Voordat je klant bent maken we ook gebruik van je gegevens.
Nieuwe (verkoop)relaties leg je eenmalig vast met gegevens uit de KvK, waarbij Profit controleert of de relatie al bekend is in CRM. Bij het vastleggen van een nieuwe verkooprelatie voeg je direct een contactpersoon en forecast toe. Vanuit de forecast beheer je de verkoopkans door contactmomenten vast te leggen en offertes op te stellen en te versturen. Op elk moment tijdens het verkooptraject kun je de forecast omzetten naar een project, waarmee de gegevens en voorcalculatie uit de forecast worden meegenomen naar het project.
Uitgangspunten:
Vanuit InSite voeg je een nieuwe verkooprelatie toe. Die doe je op basis van een ‘instuurprofiel’. Dit profiel maakt het makkelijk om een nieuwe relatie toevoegen, doordat je zelf bepaalt welke gegevens je wilt vastleggen. Het profiel zorgt ervoor dat je alleen deze gegevens hoeft in te vullen en dat velden met een standaardwaarde direct ingevuld worden.
Bij het aanmaken van de relatie haal je gegevens op met behulp van een KvK koppeling. Hierdoor hoef je de naw-gegevens van de nieuwe organisatie niet op te zoeken. Profit controleert direct of de relatie al bestaat in Profit. Zo voorkom je dubbele relaties.
Vanuit het instuurprofiel kun je ook direct een contactpersoon en forecast toevoegen. Dit zorgt ervoor dat je direct kunt starten met het verkooptraject. Daarnaast kun je ervoor kiezen om nieuwe verkooprelaties eerst via een workflow te laten beoordelen, voordat ze toegevoegd worden aan je CRM-database.
Om ervoor te zorgen dat je constant nieuwe klanten vindt en ontmoet kun je campagnebeheer inzetten. Per campagne leg je acties vast en selecteer je relaties die je wilt benaderen. Door bij het aanmaken van een nieuwe forecast aan te geven dat de verkoopkans betrekking heeft op de campagne, kun je het rendement van de campagne bepalen.
Vanaf het eerste contact met een prospect leg je alles vast. Dit doe je in een Forecast. Je voegt gespreksverslagen toe via contactmomenten, je stelt een offerte op voor de klant en je kunt andere belangrijke correspondentie vastleggen in het dossier.
Door alle klantaanvragen goed te beoordelen en vast te leggen ontstaat een schat aan informatie. Je hebt niet alleen inzicht in het aantal verkoopkansen, maar ook in welk stadium ze zich bevinden en wat de verwachte kans van slagen is.
De forecast kent een status en een scoringskans. Door de scoringskans aan een status te koppelen, hoef je enkel de status te wijzigen om ook de scoringskans te bepalen. Hierdoor hanteert iedereen dezelfde werkwijze. Daarnaast kun je de verschillende statussen een kleur geven, zodat ze makkelijker te herkennen zijn.
Vanuit de forecast stel je een offerte op voor je prospect of klant. Je geeft aan naar wie de offerte gestuurd moet worden en welke offerte template je wilt gebruiken. Vervolgens geef je aan welke producten en/of diensten je wilt offreren.
De offerte wordt aangemaakt als voorcalculatie en start direct een workflow die je naar eigen wens en smaak kunt inrichten. De voorcalculatie kun je (later) gebruiken in een project.
Vanuit de workflow heb je diverse mogelijkheden. Misschien wil je de offerte template verder opmaken om de klantvraag goed te kunnen beantwoorden. Je kunt de offerte vervolgens laten beoordelen, maar ook laten redigeren door een collega. Ook heb je de mogelijkheid om de offerte direct vanuit de workflow te versturen naar de klant. Je volledige offerteproces vindt digitaal in InSite plaats.
Maak je gebruik van een OutSite portaal? Dan kun je de offerte door de contactpersoon direct digitaal laten ondertekenen.
Vanuit de offerte-workflow heb je de mogelijkheid om geautomatiseerd de forecaststatus aan te passen en kun je bij het sluiten van de workflow ook direct het resultaat van de forecast omzetten in ‘Gesloten en gescoord’ of ‘Gesloten niet gescoord’.
Tijdens het verkooptraject heb je veelvuldig contact met je prospect. Het kan daarom erg waardevol zijn om je contactmomenten vast te leggen in het dossier van de forecast. Met contactmomenten leg je makkelijk en snel vast wie contact heeft gehad met de prospect en met welke contactpersoon. Daarnaast leg je vast wanneer er contact is geweest en in welke contactvorm.
Bij het vastleggen van een contactmoment kun je ook direct bijlagen toevoegen en een gespreksverslag maken. Is er al een volgend contactmoment gepland, dan vul je dat direct in.
Je kunt ervoor kiezen om aan een contactmoment een workflow te koppelen, zodat je opvolging kunt geven aan het contactmoment.
In het Forecast-dashboard krijg je meer inzicht in de contactmomenten die zijn vastgelegd bij de forecasts.
De forecast bevat een schat aan informatie, daarom biedt het Forecast-dashboard veel inzichten in voortgang en resultaten van je verkoopmedewerkers. Het dashboard geeft op het eerste tabblad een samenvatting van het lopende jaar, met een vergelijk naar vorige jaren. Daarnaast is er per resultaat (gescoord, openstaande en niet gescoorde forecast) een eigen tabblad met specifieke inzichten. Ook is er een apart tabblad voor de targets van je sales medewerkers en een apart tabblad voor contactmomenten.
Op het tabblad kun je dwarsdoorsnedes maken, bijvoorbeeld een dwarsdoorsnede per forecastgroep, afdeling of medewerker. Ook kun je de visualisaties tonen in zowel bedrag of aantal, afhankelijk waarin je geïnteresseerd bent.