Service en garantie

Afhandelen van sevice- en garantieaanvragen

 

Introductie

 

Na de oplevering van een woning wil je ook de garantie aanvragen netjes afhandelen.

In deze pagina leggen we je uit hoe je een goede inrichting neerzet voor de Service en Garantie-afdeling door verschillende functionaliteiten te combineren.

Voordelen:

  • Garantieaanvragen beoordelen
  • Direct een werkbon aanmaken
  • Je maakt gebruik van workflows, dus de opvolging van taken in geborgd!

Garantie afhandeling

Garantie inrichting 

 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
 

  1. Type dossieritem
    Controleer of het type dossieritem Garantiemelding al bestaat in je omgeving. In dit geval is de inrichting op deze pagina waarschijnlijk vanuit een template al voor je gedaan.
  2. Werkbonnen
    Zorg voor de juiste werkbonprofielen, met daarbij behorende projectgroep en integratierekeningen, zodat ook de financiele afwikkeling van de werkbon goed in de administatie komt.

Tips van de consultant



Door te werken met meerdere werkbonprofielen kan je er voor zorgen dat een garantiemelding ook gelijk een werkbon kan worden die wel gefactureerd wordt. Zodat je ook de werkzaamheden die buiten de garantie vallen direct kan oppakken.

Vraag een nieuwe demo of template omgeving aan om de inrichting in detail te bekijken.

Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

 

Wat richt je in.

 

Dossieritem met workflow

Met behulp van onderstaande stappen creëer je een workflow die door medewerkers kan worden ingestuurd. Ingestuurde workflows komen terecht bij groep Garantie/Nazorg. Door jezelf als verantwoordelijke in te stellen bij een aanvraag, is onderling goed duidelijk wie welke aanvraag oppakt. 

1. Dossieritem


Je voegt het type dossieritem Garantiemelding toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritems nummeren
  • Verantwoordelijke
  • Vrije velden gebruiken

Lees hier meer.

2. Bestemming


De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

  • Organisatie/persoon(Verplicht)
  • Project (Verplicht)

Lees hier meer.

3. Workflow


Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem kan je zelf een logisch proces bepalen.

4. Kenmerkcombinatie


Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

  • Eén combinatie zonder kenmerk met koppeling naar workflow uit vorige stap.

Lees hier meer.

5. In & OutSite


Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op. 

Lees hier meer.

6. Vrije velden


Voor dit type dossieritem gebruiken we vrije velden, deze velden moeten precies gelijk zijn aan de standaard velden van de werkbon!

Voeg de volgende vrije velden toe:

  • Adres projectlocatie (Tabelkoppeling met adressen)
  • Hoofdproject (Tabelkoppeling met projecten)
  • Opmerking (Memo)
  • Omschrijving (Tekstveld)

Lees hier meer.

7. Profielen


Maak een instuurprofiel voor een garantiemelding. Met daarbij de juiste velden zichtbaar en verplicht

Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Lees hier meer.

10. Signaal


Deze workflow wordt niet gestart door een signaal.

Met behulp van signalen kun je automatisch workflows starten.

Lees hier meer.

8. Activeren


Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Garantiemelding activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie


Ons advies is om een aparte rol Garantie/Nazorg aan te maken, waar je onderstaande autorisatie aan kunt toekennen:

  • Pagina's InSite / OutSite

Extra voordeel: Deze rol kun je direct gebruiken in je workflow, zodat taken direct bij deze gebruikers uitkomen!

Lees hier meer

Inrichting van je site

We hebben nu een mooie workflow beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze moet het visitekaartje worden van de 'afdeling'.
Denk hierbij aan het toevoegen van nieuwe servicemeldingen, maar ook het tonen van lopende aanvragen en lopende werkbonnen. 

1. Portalpagina


Deze pagina wordt je visitekaartje van de afdeling. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!

Lees hier meer.

2. Overzichten maken


Bij het aanmaken van een dossieritem heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen getoond worden.

In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn. 

Lees hier meer.

3. Banners toevoegen


Naast de overzichten wil je ook de mogelijkheid bieden om een nieuwe servicemelding in te sturen. Voeg hiervoor een banner toe met een verwijziging naar het instuurprofiel.

Tevens voeg je op te tonen pagina van de servicemelding een banner toe om een werkbon aan te maken. Deze is nodig om de vrije velden over te nemen uit de aanvraag naar de werkbon.

Lees hier meer.

4. Plaatsen op je site


Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over Service en garantie. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat medewerkers deze pagina weten te vinden!

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?