Van planning tot projectdossiers en van de urenregistratie tot facturatie.
Een goede projectadministratie is cruciaal voor je organisatie. Een project dient vaak als kapstok voor activiteiten die binnen je organisatie plaatsvinden. Dit kunnen opdrachten zijn die je voor klanten uitvoert, of interne projecten waarin je uren en/of kosten wilt bijhouden. Binnen een project begroot je uren en kosten die je verwacht te maken, schrijven medewerkers hun uren, belast je kosten door vanuit inkomende facturen en factureer je de dienst of uren naar je klanten. Daarnaast kun je een project opdelen in verschillende fases en kun je projecten via hoofd- en deelprojecten aan elkaar koppelen.
Omdat een project dient als kapstok voor de organisatie, kun je projecten integreren met andere modules in Profit. Een aantal voorbeelden:
In HRM/Payroll kunnen verlof- en verzuimboekingen op een project geboekt worden om de vrije dagen van een medewerker in de nacalculatie van een medewerker te verwerken. Ook kunnen declaraties op een specifiek (klant)project geboekt worden. Daarnaast kunnen tijd voor tijd uren vanuit de projectadministratie weer verwerkt worden in de HRM- & Payrolladministratie.
Werk je met voorraadartikelen en wil je geleverde producten op je project tonen? Dan kan de pakbon vanuit Ordermanagement aan het project gekoppeld worden. Hierdoor wordt de pakbon in de nacalculatie van het project geboekt. De verdere afhandeling (als de artikelen nog gefactureerd moeten worden) vindt dan vanuit de projectadministratie plaats.
De projectmodule biedt een scala aan mogelijkheden die door verschillende afdelingen binnen je organisatie gebruikt kunnen worden. Vanuit onze visie vinden we het daarom belangrijk dat je vanuit het project veel inzicht kunt krijgen. Vanuit de projectadministratie is het daarom mogelijk om op verschillende dwarsdoorsnedes inzicht voor je organisatie te verschaffen, zonder dat hier gegevens uit andere administraties zoals de financiële administratie nodig zijn.
Omdat je de projectadministratie kunt gebruiken voor verschillende doeleinden, is het van belang om van tevoren goed na te denken over de vormen die voor jouw organisatie van toepassing zijn. Categoriseer je projecten dus in verschillende groepen, zodat je ze in Profit ook uit elkaar kunt halen.
In Profit gebruiken we projectgroepen die je zelf kunt definiëren. Denk hierbij aan bijvoorbeeld ‘Verlof & Verzuim projecten’, ‘Interne projecten’, ‘Consultancy of advies projecten’, ‘Implementatie projecten’ en ga zo maar door. Aan elk project koppel je een projectgroep.
Het aanmaken van een nieuw project wil je zo snel en makkelijk mogelijk laten verlopen, zonder dat nagedacht hoeft te worden over elk veld dat beschikbaar is binnen een project. Hiervoor gebruiken we in Profit projectprofielen. In een projectprofiel bepaal je welke gegevens belangrijk zijn voor een project. Deze informatie maak je zichtbaar, terwijl overbodige informatie niet zichtbaar is in het project. Bij het aanmaken van een project kies je het gewenste projectprofiel om zo efficiënt mogelijk een nieuw project aan te maken.
Naast de gegevens die je binnen een project wilt tonen, kun je in een projectprofiel standaard projectfases opnemen, een standaard voorcalculatie laten generen en een standaard termijnschema voor termijnfacturen bepalen. Dit kan handig zijn als je binnen projecten telkens dezelfde projectfasering gebruikt, of wanneer je het prettig vindt om direct een standaard voorcalculatie te laten genereren om je uren of kosten te begroten. Als je projecten via een standaard termijnschema factureert kun je deze dus direct in je projectprofiel opnemen.
Ook kun je ervoor kiezen om projecten te laten beoordelen via een workflow. Het nieuwe project moet dan eerst goed gekeurd worden, voordat het project in de projectadministratie wordt toegevoegd. Dit kan van pas komen als je de workflow wilt gebruiken voor een overdracht tussen verschillende afdelingen binnen je organisatie.
Je kunt projecten gebruiken om eenvoudige opdrachten voor je klanten uit te voeren, maar vaak zijn projecten een stuk complexer. Daarom kun je binnen een project gebruik maken van een projectfasering. Het gebruik van projectfases biedt je de mogelijkheid om een grote en complexe opdracht overzichtelijk te houden. Projectfases kun je opnemen in een projectprofiel, maar je kunt fases ook toevoegen nadat je een project hebt aangemaakt.
Je kunt de fases in je project voor de volgende doeleinden gebruiken:
Projecten worden vaak uitgevoerd door een projectteam met verschillende medewerkers. Aan een project koppel je niet alleen een interne projectleider die verantwoordelijk is voor het project, maar ook andere teamleden die bij het project betrokken zijn. Dit kunnen medewerkers zijn of externe contacten van de klant of andere organisaties. Ook kun je een externe projectleider vastleggen op het project.
