Leg de ambtseed vast met behulp van een workflow!
Binnen de overheid zijn er een aantal functies waarin de medewerker een ambtseed af dient te leggen. Zij beloven hiermee dat ze een aantal (gedrags)regels nakomen. De vastlegging daarvan kan digitaal via de workflow. De medewerker kan het digitaal ondertekenen en vervolgens controleert de personeelsadminsitratie de vastlegging.
Dossieritems insturen In- en OutSite | Kracht van workflows |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Type dossieritem
Controleer of het type dossieritem Ambtseed al bestaat in je omgeving. In dit geval is de inrichting op deze pagina al voor je gedaan vanuit een template omgeving.
Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.
Je voegt het type dossieritem Ambtseed toe in Profit.
Voor dit dossieritem stel je het volgende in:
Lees hier meer.
De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren.
Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:
Lees hier meer.
Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Ambsteed te gebruiken.
De workflow zal eerst ter ondertekening langs de medewerker gaan. Daarna zal de personeelsadministratie het ondertekende document controleren en vastleggen in het dossier.
Lees hier meer.
Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.
Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:
Lees hier meer.
Je kunt het type dossieritem ook in InSite insturen.
Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je de omschrijving in meervoud op: Ambtseden.
Lees hier meer.
Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.
Maak een vinkveld 'Ambtseed' op de functie en een vinkveld 'Ambtseed' op de medewerker.
Via een signaal wordt gekeken naar het vinkveld op de functie, is er een ambtseed nodig. Wanneer deze is aangevinkt wordt met de registratie van de workflow het vinkveld 'ambtseed' op de medewerker aangevinkt.
Lees hier meer.
Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Profielen.
Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.
Lees hier meer.
Met behulp van een signaal wordt de workflow automatisch gestart.
Het signaal is aangemaakt met een filter op het vrije veld op functie 'Ambtseed' Ja en het vrije veld op medewerker 'Ambtseed' Nee. Er wordt verdicht op medewerker, dus wanneer er meerdere functies naar voren komen zal er maar 1 regel getoond worden. Het signaal start een workflow op met de medewerker als bestemming.
Lees hier meer.
Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Ambtseden activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.
Lees hier meer.
Ons advies is om een de rol personeelsadministratie te verreiken met het vrije veld 'Smbtseeed' op medewerkersniveau. De rol HRM applicatiebheer te verreiken met het vrije veld 'Ambtseed' op de functie.
De InSite functionaliteit 'Ambtseden' kan worden toegevoegd aan de autorisatierol 'Medewerker (Profit)'.
Lees hier meer