Wie mag de workflow goedkeuren en tot welk bedrag?
Als je de goedkeuring van de inkoopfactuur door meerdere medewerkers wilt laten uitvoeren afhankelijk van het bedrag, dan is het werken met een procuratieschema de oplossing. De instelling over hoe je het schema vastlegt doe je op omgevingsniveau, de grensbedragen van de goedkeuring leg je vast per administratie. De procuratie loopt vanaf de eerste beoordelaar tot de laatste. Behalve specifieke medewerkers kun je ook door groepen laten beoordelen. Als je werkt met het procuratieschema worden de facturen met de hoogste bedragen door veel medewerkers geaccordeerd en komen de kleine facturen niet allemaal bij de directeur in zijn/haar takenlijst om goed te keuren. Neem in het schema de budgethouder niet mee. Deze geeft een goedkeuring op de factuur, maar is een aparte verantwoordelijke die bij het beoordelen gebruikt kan worden. De uitgaven gaan immers ten laste van zijn/haar budget.
Procuratieschema | Werken met inkoopaanvragen |
Maak gebruik van de standaardfunctionaliteit met procuratieschema, zodat je ervoor zorgt dat de verantwoordelijke voor de inkoopfactuur automatisch ontstaat door de juiste financiële boeking.
Deze moet je eerst instellen, omdat ze niet meer gewijzigd kunnen worden als er procuratieregels aanwezig zijn.
Je bepaalt de grondslagen voor de omgeving. Je kunt maximaal 3 grondslagen instellen.
Bijvoorbeeld op grootboek(1), vestiging(2) en afdeling(3). Je stelt dit in bij de instellingen van financieel.
Lees hier meer.
Per administratie bepaal je op welke grensbedragen je de procuratie wilt toepassen. Er kunnen maximaal 9 grensbedragen worden ingevoerd. Bedenk wel dat als je deze allemaal vult en bij de procuratieregel elke beoordelaar of groep vult, je de factuur door 10 medewerkers laat goedkeuren. Dat is voor de snelheid in het goedkeuringsproces wellicht niet wenselijk.
Per administratie kun je nu voor alle voorkomende combinaties van de grondslagen medewerkers of groepen koppelen aan de juiste bedragen.
Bij de kenmerkcombinatie voor het dossieritem van de inkoopfactuur (-5) moet je wel de workflow koppelen inclusief het procuratieschema.
Naast de inkoopfactuur wordt deze workflow ook gebruikt bij de inkoopaanvraag, inkoopofferte en inkooporder.
Deze is volledig ingericht inclusief conditionele afhandeling. Voor meer informatie over de workflow inkoopfactuur klik hier.
(optioneel)
Het kan zijn dat er naast de beoordelaars ook een budgethouder moet accorderen. Je geeft een budgethouder op per grootboekrekening of verbijzonderingscode, afhankelijk van de instellingen op het tabblad budget van de administratie-instellingen. Daar geef je op of er gebudgetteerd moet worden op de verbijzondering en dan kan je instellen dat er een budgethouder per verbijzondering ingevuld wordt.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van de onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
1. Grootboekrekeningen | Voor het vastleggen van het procuratieschema maak je gebruik van de grootboekrekeningen. In de standaardtemplate zijn al grootboekrekeningen aanwezig. | Zorg ervoor dat het te gebruiken grootboekschema door de financieel verantwoordelijke wordt aangeleverd. |
2. Verbijzonderingen | Je hebt de verbijzonderingscodes nodig op het moment dat het procuratieschema per verbijzondering wordt bepaald. | Zorg ervoor dat de te gebruiken verbijzonderingen door de financieel verantwoordelijke wordt aangeleverd. |
3. Medewerkers/groepen | Op de procuratieregel wordt een medewerker of groep gekoppeld aan het grensbedrag. | Deze wordt door de HRM verantwoordelijke opgevoerd. |
4. Procuratieschemaregel | Per administratie, per grootboekrekening en eventueel per verbijzondering is er een regel met op elk grensbedrag een medewerker. Deze kun je op twee manieren opvoeren, namelijk
| Gezien de grote hoeveelheid aan regels wordt er over het algemeen gekozen voor een import. |