Prospectfase

Voordat je klant bent maken we ook gebruik van je gegevens.

Visie

Nieuwe (verkoop)relaties leg je eenmalig vast met gegevens uit de KvK, waarbij Profit controleert of de relatie al bekend is in CRM. Bij het vastleggen van de prospect voeg je direct een contactpersoon en forecast toe. Vanuit de forecast beheer je de verkoopkans door contactmomenten vast te leggen en offertes op te stellen en te versturen. Op elk moment tijdens het verkooptraject kun je de forecast omzetten naar een project, waarmee de gegevens en voorcalculatie uit de forecast worden meegenomen naar het project.

Uitgangspunten:

  • Eenmalige vastlegging van relaties en contracten in CRM. 
  • Inzicht in toekomstige omzet door het gebruik van forecasts.
  • Offertes opstellen en versturen vanuit de workflow.
  • Makkelijk sturen op targets.
  • Volledige proces vindt plaats in InSite.

1. Beheer van relaties en prospects

Gebruik van prospects
Niet elke relatie waar je een offerte naar toe stuurt wordt ook daadwerkelijk klant. Je kunt deze (potentiële) klanten al wel inzichtelijk maken door het vastleggen van een prospect. Dit is in Profit een verkooprelatie waarbij het veld ‘Is debiteur’ niet is aangevinkt. Hierdoor kun je de verkooprelatie gebruiken bij een forecast en het maken van een offerte, maar kun je er geen factuur naartoe sturen.

Toevoegen van nieuwe relaties
Vanuit InSite kun je op basis van een ‘instuurprofiel’ makkelijk en snel een nieuwe relatie toevoegen. Het profiel zorgt ervoor dat je alleen de noodzakelijke velden hoeft in te vullen en dat velden met een standaardwaarde direct ingevuld worden.

Bij het aanmaken van de relatie haal je gegevens op met behulp van een KvK koppeling en controleert Profit direct of de relatie al bestaat in CRM. Zo voorkom je dubbele relaties.

Ook kun je vanuit het instuurprofiel direct een contactpersoon en forecast toevoegen en kun je ervoor kiezen of nieuwe relaties eerst via een workflow beoordeeld moeten worden.
 

 

2. Campagnebeheer

Om ervoor te zorgen dat je constant nieuwe klanten vindt en ontmoet kun je campagnebeheer inzetten. Per campagne leg je acties vast en selecteer je relaties die je wilt benaderen. Door bij het aanmaken van een nieuwe forecast aan te geven dat de verkoopkans betrekking heef top de campagne, kun je het rendement van de campagne bepalen.
 


Voorbreidingen voor de workshop

  • Voor welke doeleinden kunnen campagnes ingezet worden binnen je organisatie?

 

3. Forecast

Gebruik van forecasting
Vanaf het eerste contact met een prospect leg je alles vast. Dit doe je in een Forecast. Door alle mogelijke klantaanvragen goed te beoordelen en vast te leggen ontstaat een schat aan informatie. Je hebt niet alleen inzicht in het aantal verkoopkansen, maar ook in welk stadium ze zich bevinden en wat de verwachte kans van slagen is.

Status & Scoringskansen standaardiseren
De forecast kent een status en een scoringskans. Door de scoringskans aan een status te koppelen, hoef je enkel de status te wijzigen om ook de scoringskans te bepalen. Daarnaast werk je met vaste scoringspercentages, zodat iedereen dezelfde werkwijze hanteert. Daarnaast kun je de verschillende statussen een kleur geven, zodat ze makkelijker te herkennen zijn.

Contactmomenten vastleggen
Tijdens het verkooptraject heb je op meerdere momenten contact met je prospect. Deze momenten leg je vast via contactmomenten. Je geeft aan met wie je contact hebt gehad, wanneer je contact hebt gehad en ook wat voor contact je hebt gehad. Daarnaast kun je direct je gespreksverslag bijvoegen en geef je aan wanneer je volgende contactmoment is. Ook kun je ervoor kiezen om de contactmomenten via een workflow te laten afhandelen.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Forecasts kun je verdelen in forecastgroepen, om onderscheid te maken tussen de verschillende verkoopkansen. In welke groepen kun je jullie forecasts verdelen?
  • Welke statussen hanteer je tijdens het verkooptraject en welk scoringspercentage past hierbij?

4. Offerte

Vanuit de forecast stel je een offerte op voor je prospect of klant. Je geeft aan naar wie de offerte gestuurd moet worden, welk rapport of document je wilt gebruiken voor de offerte en welke inhoud je in de offerte wilt hebben. De inhoud en prijs wordt bepaald door de regels die je in de offerte opneemt.

De offerte wordt aangemaakt als voorcalculatie en start direct een workflow die je naar eigen wens en smaak kunt inrichten. De voorcalculatie kun je (later) gebruiken in een project.

Vanuit de workflow heb je diverse mogelijkheden. Je kunt de offerte laten beoordelen, maar ook laten redigeren door een collega. Ook heb je de mogelijkheid om de offerte direct vanuit de workflow om te laten zetten naar een PDF bestand en te mailen naar de contactpersoon van de offerte. Hierdoor vindt het volledige proces digitaal in InSite plaats.

Maak je gebruik van een OutSite portaal? Dan kun je de offerte door de contactpersoon direct digitaal laten ondertekenen.

Vanuit de offerte-workflow heb je de mogelijkheid om geautomatiseerd de forecaststatus aan te passen en kun je bij het sluiten van de workfow ook direct het resultaat van de forecast omzetten in ‘Gesloten en gescoord’ of ‘Gesloten niet gescoord’.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Hoe verloopt het offerteproces in jullie organisatie? Teken dit proces uit.
  • Hoe ziet de offerte eruit die je naar de klant stuurt en hoeveel templates kent je organisatie? Wil je dit in stand houden?
  • Hoe gestandaardiseerd zijn je offerte teksten?

5. Contactmomenten

Tijdens het verkooptraject heb je veelvuldig contact met je prospect. Het kan daarom erg waardevol zijn om je contactmomenten vast te leggen in het dossier van de forecast. Met contactmomenten leg je makkelijk en snel vast wie contact heeft gehad met de prospect en met welke contactpersoon. Daarnaast leg je vast wanneer er contact is geweest en in welke contactvorm.

Bij het vastleggen van een contactmoment kun je ook direct bijlagen toevoegen en een gespreksverslag maken. Is er al een volgend contactmoment gepland, dan vul je dat direct in.

Je kunt ervoor kiezen om aan een contactmoment een workflow te koppelen, zodat je opvolging kunt geven aan het contactmoment.

In het Forecast dashboard krijg je meer inzicht in de contactmomenten die zijn vastgelegd bij de forecasts.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke contactvormen wil je in AFAS kunnen gebruiken bij contactmomenten?
  • Wil je na een contactmoment een workflow starten om het contactmoment op te volgen?

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?