Verbijzondering

Uitsplitsing van mutaties over maximaal vijf assen.



Introductie


Wil je de financiële boeking op een kostenrekening van meer dimensies voorzien, dan noemen we dat verbijzonderen. Eerst geef je de as een naam om vervolgens codes toe te voegen aan de as. Als voorbeeld de naam van de as is afdeling en dan heb je codes als magazijn, verkoop, administratie, productie etc.. De instellingen voor de assen en de codes gelden voor de omgeving. Per administratie geef je op of er verbijzonderd wordt geboekt. De verbijzonderingstoewijzing doe je per administratie, zodat niet alle codes bij alle administraties gebruikt hoeven te worden. 


Let op: 

Bij elke as is er ook een code *****<onbekend>. Deze wordt door profit zelf toegevoegd aan een boeking als er bij de grootboekrekening een kostenplaats vereist is en deze niet bestaat of aanwezig is.


Voordelen:

  • Er zijn vijf assen. 
  • De naam van de as is aanpasbaar, waardoor kostenplaats en kostendrager ook echt vorm krijgen binnen je organisatie.
  • Per administratie en per grootboekrekening instelbaar of en op welke as er geboekt moet worden.


Verbijzondering

Budgetten verbijzonderen


Voorbereiding


  • Bedenk de naam van de as.(voorbeelden: Vestiging, afdeling, medewerker, locatie, vakgebied of gewoon kostenplaats en kostendrager)
  • De assen en codes zijn voor alle administratie binnen de omgeving, de toewijzing is per administratie.

Tip van de consultant


Bedenk vooraf of je deze uitsplitsing van de boeking echt nodig hebt.

Vraag jezelf af, wat ga ik ermee bereiken en waar wordt het gebruikt binnen mijn organisatie? 


Welke functionaliteit krijg je in


Profit


  • Verbijzonderingsas
  • Code verbijzondering
  • Verbijzonderingstoewijzing



Wat richt je in.

1. Namen van de assen



Bij het tabblad verbijzonderen onder de instellingen van financieel geef je op met hoeveel assen je wilt gaan werken binnen de omgeving.

Tevens geef je op  hoe je de assen wilt noemen.

Lees hier meer.

2. Aantal assen



Op het tabblad boeken algemeen bij instellingen administratie geef je op met hoeveel assen je wilt werken bij deze administratie.

Lees hier meer.

3. Toewijzing



Per administratie bepaal je welke combinatie van grootboekrekening en verbijzonderingscode je wilt gebruiken.

Dat noemen we verbijzonderingstoewijzing. Deze toewijzingen voorkomt veel fouten bij het boeken van de inkoopfacturen.

Lees hier meer.

4. Budgethouder



(optioneel)

Als je gebruik maakt van het goedkeuren van inkoopfacturen via een procuratieschema en je gebruikt een budgethouder per kostenplaats, is de goedkeuring van de factuur door de budgethouder standaard aanwezig in de meegeleverde workflows.

Lees hier meer.


5. Afhankelijkheden



(optioneel)

Met de verbijzonderingsafhankelijkheid kun je twee assen aan elkaar koppelen.

Als voorbeeld kun je dan een boeking maken van een afdeling administratie koppelen aan het hoofdkantoor.

Lees hier meer.

Deze functionaliteit is standaard niet geactiveerd. Hoe je functionaliteit activeert lees je hier.



6. Koppeling



(optioneel)

Indien je vanuit verkoop, inkoop, projecten, abonnementen of cursussen facturen maakt en deze moeten op de grootboekrekening worden geboekt die verbijzonderd wordt, dan moet je de verbijzonderingskoppeling voor dat onderdeel instellen.

Dat doe je bij de integratie-instellingen onder het menu Algemeen – Inrichting.

Lees hier meer.

7. BTW bepaling



(optioneel)

Indien je voor de te vorderen btw één van de waardes op de assen wil gebruiken voor de btw bepaling, dan moet je dat instellen binnen de administratie instellingen.

Deze instelling is bruikbaar indien je onderdelen van je bedrijf hebt waarvoor afwijkende btw categorieën worden gebruikt.

Lees hier meer.

8. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Verbijzonderingsas

Geef de naam van de as op die je wilt gebruiken.

Gebruik niet kostenplaats en kostendrager, maar maak er bijvoorbeeld regio of afdeling van.

2. Code verbijzondering

Geef voor de verschillende assen de te gebruiken codes op.

Maak alle codes handmatig aan, maar zijn dat er teveel dan 

3. Toewijzing

Gebruik je in meerdere administraties verschillende codes van dezelfde as, geef dan ook de toewijzing op zodat je je niet kunt vergissen in het gebruik van de codes. 

Door een juiste toewijzing dwing je af dat er alleen op toegestane combinaties van grootboek en verbijzonderingscode wordt geboekt.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naar de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Kostenplaats en kostendrager

inrichting

De namen van de eerste twee assen zijn standaard kostenplaats en kostendrager genoemd.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?