Procuratieschema

Wie mag de workflow goedkeuren en tot welk bedrag.



Introductie


Als je de goedkeuring van de inkoopfactuur door meerdere medewerkers wilt laten uitvoeren afhankelijk van het bedrag, dan is het werken met een procuratieschema de oplossing. De instelling over hoe je het schema vastlegt doe je op omgevingsniveau, de grensbedragen van de goedkeuring leg je vast per administratie. De procuratie loopt vanaf de eerste beoordelaar tot de laatste. Hierdoor worden de facturen met de hoogste bedragen door veel medewerkers geaccordeerd en komen de kleine facturen niet allemaal bij de directeur in zijn/haar takenlijst om goed te keuren. Neem in het schema ook het gebruik van de budgethouder mee. Deze moet ook een goedkeuring geven op de factuur, immers de uitgaven gaan ten laste van zijn/haar budget.


Voordelen:

  • Vereenvoudiging van het inboeken van de inkoopfacturen.
  • Beoordelaar ligt vast en hoeft niet gekozen te worden door de administratief medewerker.
  • Vaste route is afgedwongen en bij verlof of verzuim gaat het proces door omdat de vervanger mag accorderen.


 Procuratieschema

Werken met

Voorbereiding


  • Bepaal hoe de procuratie binnen je organisatie is georganiseerd.
  • Bepaal de grensbedragen per administratie.


Tip van de consultant


Maak gebruikt van de standaard functionaliteit met procuratieschema, zodat je ervoor zorgt dat de verantwoordelijke voor de inkoopfactuur automatisch ontstaat door de juiste financiële boeking.

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in

1. Grondslagen


Deze moet je eerst instellen, omdat ze niet meer gewijzigd kunnen worden als er procuratieregels aanwezig zijn.

Je bepaald de grondslagen voor de omgeving. Je kunt maximaal 3 grondslagen instellen.

Bijvoorbeeld op grootboek(1), vestiging(2) en afdeling(3). Je stelt dit in bij de instellingen van financieel.

Lees hier meer.

2. Grensbedragen


Per administratie bepaal je op welke grensbedragen je de procuratie wilt toepassen. Er kunnen maximaal 9 grensbedragen worden ingevoerd. Bedenk wel dat als je deze allemaal vult en bij de procuratieregel elke beoordelaar vult, je de factuur door 10 medewerkers laat goedkeuren. Dat is voor de snelheid in het goedkeuringsproces wellicht niet wenselijk.

3. Regels


Per administratie kun je nu voor alle voorkomende combinaties van de grondslagen medewerkers koppelen aan de juiste bedragen.

4. Workflow


Bij de kenmerkcombinatie voor het dossieritem van de inkoopfactuur (-5) moet je wel de workflow koppelen inclusief het procuratieschema.

Naast de inkoopfactuur wordt deze workflow ook gebruikt bij de inkoopaanvraag.

Deze is volledig ingericht inclusief conditionele afhandeling. Voor meer informatie over de workflow inkoopfactuur klik hier.


5. Budgethouder


(optioneel)

Het kan zijn dat er naast de beoordelaars ook een budgethouder moet accorderen. Je geeft een budgethouder op per grootboekrekening of verbijzonderingscode, afhankelijk van de instellingen op het tabblad budget van de administratie-instellingen. Daar geef je op of er gebudgetteerd moet worden op de verbijzondering en dan kan je instellen dat er een budgethouder per verbijzondering ingevuld wordt.

Lees hier meer.

6. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van de onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Dashboards actief
  • Berichtsjabloon in orde
  • Rapportlay-out aangepast en getest



Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je omgaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Voor het vastleggen van het procuratieschema maak je gebruik van de grootboekrekeningen.In de standaard template zijn al grootboekrekeningen aanwezig.

Zorg ervoor dat het te gebruiken grootboekschema door de financieel verantwoordelijke wordt aangeleverd.

2. Verbijzonderingen

Je hebt de verbijzonderingscodes nodig op het moment dat het procuratieschema per verbijzondering wordt bepaald.

Zorg ervoor dat de te gebruiken verbijzonderingen door de financieel verantwoordelijke wordt aangeleverd.

3. Medewerkers

Op de procuratieregel wordt een medewerker gekoppeld aan het grensbedrag. 

Deze wordt door de HRM verantwoordelijke opgevoerd.

4. Procuratieschemaregel

Per administratie, per grootboekrekening en eventueel per verbijzondering is er een regel met op elk grensbedrag een medewerker. Deze kun je op twee manieren opvoeren, namelijk 

  1. Handmatig
  2. Importeren

Gezien de grote hoeveelheid aan regels wordt er over het algemeen gekozen voor een import.


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. de standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?