Projectmatig werken

Van planning tot projectdossiers en van de urenregistratie tot facturatie.



Introductie


Een goede projectadministratie is cruciaal voor je organisatie. In projecten borg je de projectadministratie in één geïntegreerd systeem. Zo beschikken projectmedewerkers over actuele projectgegevens en projectmanagers over de inzichten via dashboards.

Project
Een project is de kapstok voor budgetten/ planning/ calculaties (via voorcalculatie), nacalculatie, inkoop, facturatie en geeft inzicht in je onderhanden werk positie. Ook is dossiervorming, het werken in projectteams en het vastleggen van tarieven mogelijk.

  • Projectmedewerkers hebben met Project Self Service (PSS) in InSite inzicht in gegevens van projecten, teams en voor- en nacalculatie.
  • De klant participeert als teamlid via de klantportal (OutSite) in het project.
  • De nacalculatie boek je door werksoorten (uren), kosten & artikelen te boeken. 
  • Middels projectprofielen voeg je projecten versneld toe.
  • Uren registreren medewerkers via InSite of AFAS Pocket app.

Integratie
De projecten module kent een vergaande integratie met:

  • CRM  (verkooprelatie & forecast),
  • Abonnementen (periodieke facturering),
  • HRM/Payroll voor verlofboekingen in de nacalculatie en de uitbetaling van uren & declaraties,
  • Ordermanagement boek je pakbonnen in de nacalculatie en registreer je inkoop op het project,
  • Financieel bestaat uit omzet- en eventuele OHW boekingen en het doorboeken van inkoopfacturen in de nacalculatie.


Voordelen:

  • Inzicht in projectresultaten en onderhanden werk positie.
  • Voorcalculatie inzetbaar als offerte, order en/ of planning.
  • Eenvoudig en efficiënt nacalculatie (uren, kosten en artikelen) boeken.
  • Digitale dossiervorming mogelijk.
  • Correspondentie over het project via de portal.
  • Met het dashboards Projecten houd je overzicht over alle externe en interne projecten.


Lees meer over onderstaande deelthema's





1. Projectbeheer


Voor de registratie van uren, eenheden en kosten in de nacalculatie en voor de facturering richt je diverse gegevens in.

Ook doorloop je instellingen om projecten & projectfases (versneld) toe te voegen. 

Je kunt op een zeer flexibele manier de projectenadministratie inrichten. Je maakt bij de implementatie keuzes en overlegt met de verantwoordelijke medewerkers in de organisatie en eventueel met AFAS.


2. Werken in teams


Met de functionaliteit Teams kun je eenvoudig verschillende projectteams voor je projecten vormen. Afhankelijk van de rol in een team kunnen je medewerkers en de contacten van je verkooprelaties ook via InSite en OutSite hun projecten raadplegen en wijzigen. Aan teamrollen kun je via workflows taken toewijzen.

3. Voorcalculatie


Een heldere voorcalculatie zorgt voor transparantie bij jou én de opdrachtgever. Om inzichtelijk te hebben hoeveel uren en materialen er aan een project kunnen of mogen worden besteed, maak je gebruik van de voorcalculatie.

Je maakt de projectplanning en stelt een offerte op voor de klant. Je kunt de voorcalculatie vervolgens als begroting gebruiken voor de forecast, om zo de uren van projecten te managen.

De voorcalculatie is te koppelen aan een forecast.


4. Nacalculatie



Een medewerker accordeert zijn eigen uren waarmee je aangeeft dat je klaar bent met (uren) schrijven en dat het correct is.

De leidinggevende of projectleider (afhankelijk van de inrichting) meldt de nacalculatie gereed waarmee de uren gecontroleerd zijn.

Afhankelijk van de inrichting worden daarmee de uren doorgezet naar de facturatie.

5. Projectfacturatie



In de projectenadministratie zijn er verschillende facturatiemethodes. Je kunt factureren op basis van regie, termijnen (fixed price) en concepten. Ook een handmatige projectfactuur is een optie.

Voor de verschillende facturatiemethodes stel je verschillende zaken in zoals voorkeursinstellingen voor verzamelmethodes, frequenties etc. 

Per factureringsmethode richt je factuurlay-outs, boekingslay-outs en berichtsjablonen in.

Facturatie gaat bij voorkeur digitaal, waarbij je direct de UBL-factuur meestuurt.

6. Journalisering projectfacturen


Voor de journalisering van de facturen in Profit Financieel richt je in hoe Profit de grootboekrekeningen moet bepalen waarop je de omzetbedragen wilt boeken. Je kunt in de instellingen een grondslag voor de omzetboekingen ingeven, anders kijkt Profit naar de grootboekrekeningen die je ingeeft op de integratie- en artikelgroepen.

Ook geef je instellingen in als je werkt met meerdere administraties.


7. Onderhanden werk

(Optioneel)

Je kunt de kosten en opbrengsten die je in de nacalculatie boekt per project doorboeken naar de financiële administratie, dit noemen we de OHW integratie.

Het bedrag aan onderhanden werk dat op de balans staat kun je zien als de 'werkvoorraad': Er zijn kosten gemaakt en/of opbrengsten gefactureerd. Deze neem je op een bepaald moment op in je resultaat. Er zijn verschillende methodes voor het OHW; bijvoorbeeld op basis van gereed project, percentage of completion (POC), etc. 


8. Intercompany

(Optioneel)

Met de intercompany functionaliteit genereer je de facturatie en de bijbehorende journaalposten voor het verbruik en verrekenen van uren, kosten en artikelen tussen verschillende administraties. Ook kun je intercompany journaalposten genereren tussen verschillende verbijzonderingscodes (in te zetten voor kostenplaatsen, afdelingen etc.) binnen 1 administratie.

Je kunt hiervoor afwijkende tarieven vastleggen. 


Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?