Personeelszaken

Stop liefde in je medewerkers, dan stoppen zij vanzelf deze liefde in jouw klanten.


Stempel voor aanvullende inrichting in de templateomgeving



Introductie


Met Profit heb je natuurlijk al alle mogelijkheden om alles omtrent je medewerkers digitaal te regelen. 
Personeelszaken mag hier natuurlijk niet achterblijven. Wij vinden het enorm belangrijk dat personeelszaken benaderbaar is voor medewerkers. 
Op deze pagina hopen we je hiervoor ideeën mee te geven en hoe je een digitaal gezicht kan geven aan deze mooie afdeling. 


Voordelen:

  • Éen plek waar je alle informatie over medewerkers kunt plaatsen
  • Personeelszaken wordt leuk en benaderbaar!
  • Administratie wordt minimaal


Dossieritems insturen In- en OutSite

Kracht van workflows



Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Type dossieritem
    Controleer of het type dossieritem Aanvraag HR al bestaat in je omgeving. In dit geval is de inrichting op de pagina waarschijnlijk al voor je gedaan vanuit de template waarop je gestart bent. 

Tip van de consultant



Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.




Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:




Wat richt je in.


Dossieritem met workflow

Met behulp van onderstaande stappen creëer je een workflow die door medewerkers kan worden ingestuurd. Ingestuurde workflows komen terecht bij personeelszaken.  

1. Dossieritem


Je voegt het type dossieritem Aanvraag HR toe in Profit. 

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Verantwoordelijke
  • Toelichting
  • Bestand koppelen
  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren

Lees hier meer.


2. Bestemming


De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

  • Medewerker (verplicht)

Lees hier meer.

3. Workflow


Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Aanvraag HR na te bouwen of als basis te gebruiken.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie


Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

  • Eén combinatie zonder kenmerk met koppeling naar workflow uit vorige stap.

Lees hier meer.


5. In & OutSite


Je kunt het type dossieritem ook in InSite insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op: "Aanvragen HR". 

Lees hier meer.

6. Vrije velden


Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Vrije velden.

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Lees hier meer.

7. Profielen


Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Profielen.

Je gebruikt profielen om voorkeurswaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Lees hier meer.

8. Activeren


Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Aanvragen HR activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie


Ons advies is om de standaard rol HR-advies te gebruiken, waar je onderstaande autorisatie aan kunt toekennen:

  • Filterautorisatie
  • Pagina's InSite / OutSite


Documentsjabloon

Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuws overzicht bij de juiste medewerkers terecht. Zowel via InSite als via AFAS Pocket. 

Tip: Maak een documentsjabloon aan voor je personeelshandboek. Alle documenten die je hierin deelt kun je beschikbaar maken voor de juiste medewerkers. Dus geen papieren handboek meer of in PDF-vorm. Gewoon mooie interactieve pagina's waar je alles terug kunt vinden.
Om je een druk te geven, bekijken de werkwijzer van AFAS eens: afas.nl/werkwijzer.

1. Documentsjabloon


Je voegt het documentsjabloon HR Bericht toe in Profit.

Voor dit sjabloon stel je het volgende in:

  • Beschikbaar op InSite
  • Toelichting
  • Bestand koppelen
  • Workflow document beoordelen

Lees hier meer.


2. Autorisatie


Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:

  • Lezers - Medewerker
  • Auteurs - HR-advies
  • Beoordelaars - HR-advies

Lees hier meer.

3. Activeren


Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Aanvragen HR activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

Inrichting van je site

We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portal pagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze wordt het visitekaartje van de HR afdeling.
Denk hierbij aan het tonen van je HR nieuwsberichten en je digitale personeelshandboek. 

1. Portalpagina


Deze pagina wordt je visitekaartje van HR. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als HR wilt uitstralen!

Lees hier meer.

2. Overzichten maken


Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.
In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn. 

Lees hier meer.

3. Plaatsen op je site


Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over HR. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat medewerkers deze pagina weten te vinden!

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?