Outsite

Je website.


Stempel voor aanvullende inrichting in de templateomgeving



Introductie


Iedere organisatie heeft een eigen website, waarop je veel informatie wilt delen met de buitenwereld. Dat zijn vaak onbekende of anonieme gebruikers. Het is je digitale etalage. Uiteraard wil je de klanten of sollicitanten op een afgeschermd deel van de site van meer informatie voorzien. Dat doe je op de zogenaamde klantportal. Je moet daar een inlog en wachtwoord hebben. Binnen Profit beschik je over een Outsite portal voor het algemene stuk en een aantal portalen waar je moet inloggen om gegevens te kunnen zien. De webmaster van de organisatie zorgt voor de opmaak en inrichting van de site, je bent dan sitebeheerder. De site onderhouden doe je met de functionaliteit de wij sitebeheer noemen.


Voordelen:

  • Gekoppeld aan Profit, zodat de gegevens uit de backoffice gebruikt kunnen worden.
  • Opmaak volledig zelf te regelen.
  • Ook een afgeschermd deel van de site is in te richten.



Dossieritems insturen In-en OutSite

Kracht van workflows

Alles voor de site


Voorbereiding


  • Controleer of de OutSite portal al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je direct de weblocatie koppelen. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant


  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.




Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:





Wat richt je in.

OutSite portal met klantportal

Met behulp van onderstaande stappen creëer je een OutSite portal. Gebruik een kopie  van een bestaande meegeleverde site en zorg voor een mooie opmaak. Omdat het een portal betreft waarop je klanten laat inloggen is het mooi om dezelfde stijl als de website te kiezen.

1. OutSite


Maak een nieuwe OutSite site door een bestaande over te nemen en aan te vullen. 

Lees hier meer.

2. Autorisatie


Naast de openbare pagina's op je website kun je ervoor kiezen om bepaalde pagina's achter een inlog te plaatsen. Dat noemen we een klantportal, waarbij je de toegang en rechten koppelt aan contacten op het tabblad Outsite autorisatie. Er zijn drie standaard toegangsrollen beschikbaar, beheerder, medewerker en sollicitant.

Lees hier meer.

3. Mijn gegevens


De klant kan zijn eigen gegevens onderhouden en bepalen welke contacten er toegang krijgen tot deze portal.

Dossieritem met workflow


Binnen het afgeschermde deel van de website kun je gebruik maken van workflow gestuurde dossieritems, zodat digitaal communiceren met de ingelogde gebruikers mogelijk is. Hieronder een paar voorbeelden. 

1. Servicemelding


Wil je een melding maken voor onze klantenservice.


2. Klacht


Als er iets niet goed verlopen en de leverancier wil dit kenbaar maken.

Een prachtige kans om te gebruiken voor procesverbetering.  


3. Stel je vraag


Soms is een klacht niet de juiste benaming en heeft de leverancier gewoon een vraag.


Documentsjabloon

Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuwsoverzicht. 

1. Documentsjabloon


Je voegt het documentsjabloon toe in Profit.

Voor dit sjabloon stel je het volgende in:

  • Beschikbaar op OutSite
  • Toelichting
  • Bestand koppelen
  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren
  • Workflow document beoordelen

Lees hier meer.

2. Autorisatie


Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:

  • Lezers - Medewerker
  • Auteurs - Autorisatiegroep [  ]
  • Beoordelaars - Autorisatiegroep [  ]

Lees hier meer.

3. Activeren


Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in OutSite moet je dit sjabloon activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

Inrichting van je site

We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanko pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze wordt het visitekaartje van het bedrijf.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kunt insturen. 

1. Portalpagina


Deze pagina wordt je visitekaartje van het bedrijf. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!

Lees hier meer.

2. Overzichten maken


Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.

In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn. 

Lees hier meer.

3. Plaatsen op je site


Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat de gebruikers deze pagina weten te vinden!

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?