

(Optioneel)

 

Met intercompany handelt Profit het in- een verkoopproces tussen administratie geautomatiseerd af. Je gebruikt dit wanneer je inkoopt en verkoopt tussen de eigen voorraad en administraties.

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke situaties met betrekking tot intercompany kennen jullie binnen de organisatie?
  • Hoe verloopt het proces van intercompany bij jullie organisatie?
  • Tussen welke administraties is er sprake van intercompany?

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?