Vaste activa

Koppel jij ook de locatie en medewerker?



Introductie


Het vaste activa register is een must voor je bedrijf. Met het gebruik van het activa register hebt je direct inzicht in alle activa binnen je bedrijf, op welke locatie, wie heeft het in beheer, wat is de boekwaarde en wat zijn de te verwachte afschrijvingskosten in de komende jaren.

Het is een register, dus kun je de vaste activa ook gebruiken voor het registreren van zaken waarop niet wordt afgeschreven. Denk daarbij aan sleutels, toegangspassen etc.

Als medewerker kun je zien welke activa op je naam staat via bedrijfseigendommen op Mijn Insite. 

Daarnaast is dit de basis voor het verwerken van de afschrijvingen en desinvesteringen in je financiële administratie. Dus geen Excel meer die je apart moet bijhouden en waarvan je de afschrijvingen handmatig moet boeken. Uitzoeken of er nog wel een aansluiting is tussen de financiële administratie en je Excelbestand is verleden tijd.


Voordelen:

  • Aansluiting met je financiële administratie op de investeringsrekeningen.
  • Inzicht bij wie welk actief in gebruik is door koppeling aan medewerker.
  • Inzicht in de afschrijvingskosten en looptijden zodat de vervanging gepland kan worden.


Terugdraaien afschrijving

Gekoppelde activa

Vastleggen actief 


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat. 

  1. Methode afschrijving
    Je moet een keuze maken voor een boekings- en afschrijvingsmethode. Dat kan de fiscale- en of commerciële afschrijving zijn.  Afhankelijk van deze keuze bepaal je ook de boekingsmethode, fiscaal of commercieel.  
    Je kiest voor de fiscale afschrijvingsmethode als je volgens de regel van de fiscale wetgeving wilt bijhouden. Er worden bij het registreren van een actief controles uitgevoerd.
    Je kiest voor de commerciële afschrijvingsmethode als je zelf bepaald welk inzicht het resultaat geeft op je bedrijfsadministratie. Je moet hier denken aan alternatieve afschrijvingstermijnen.

Let op: Zodra er is een afschrijving is verwerkt, kan je deze instelling niet meer wijzigen. Denk dus goed na over deze keuze!

Tip van de consultant



De meest gebruikte vastleggings- en boekingsmethode is fiscaal en zorg ervoor dat de afschrijvingsjournaalpost op groep wordt verdicht.

Indien je vaste activa gaat opvoeren, dien  je de periodetabel van het voorgaande jaar te blokkeren en geef je het afgeschreven bedrag t/m 31-12 van het voorgaande jaar op in het veld initiële afschrijving. Voer je de activa in halverwege het jaar, journaliseer je de afschrijvingsjournaalposten en verwijder je deze tot en met de datum waarop je wel wilt afschrijven in Profit. 

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Instellingen


Je moet keuze maken voor de boekingsmethode (F) ,  afschrijvingsmethode (B) of (F) en de verdichting van de journaalposten. 

Het verdichten doe je bij voorkeur per activagroep.

Wet werken aan winst is alleen beschikbaar als je de afschrijvingsmethode Fiscaal hebt geselecteerd en geldt voor stichtingen. De verplichting om in minimaal 5 jaar af te schrijven komt dan te vervallen.


Let op:

Als er eenmaal is geboekt, kun je de instellingen niet meer aanpassen!


Lees hier meer.

2.  Nummering


Elk actief krijgt een uniek volgnummer. Bepaal hoe je de nummering wilt vastleggen, waarbij  autonummering de voorkeur geniet.

De nummering stel je in bij  Algemeen/ Inrichting/ Nummering/ Autonummering.

Standaard is dit een nummer van 8 posities die begint bij 1.

Lees hier meer.

3. Dagboek


Per administratie waarin je wilt vastleggen heb je een dagboek nodig om de afschrijvingsjournaalposten in te verwerken. Dit is een dagboek van het type variabel memoriaal.

Lees hier meer.

4. Grootboekrekeningen



De grootboekrekeningen koppel je bij de activagroepen. Voor de rekeningen waar de investeringen op geboekt worden zet je het vinkje voor direct activa boeken aan. Op de afschrijvingsrekeningen zet je het vinkje voor de handmatige boeking blokkeren aan.

Voor de subsidie , vrijval, herwaarderingsreserve, tussenrekening en winst en verlies bij verkoop maak je één grootboekrekening per soort aan die je bij alle activagroepen gebruikt.

Lees hier meer.


5. Activagroepen



Deze heb je nodig om per administratie en per type activa de vaste activa te registreren. De gebruikte afschrijvingsmethode en jaren van afschrijving worden overgenomen bij het aanmaken van een nieuw actief, maar daar kun je eventueel van afwijken.

Lees hier meer.

6. Locaties


(optioneel)

Locaties heb je nodig om op het actief aan te geven waar deze zich bevindt. Denk hierbij aan kamernummers en bezoeklocaties. Maak dan wel een slimme codering, zodat je makkelijk een selectie kunt maken. Bijvoorbeeld alles wat begint met een 4 is de 4e etage, etc. 

Lees hier meer.

7. Verbijzondering


(optioneel)

Als je werkt met verbijzonderingen van de grootboekrekening afschrijvingskosten dan moet je per actief ook opgeven welke verbijzondering van toepassing is. Het veld wordt op dat moment een verplicht veld om in te vullen.

Lees hier meer.

8. Journalisering



Twee keer per maand is doe je de journalisering van de afschrijvingskosten om te zorgen dat de financiële administratie wordt bijgewerkt.

Lees hier meer.

8. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Dagboek

Voor het verwerken van de afschrijvingsjournaalposten heb je één dagboek nodig.

Gebruik de meegeleverde standaard.

2. Grootboekrekeningen

Voor alle activagroepen heb je rekeningen nodig voor de aanschaf, cumulatieve afschrijving en afschrijvingskosten.

Voor de meegeleverde groepen zijn ze aanwezig.

3. Activagroepen

Voor het groeperen van de activa is een groepsindeling wenselijk.

Maak gebruik van de standaard meegeleverde groepen en vul aan waar nodig.

4. Crediteuren

De activa worden gekocht bij een leverancier, deze moet aanwezig zijn in het crediteurenbestand.

Zorg dat deze worden gevuld door de financieel verantwoordelijk. Bij grote aantallen is importeren de meest gebruikte werkwijze.

5. Medewerker

Je kunt activa koppelen aan de medewerker, zodat je weet wie wat in gebruik heeft.

Laat de medewerkers opvoeren door de HR afdeling of bij grote aantallen is importeren gebruikelijk.

6. Verbijzondering

Werk je met kostenplaatsen en verbijzonder je de afschrijvingskosten dan heb je ook een kostenplaatsen tabel nodig.

Zorg dat deze worden gevuld door de financieel verantwoordelijk. Bij grote aantallen is importeren de meest gebruikte werkwijze.

7. Vaste activa

Heb je veel losse activa die je wilt opvoeren dan is de import een mogelijkheid.

Bij grote aantallen is er een import functie beschikbaar.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naar de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Activagroepen

Inrichting

Voor alle tien de administraties zijn de volgende groepen aanwezig:

  • Gebouwen en terreinen 
  • Inventaris
  • Vervoermiddelen
  • Computerapparatuur



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?