Afhankelijk van de teamrol die een medewerker binnen een project heeft kunnen teamleden project raadplegen en wijzigen. De teamrollen zijn ook beschikbaar in workflows, zodat je taken kan toewijzen aan een of meerdere teamleden binnen een project. Zijn de standaard teamrollen niet voldoende? Dan voeg je extra teamrollen toe die je binnen een project kunt gebruiken.
Je kunt met de voorcalculatie binnen een project eenvoudig een begroting maken voor de uren, materialen en overige kosten die je verwacht te realiseren. De voorcalculatie kun je gebruiken voor een offerte richting je klant, maar je kunt de voorcalculatie ook gebruiken om je uren en kosten in te plannen.
In de regels van de voorcalculatie kun je begroten voor bepaalde projectfases of specifiek voor een (of meerdere) medewerkers een urenbegroting opstellen. De voorcalculatieregels vergelijk je vervolgens met de realisatie, oftewel de nacalculatie. Hierdoor kun je meerdere vergelijkingen maken, dan alleen op een totaalbedrag of een totaal aantal uur.
Als je met projecten werkt, heb je de mogelijkheid om gerealiseerde uren en kosten op je projecten te boeken. Dit komt terecht in de nacalculatie van het project. De meest toegepaste vorm is het schrijven van uren op projecten door medewerkers. Via InSite of de PocketApp boeken zij uren op verschillende projecten. Daarnaast kan vanuit de integratie met andere modules ook nacalculatie ontstaan. Denk aan declaraties, verlof- of verzuimboekingen, inkoopfacturen of geleverde artikelen.
Je wilt dat medewerkers wekelijks hun uren op orde hebben. Daarom kun je medewerkers aan het einde van de week hun week laten afsluiten. Indien gewenst kun je bij het week afsluiten een roostercontrole laten uitvoeren, zodat medewerkers hun minimale uren ook verantwoorden. Vervolgens kan de projectleider of leidinggevende de uren accorderen of afkeuren als uren niet juist geboekt zijn. Wellicht moet uren na accordering nog door iemand anders gereed gemeld worden. Nadat nacalculatieregels geaccordeerd en gereed gemeld zijn kunnen ze gefactureerd worden (indien van toepassing).
Bij het schrijven van uren wil je de juiste kost- en verkoopprijs laten berekenen. In Profit gebruik je hiervoor tarieven. Tarieven werken net wat anders dan prijzen bij je artikelen. Tarieven kennen namelijk een of meerdere grondslagen, waardoor je bijvoorbeeld per medewerker, item of project een ander tarief kunt laten berekenen.
Profit kent kostprijstarieven en verkooptarieven. De kostprijs berekent je interne tarief en je verkooptarief is het commericiële tarief wat je aan de klant kunt doorbelasten. De grondslagen kunnen voor je kostprijstarief anders zijn dan voor je verkooptarief, waardoor je flexibel bent in het berekenen van je tarieven.
In de projectenadministratie zijn er verschillende facturatiemethoden. Je kunt projecten facturen via een vaste prijs of aanneemsom. Aan de hand van een of meerdere factuurtermijnen factuur je de afgesproken prijs met de klant. Als je op basis van realisatie of regie factureert, dan zet je nacalculatieregels om in een factuur. Een combinatie van regie en vaste prijs binnen een project is ook mogelijk, je kunt met projectfases een uitzondering maken.
Ook is het mogelijk om een handmatige factuur aan te maken en die aan een project te koppelen. Daarnaast wordt ook de opbrengst uit een abonnement zichtbaar op het project, als je een abonnement koppelt aan een project.
Door de integratie met Profit Financieel kunnen de projectfacturen gejournaliseerd worden naar de financiële administratie. Op deze manier komt de opbrengst op de juiste grootboekrekeningen en verbijzonderingscodes.
Wordt de omzetrekening bepaald aan de hand van je projectgroep, of op basis van de uren, kosten of producten die je factureert?
Je kunt de kosten en opbrengsten die je in de nacalculatie boekt per project doorboeken naar de balansrekeningen, dit noemen we de OHW integratie. Er zijn kosten gemaakt en/of opbrengsten gefactureerd. Deze neem je op een bepaald moment op in je resultaat.
Met de intercompany functionaliteit genereer je de facturatie en de bijbehorende journaalposten voor het verbruik en verrekenen van uren, kosten en artikelen tussen verschillende administraties of verbijzonderingscodes.
De projectenmodule bevat een schat aan informatie, daarom bieden de Projecten dashboards veel inzichten in voortgang en resultaten van je projecten. Het dashboard Project geeft inzicht in de voor- en nacalculatie (uren) en doorbelaste bedragen van projecten. Vooral het verloop van de nacalculatie geeft inzicht in de uitvoer van de projecten.
Op de verschillende werkbladen kun je dwarsdoorsnedes maken, bijvoorbeeld een dwarsdoorsnede per projectgroep, projectleider of organisatie. Ook kun je de visualisaties tonen in zowel bedrag of aantal, afhankelijk waarin je geïnteresseerd bent.