Projectmatig werken

Van planning tot projectdossiers en van de urenregistratie tot facturatie.

Visie

Een goede projectadministratie is cruciaal voor je organisatie. In projecten borg je de projectadministratie in één geïntegreerd systeem. Zo beschikken projectmedewerkers over actuele projectgegevens en projectmanagers over de inzichten via dashboards. 
Een project is de kapstok voor je voorcalculatie, nacalculatie, inkoop en verkoop. Ook is dossiervorming, het werken in projectteams en het vastleggen van tarieven mogelijk. 

Uitgangspunten:

  • Projectmedewerkers hebben met Project Self Service (PSS) in InSite inzicht in gegevens van projecten, teams en voor- en nacalculatie. 
  • Integratie met CRM, Abonnementen, HRM/Payroll, Ordermanagement en Financieel. 
  • Middels projectprofielen voeg je projecten versneld toe. 
  • Uren registreren via InSite of AFAS Pocket app. 
  • De klant kan als teamlid via het klantportal (OutSite) bij het project.

1. Project

Voor de registratie van uren en kosten op een project moet de projectenstructuur eerst ingericht worden. Nieuwe projecten en projectaanpassingen kunnen ook beoordeeld worden via InSite. Je kunt projecten onderverdelen in projectgroepen, maar ook meer inzicht verkrijgen met projectfases, statussen en hoofdprojecten.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • In welke groepen zijn de projecten in te delen?
  • Zijn de projecten onder te verdelen in fases of sub-projecten?
  • Wie mag er een nieuw project aanmaken?

2. Werken in teams

Met de functionaliteit Teams kun je eenvoudig verschillende projectteams voor je projecten vormen. Afhankelijk van de rol in een team kunnen teamleden projecten raadplegen en wijzigen. Aan teamrollen kun je via workflows taken toewijzen. 

 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke rollen zijn er binnen een project?
  • Wordt er met vaste teams gewerkt op een project?

3. Voorcalculatie

Je kunt met de voorcalculatie voor een project eenvoudig een begroting van de uren, materialen en eenheden vastleggen. Je kunt de voorcalculatie gebruiken voor een offerte voor je klant, maar je kunt de functionaliteit ook voor intern gebruik toepassen als forecast voor de te plannen uren of kosten.

 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Wordt er een projectbegroting vastgelegd? 
  • Op welk detailniveau wordt er begroot?

4.    Nacalculatie

Als je met projecten werkt, heb je de mogelijkheid om gemaakte kosten, uren en opbrengsten op het project te boeken. Vanuit de integratie met andere modules kan de nacalculatie gevuld worden.

 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke soorten van realisatie kennen je projecten? 
  • Wie mogen er uren boeken? 
  • Moeten de uren goedgekeurd worden?      

5. Projectfacturatie

In de projectenadministratie zijn er verschillende facturatiemethoden. Je kunt factureren op basis van regie, termijnen en concepten. Ook een handmatige projectfactuur is een optie.

 

 

Voorbreidingen voor de workshop

  • Hoe wordt er gefactureerd?
  • Moeten uren rechtstreeks doorbelast worden?
     

6. Journalisering projectfacturen

Door de integratie met Profit Financieel kunnen de projectfacturen gejournaliseerd worden naar de financiële administratie. Op deze manier komt de opbrengst op de juiste grootboekrekeningen en verbijzonderingscodes. 

 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke grootboekrekeningen worden gebruikt voor de projectopbrengsten?
  • Op basis waarvan wordt de grootboekrekening bepaald? 

7. Onderhanden werk

(Optioneel)

Je kunt de kosten en opbrengsten die je in de nacalculatie boekt per project doorboeken naar de balansrekeningen, dit noemen we de OHW integratie. Er zijn kosten gemaakt en/of opbrengsten gefactureerd. Deze neem je op een bepaald moment op in je resultaat.
 

8. Intercompany projecten

(Optioneel)

Met de intercompany functionaliteit genereer je de facturatie en de bijbehorende journaalposten voor het verbruik en verrekenen van uren, kosten en artikelen tussen verschillende administraties of verbijzonderingscodes.
 

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?