Richt je uitstroomprocessen in voor een georganiseerd afscheid.
Het vertrek van een medewerker is nooit leuk, maar het komt helaas toch voor. Onze visie, gebaseerd op het principe van vastlegging bij de bron, erkent de essentiële rol van zowel leidinggevenden als medewerkers in het uitstroomproces.
Niet alleen de leidinggevende kan het uitdienstproces starten, maar ook de medewerker zelf heeft de mogelijkheid om het uitdienstproces te initiëren. Dit zorgt voor een dynamisch en zelfgestuurd vertrek, waarbij de iedereen bijdraagt aan een vlotte afhandeling.
Kijk de volgende video om een goed beeld te krijgen van wat er in de workshop Doorstroom besproken gaat worden:
Wanneer een medewerker de organisatie gaat verlaten, start het proces uitdienst melden. Zowel de medewerker als de leidinggevende heeft de mogelijkheid om de uitdienstmelding in te sturen.
Standaard zijn een aantal uitdienstprofielen meegeleverd. Deze profielen beïnvloeden het proces van uitdiensttreding, de bijbehorende documenten en welke acties rondom een uitdiensttreding plaats moeten vinden.
Wanneer een medewerker de organisatie gaat verlaten, start het proces uitdienst melden. Zowel de medewerker als de leidinggevende heeft de mogelijkheid om de uitdienstmelding in te sturen.
Als de medewerker die uitdienstmelding instuurt, dan beoordelen de leidinggevende en de personeelsadministratie de mutatie. In het geval dat de leidinggevende de instuurder is, dan beoordeelt alleen personeelsadministratie de mutatie. De uitdienstmelding wordt tot slot schriftelijk bevestigd aan de medewerker.
Verzamel de redenen uitdienst die gekozen moeten kunnen worden. Welke van deze redenen mag de medewerker kiezen en welke redenen mag de leidinggevende kiezen?
Op basis van de reden uitdienst en het initiatief wordt de transitievergoeding gestart. De salarisadministratie heeft de mogelijkheid om de bedragen in te vullen. Indien er 3 jaar historie is opgebouwd (binnen AFAS) komen hier de juiste bedragen als voorstel naar voren.
Via het proces van de transitievergoeding wordt het bedrag als loonmutatie geboekt en er wordt automatisch een nabetalingscontract aangemaakt.
Bij het uitstroomproces kunnen er documenten benodigd zijn. Gelukkig beschikken we over gestandaardiseerde documenten.
Hiernaast zie je een voorbeeld van een uitdienstdocument. Dit dient als sjabloon waarop je jouw eigen versie kunt baseren. Pas gerust de lay-out aan, voeg je eigen kleuren en logo toe, en bewerk de tekst of velden naar wens. Het biedt een flexibele en gestroomlijnde aanpak voor het beheren van wijzigingen binnen de organisatie.
Voorbereiding voor de workshop
De uitdienstmelding is verwerkt. Hierna zijn er aanvullende processen die automatisch gestart moeten worden bij de uitdiensttreding van een medewerker. Hiervoor is het draaiboek (met draaiboektaken) in het leven geroepen.
Voorbereidingen voor de workshop
Wanneer de medewerker twee dienstverbanden heeft, kan de situatie zich voordoen dat de medewerker niet volledig uitdienst gaat maar dat er slechts één dienstverband wordt afgesloten. In dat geval moet het proces voor het afsluiten van een dienstverband worden gestart in plaats van een volledige uitdiensttreding.
Als medewerker kun je je via InSite alleen volledig uitdienst melden. Als leidinggevende kun je een medewerker volledig uitdienst melden, maar heb je ook de mogelijkheid om één dienstverband te beëindigen.