De basis voor iedere afdeling-, team- of werkgroeppagina
Ieder organisatie is uniek, met eigen afdelingen, teams of werkgroepen. Of het nu gaat om het BHV-team, de personeelsvereniging of de afdeling ICT. Iedere groep binnen de organisatie verdient een eigen pagina op InSite met de mogelijkheid om vragen te stellen, documenten op te stellen, snel de teamleden te vinden en algemene informatie te verstrekken.
Om jou snel in staat te stellen meerdere afdelingspagina's te maken, is het handig om een template pagina te hebben voor afdelingen, welke je kan kopiëren voor iedere afdeling die je maar wilt.
Dossieritems raadplegen en vastleggen | Maak je eerste workflow |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS-consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Template afdeling portal pagina
Controleer of de portal pagina Template afdeling al bestaat in je omgeving. In dit geval is de inrichting op deze pagina al voor je gedaan vanuit een template omgeving.
Bepaal hoe ver je wilt gaan
Ga je echt voor ieder subteam een eigen pagina maken? Of ga je eerst voor de grote groepen, om daarna eventueel verder te specificeren.
Type Dossieritem
Wil je voor deze afdeling een eigen type dossieritem? Of maak je gebruik van het vrije dossieritem Taak voor dat al in veel templates aanwezig is? Een nieuw type dossieritem geeft meer flexibiliteit, maar is ook meer inrichtingswerk!
Door te werken met template pagina's, overzichten en workflows kan je makkelijk uitbreiden en toch een sterke standaard blijven hanteren.
Je voegt het type dossieritem Taak voor toe in Profit.
Voor dit dossieritem stel je het volgende in:
Lees hier meer.
De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren.
Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:
Lees hier meer.
Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om een algemene workflow op te stellen, waarbij je werkt met het toekennen van een verantwoordelijke om de taken binnen het team te verdelen.
Lees hier meer.
Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.
Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:
Lees hier meer.
Je kunt het type dossieritem ook in InSite insturen.
Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je de omschrijving in meervoud op: Aanvragen facilitaire dienst .
Lees hier meer.
Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.
Maak in ieder geval een profiel om de toelichting verplicht te maken en direct met de juiste kenmerkcombinatie in te sturen.
Lees hier meer.
Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Taken voor activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.
Lees hier meer.
Ons advies is om een aparte rol per afdelingt aan te maken, zodat je de workflows naar de specifieke rol kan sturen.
Lees hier meer
Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuwsoverzicht bij de juiste medewerkers terecht. Zowel via InSite als via AFAS Pocket.
Je voegt een documentsjabloon per afdeling toe in Profit.
Voor dit sjabloon stel je het volgende in:
Lees hier meer.
Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:
Lees hier meer.
Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in InSite moet je dit sjabloon activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.
Lees hier meer.
We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze moet het visitekaartje worden van de 'afdeling'. Als je al een eerste template pagina hebt, maak hier dan een kopie van.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kan insturen.
Deze pagina wordt je visitekaartje van de afdeling. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!
Lees hier meer.
Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.
In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn.
Overweeg ook om een kopie te maken van de Medewerkers (basis) pagina, met daarin een filter op de gebruikersgroep. Daarmee kan je gelijk alle medewerkers van de afdeling tonen.
Lees hier meer.
Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is voor de afdeling. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat medewerkers deze pagina weten te vinden!
Lees hier meer.