Verkoopofferte

De aanbieding aan de klant.



Introductie


Binnen het thema van offerte tot factuur is dit de aanbieding die je aan en nieuwe of bestaande klant doet. Uiteraard is het mogelijk om deze te voorzien van een digitale handtekening via de AFAS Signing Service. De offerte is de bron voor de order, pakbon en factuur. Daarnaast kan deze gekoppeld zijn aan de forecast. 


Voordelen:

  • Proces volledig digitaal
  • Offerte is bron voor de order, pakbon en factuur
  • Offerte kan naar een andere contactpersoon t.o.v. pakbon en factuur.


Afwijkend contact in offerte

Dossier op offerte


 

Bereidje goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Offerte
    Bepaal of het uitbrengen van een offerte binnen je standaard proces plaatsvindt. 
  2. Marges
    Bepaal de werking van de marges, lees hier meer
    .
  3. Ondertekenen
    Bepaal of je het ondertekenen van de offerte digitaal wil laten verlopen.

Tip van de consultant


Bedenk dat het geen verplichting is om met offertes te werken, maar het kan de hele organisatie helpen om inzicht te verkrijgen van het te verwachten werk.


Welke functionaliteit krijg je in




Wat richt je in.

1. Activering



De activering offertes is optioneel en deze moet aan staan om met verkoopoffertes te kunnen werken.

Lees hier meer.

2. Verkooprelatieprofiel



Binnen het profiel stel je de layout van de offerte in en het berichtsjabloon waarmee deze wordt verzonden.

3. Boekingslay-out



Standaard heb je de beschikking over een offerte boekingslay-out. 

Maak op basis van deze een nieuwe aan als je van de standaard wilt afwijken. Denk daarbij met name aan de algemene instellingen in de boekingslay-out.

Voor voorkeurswaarde in de veldinstellingen gebruik je de rechtermuis op het veld zelf.

4. Layout



De meegeleverde standaard layout is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe layout op basis van de standaard en pas deze aan. 

Uiteraard moet je dan wel je nieuwe layout koppelen in het verkooprelatieprofiel.

5. Verkooprelatie




Binnen de verkooprelatie geef je aan welk profiel de relatie heeft.  Werk je maar met één profiel, zet die dan als standaardwaarde in het veld verkooprelatieprofiel.

6. Berichtsjabloon




Uiteraard wordt de offerte via de mail naar de klant verzonden. De opmaak van deze mail regel je in het berichtsjabloon.



7. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Voor de journalisering van de geld en de goederen transacties heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening.

Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze.

2. Artikelgroepen

De schakel tussen de artikelen en het grootboek. 

Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

3. Artikelen

Je volledige assortiment leg je vast in artikelen. 

Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

4. Verkooprelaties

De klanten waaraan je artikelen verkoopt.

Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

5. Lopende offertes

Bij de start van het jaar moet je weten wat je gaat doen met lopende offertes. Zorg je ervoor dat er geen lopende offertes zijn, zodat je blanco kunt starten of moet je de lopende offertes handmatig invoeren.

Voer een test in de testomgeving uit en zorg dat je geen lopende offertes hebt op het moment van starten.


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Offerte

Berichtsjabloon

Voor het mailen van de offerte naar de klant.

Offerte

Layout

Standaard opgemaakt met afbeelding, naw gegevens.

Artikelgroepen

Data

Er zitten artikelgroepen met daaraan gekoppelde grootboekrekeningen in.





Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?