Projectadministratie

De spil van het werken met projecten.



Introductie


De kern van de projectadministratie bestaat uit de stamgegevens van projecten. Je kunt projecten koppelen aan opdrachtgevers (organisaties / personen) waardoor het mogelijk is de geboekte kosten door te belasten via de projectfacturering. Je kunt ook projecten toevoegen zonder deze koppeling (interne projecten); deze projecten gebruik je om niet-declarabele uren te boeken zodat je toch een sluitende urenregistratie bij kunt houden.

Cumulatieven en dossier
Vanuit de projecten kun je ook de verschillende mutaties (voorcalculatie, nacalculatie en facturering) vergelijken. Hiervoor worden cumulatieven bijgehouden.

Ook kun je per project een digitaal dossier bijhouden. In dit projectdossier kun je notities, afspraken en documenten vastleggen.

Projectstatus
Op het project is het veld Status beschikbaar. Dit veld geeft je inzicht in welke status een project zich bevindt. Per meegeleverde projectstatus is ingesteld wat een gebruiker mag aanmaken. Bij de status Realisatie mag je bijvoorbeeld alles aanmaken, van inkooporder tot projectboeking, maar bij de status Afgerond alleen nog projectboekingen.
Het veld Projectstatus is vanuit zelf in te richten workflows te muteren. Zo kun je bijvoorbeeld bij een getekende order workflow de status omzetten naar Realisatie. Of een project afmelden op basis van een gestarte workflow vanuit een signaal. 


Voordelen:

  • Altijd inzicht in projecten.
  • Digitaal dossier makkelijk te raadplegen.
  • Middels projectstatus snel inzicht in de status van een project en het toestaan van bepaalde boekingen. 


Lees meer over onderstaande deelthema's


1. Projectgroep


Je gebruikt projectgroepen om projecten in te delen, bijvoorbeeld voor het groeperen van gelijksoortige projecten. Je kunt hiervan gebruikmaken bij het samenstellen van rapporten. Daarnaast kun je de projectgroepen toepassen als grondslag voor de bepaling van tarieven, geldigheidscombinaties en voor de journalisering van projectfacturen.

Er is geen vaste definitie te geven van projectgroepen. Omdat iedere organisatie een eigen definitie van projecten heeft, kunnen er tal van projectgroepen zijn.

2. Projectprofiel


Je kunt met een projectprofiel het gedrag van velden en de voorkeurwaarden van een aantal gegevens van een project vastleggen. Je legt hiermee een soort basisproject met een basisinrichting vast. Hiermee versnel en vereenvoudig je het toevoegen van gelijksoortige projecten.

Een projectprofiel bevat een context. In een context leg je een set van veldinstellingen vast voor projecten, waarmee je de voorkeurwaarde van een veld en het 'gedrag' (alleen lezen, verplicht etc.) kunt bepalen.

3. Project


Een project is de spil van je projectadministratie. Je koppelt alle projectmatige factoren, zoals bestede uren, verkoopprijzen, uitgevoerde werkzaamheden, debiteuren etc., aan een project. In de nacalculatie boek je de werkelijke kosten, waaronder de verbruikte uren.

Uiteindelijk zorgt een project voor informatie over kosten, bestede uren, opbrengsten etc. Een goede projectadministratie geeft inzicht in het verloop van werkzaamheden en de financiële situatie.

4. Projectfase


Je kunt een project opdelen in fasen. Een fase geeft aan in welk stadium een project zich bevindt. Deze fasering kun je vervolgens toepassen in de voor- en de nacalculatie waardoor je inzicht krijgt in de gebudgetteerde kosten en de werkelijke kosten per projectfase.

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?