Koppel jij ook de locatie en medewerker?
Het vaste activa register is een must voor je bedrijf. Met het gebruik van het activaregister heb je direct inzicht in alle activa binnen je bedrijf, op welke locatie, wie heeft het in beheer, wat is de boekwaarde en wat zijn de te verwachte afschrijvingskosten in de komende jaren.
Het is een register, dus kun je de vaste activa ook gebruiken voor het registreren van zaken waarop niet wordt afgeschreven. Denk daarbij aan sleutels, toegangspassen etc.
Als medewerker kun je zien welke activa op je naam staat via bedrijfseigendommen op Mijn Insite.
Daarnaast is dit de basis voor het verwerken van de afschrijvingen en desinvesteringen in je financiële administratie. Dus geen Excel meer die je apart moet bijhouden en waarvan je de afschrijvingen handmatig moet boeken. Uitzoeken of er nog wel een aansluiting is tussen de financiële administratie en je Excelbestand is verleden tijd.
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Let op: Zodra er een afschrijving is verwerkt, kan je deze instelling niet meer wijzigen. Denk dus goed na over deze keuze!
De meest gebruikte vastleggings- en boekingsmethode is fiscaal en zorg ervoor dat de afschrijvingsjournaalpost op groep wordt verdicht.
Indien je vaste activa gaat opvoeren, dien je de periodetabel van het voorgaande jaar te blokkeren en geef je het totaal afgeschreven bedrag t/m een periode op in het veld initiële afschrijving.
Je moet een keuze maken voor de boekingsmethode (F) , afschrijvingsmethode (B) of (F) en de verdichting van de journaalposten.
Het verdichten doe je bij voorkeur per activagroep.
'Wet werken aan winst' is alleen beschikbaar als je de afschrijvingsmethode Fiscaal hebt geselecteerd en geldt voor stichtingen. De verplichting om in minimaal 5 jaar af te schrijven komt dan te vervallen.
Let op:
Als er eenmaal is geboekt, kun je de instellingen niet meer aanpassen!
Lees hier meer.
Elk actief krijgt een uniek volgnummer. Bepaal hoe je de nummering wilt vastleggen, waarbij autonummering de voorkeur geniet.
De nummering stel je in bij Algemeen / Inrichting / Nummering / Autonummering.
Standaard is dit een nummer van 8 posities die begint bij 1.
Lees hier meer.
Per administratie waarin je wilt vastleggen heb je een dagboek nodig om de afschrijvingsjournaalposten in te verwerken. Dit is een dagboek van het type variabel memoriaal.
Lees hier meer.
De grootboekrekeningen koppel je bij de activagroepen. Voor de rekeningen waar de investeringen op geboekt worden zet je het vinkje voor direct activa boeken aan. Op de afschrijvingsrekeningen zet je het vinkje voor de handmatige boeking blokkeren aan.
Voor de subsidie, vrijval, herwaarderingsreserve, tussenrekening en winst en verlies bij verkoop maak je één grootboekrekening per soort aan die je bij alle activagroepen gebruikt.
Lees hier meer.
Deze heb je nodig om per administratie en per type activa de vaste activa te registreren. De gebruikte afschrijvingsmethode en jaren van afschrijving worden overgenomen bij het aanmaken van een nieuw actief, maar daar kun je eventueel van afwijken.
Lees hier meer.
(optioneel)
Locaties heb je nodig om op het actief aan te geven waar deze zich bevindt. Denk hierbij aan kamernummers en bezoeklocaties. Maak dan wel een slimme codering, zodat je makkelijk een selectie kunt maken. Bijvoorbeeld alles wat begint met een 4 is de 4e etage, etc.
Lees hier meer.
(optioneel)
Als je werkt met verbijzonderingen van de grootboekrekening afschrijvingskosten dan moet je per actief ook opgeven welke verbijzondering van toepassing is. Het veld wordt op dat moment een verplicht veld om in te vullen.
Lees hier meer.
(optioneel)
Gebruik je materieel voor een project en wil je hiervan de afschrijvingskosten ook als projectkosten vastleggen, leg dan het materieel en project vast als actief in je vaste activa administratie.
Het vastleggen van een project bij een actief leidt bij het journaliseren tot een afschrijvingsboeking op dit project.
Voor de inrichting moet je de grootboekrekening(en) voor de afschrijvingskosten van vaste activa instellen op projectboeking toegestaan.
Je kunt de afschrijvingskosten doorbelasten aan de klant als het veld Doorbelasten aangevinkt staat.
Lees hier meer.
Twee keer per maand doe je de journalisering van de afschrijvingskosten om te zorgen dat de financiële administratie wordt bijgewerkt.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Dagboek | Voor het verwerken van de afschrijvingsjournaalposten heb je één dagboek nodig. | Gebruik de meegeleverde standaard. |
2. Grootboekrekeningen | Voor alle activagroepen heb je rekeningen nodig voor de aanschaf, cumulatieve afschrijving en afschrijvingskosten. | Voor de meegeleverde groepen zijn ze aanwezig. |
3. Activagroepen | Voor het groeperen van de activa is een groepsindeling wenselijk. | Maak gebruik van de standaard meegeleverde groepen en vul aan waar nodig. |
4. Crediteuren | De activa worden gekocht bij een leverancier, deze moet aanwezig zijn in het crediteurenbestand. | Zorg dat deze worden gevuld door de financieel verantwoordelijk. Bij grote aantallen is importeren de meest gebruikte werkwijze. |
5. Medewerker | Je kunt activa koppelen aan de medewerker, zodat je weet wie wat in gebruik heeft. | Laat de medewerkers opvoeren door de HR-afdeling of bij grote aantallen is importeren gebruikelijk. |
6. Verbijzondering | Werk je met kostenplaatsen en verbijzonder je de afschrijvingskosten dan heb je ook een kostenplaatsentabel nodig. | Zorg dat deze worden gevuld door de financieel verantwoordelijk. Bij grote aantallen is importeren de meest gebruikte werkwijze. |
7. Vaste activa | Heb je veel losse activa die je wilt opvoeren dan is de import een mogelijkheid. | Bij grote aantallen is er een importfunctie beschikbaar. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naar de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Activagroepen | Inrichting | Voor alle tien de administraties zijn de volgende groepen aanwezig:
|