De aanbieding aan de klant.
Binnen het thema van offerte tot factuur is dit de aanbieding die je aan een nieuwe of bestaande klant doet. Uiteraard is het mogelijk om deze te voorzien van een digitale handtekening via de AFAS Signing Service. De offerte is de bron voor de order, pakbon en factuur. Daarnaast kan deze gekoppeld zijn aan de forecast.
Vanuit de forecast is het ook mogelijk om een offerte aan te maken op basis van de voorcalculatie van de projecten. Deze is volledig in InSite te maken en na goedkeuring via de workflow te verstrekken aan de klant via de e-mail of via de OutSite klantportal.
Afwijkend contact in offerte | Dossier op offerte |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Bedenk dat het geen verplichting is om met offertes te werken, maar het kan de hele organisatie helpen om inzicht te verkrijgen van het te verwachten werk.
De activering offertes is optioneel en deze moet aan staan om met verkoopoffertes te kunnen werken.
Lees hier meer.
Binnen het profiel stel je de lay-out van de offerte in en het berichtsjabloon waarmee deze wordt verzonden.
Standaard heb je de beschikking over een offerte boekingslay-out.
Maak op basis van deze een nieuwe aan als je van de standaard wilt afwijken. Denk daarbij met name aan de algemene instellingen in de boekingslay-out.
Voor voorkeurswaarde in de veldinstellingen gebruik je de rechtermuis op het veld zelf.
De meegeleverde standaardlay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.
Uiteraard moet je dan wel je nieuwe lay-out koppelen in het verkooprelatieprofiel.
Binnen de verkooprelatie geef je aan welk profiel de relatie heeft. Werk je maar met één profiel, zet die dan als standaardwaarde in het veld verkooprelatieprofiel.
Uiteraard wordt de offerte via de mail naar de klant verzonden. De opmaak van deze mail regel je in het berichtsjabloon.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Grootboekrekeningen | Voor de journalisering van de geld- en de goederen transacties heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening. | Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze. |
2. Artikelgroepen | De schakel tussen de artikelen en het grootboek. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
3. Artikelen | Je volledige assortiment leg je vast in artikelen. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
4. Verkooprelaties | De klanten waaraan je artikelen verkoopt. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
5. Lopende offertes | Bij de start van het jaar moet je weten wat je gaat doen met lopende offertes. Zorg je ervoor dat er geen lopende offertes zijn, zodat je blanco kunt starten of moet je de lopende offertes handmatig invoeren. | Voer een test in de testomgeving uit en zorg dat je geen lopende offertes hebt op het moment van starten. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Offerte | Berichtsjabloon | Voor het mailen van de offerte naar de klant. |
Offerte | Lay-out | Standaard opgemaakt met afbeelding en naw-gegevens. |
Artikelgroepen | Data | Er zitten artikelgroepen met daaraan gekoppelde grootboekrekeningen in. |