Wat ga je verzenden?
De bon die op het pakje zit noemen we de pakbon. Het is ook de bon die je kunt gebruiken om alle bestelde artikelen te pakken uit het magazijn. De volgorde van de regels is dan erg belangrijk, want dan wil je de loopvolgorde door het magazijn hebben. Je kunt de pakbonnen aanmaken vanuit een order, maar je kunt ook vanuit de pakbonnen alle orderregels genereren die je kunt leveren. Deze laatste methode zul je gebruiken als de orders vanuit het magazijn gepakt moeten worden. Werk je met gewenste leverdatum op de order, dan kun je de pakbonnen ook per gewenste leverdatum genereren. Je stelt per verkooprelatie de voorwaarden in voor de levering. Nadat de pakbonnen zijn ingepakt kun je ze gereedmelden voor de facturering.
Daarnaast heb je nog een methode, namelijk crossdocking. Daar werken de inkooporder en de verkooporder nauw samen. Je maakt daar het besteladvies en de inkooporders aan op basis van de verkooporder. Als dan de goederenontvangst aan de inkoopzijde wordt gedaan kan er na bevestiging automatisch een pakbon worden gegenereerd voor levering aan de klant. Ook deze kun je direct gereedmelden zodat ze gefactureerd kunnen worden.
Daarnaast heb je nog een methode, namelijk dropshipping. Hierbij is er ook een koppeling tussen de verkooporder en de inkooporder en wordt de levering van de goederen direct vanuit de inkoopleverancier naar je klant geleverd. Je boekt de goederenontvangst als je van de leverancier hoort dat de goederen verzonden worden. Je maakt direct een pakbon aan vanuit de goederenontvangst. Door deze direct gereed te melden kan de facturering ook plaatsvinden.
Als je veel pakketten te versturen hebt en je wilt ook met track and trace-code werken is er een koppeling met transsmart mogelijk. Daarmee kun je je zending digitaal voormelden bij diverse vervoerders en wordt de track and trace-code automatisch toegevoegd aan de pakbon.
Crossdocking | Afwijkend contact | Verzending digitaal aanmelden |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Bepaal je optimale proces voor de levering aan je klanten. Er zijn diverse mogelijkheden, bepaal welke je gaat gebruiken. Zelfs het pakken van meerdere orders tegelijk en gebruik maken van een picklist is een optie.
Hoe ga je om met retouren? Deze komen weer in de voorraad als je het aantal negatief invoert. Wil je dat, of boek je dat in een retourenmagazijn?
Binnen het profiel stel je de lay-out van de pakbon in en het berichtsjabloon waarmee deze wordt verzonden.
Je geeft daar ook op of de orders wilt verzamelen op de pakbon. Laat je dat vinkje uit, dan komt er van elke order ook een pakbon.
Standaard heb je de beschikking over een pakbon boekingslay-out.
Maak op basis van deze een nieuwe aan als je van de standaard wilt afwijken. Denk daarbij met name aan de algemene instellingen in de boekingslay-out.
Voor voorkeurswaarde in de veldinstellingen gebruik je de rechtermuis op het veld zelf.
De meegeleverde standaardlayout is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.
Uiteraard moet je dan wel je nieuwe lay-out koppelen in het verkooprelatieprofiel.
Binnen de verkooprelatie geef je aan welk profiel de relatie heeft. Werk je maar met één profiel, zet die dan als standaardwaarde in het veld verkooprelatieprofiel.
De leveringsconditie is belangrijk om te bepalen wat je gaat doen als niet al de bestelde artikelen geleverd kunnen worden.
Uiteraard wordt de pakbon via de mail naar de klant verzonden. De opmaak van deze mail regel je in het berichtsjabloon.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Grootboekrekeningen | Voor de journalisering van de geld- en de goederentransacties heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening. | Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze. |
2. Artikelgroepen | De schakel tussen de artikelen en het grootboek. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
3. Artikelen | Je volledige assortiment leg je vast in artikelen. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
4. Verkooprelaties | De klanten waaraan je artikelen verkoopt. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
5. Lopende pakbonnen | Bij de start van het jaar moet je weten wat je gaat doen met lopende pakbonnen. Zorg je ervoor dat er geen lopende pakbonnen zijn, zodat je blanco kunt starten of moet je de lopende pakbonnen handmatig invoeren. | Voer een test in de testomgeving uit en zorg dat je geen lopende pakbonnen hebt op het moment van starten. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Pakbon | Berichtsjabloon | Voor het mailen van de pakbon naar de klant. |
Pakbon | Layout | Standaard opgemaakt met afbeelding, NAW-gegevens. |
Artikelgroepen | Data | Er zitten artikelgroepen met daaraan gekoppelde grootboekrekeningen in.
|