Verstrekking

Je verstrekt rapporten (facturen, loonstroken etc. ) via e-mail of drukt deze af.



Introductie


Vanuit Profit verstuur je verschillende rapporten, zoals offertes, orders, facturen, loonstroken, jaaropgaven etc. aan je verkooprelaties en/ of inkooprelaties. In Profit noemen we dit verstrekken. We kennen de volgende type verstrekkingsmethodes:

  • E-mailen (PDF)
  • Afdrukken
  • Via portal (OutSite)
  • Via E-verbinding

Per processtap (order, pakbon, factuur, loonstrook etc.) is een rapport beschikbaar wat je kunt verstrekken. Je kunt dit per stuk of massaal doen. Als je verstrekt via de output-wizard kun je het rapport direct als PDF opslaan in het dossier van de betreffende verkooprelatie. 

Bij het verstrekken per e-mail/ portal zul je ook éénmalige instellingen moeten doen zoals het instellen van de mailserver en de afzender. Hierbij kun je gebruik maken van de mailserver van AFAS Online of je eigen mailserver. Gebruik je die van AFAS Online dan richt je het zogeheten SPF-record in.

De verstrekking loopt via AFAS Online via de wachtrij. Het voordeel van deze wachtrij is dat je gewoon lekker verder kunt werken. 

Controleer via de historie van de verzonden berichten of de verstrekking goed is gegaan. Je krijgt hier ook een melding van vanuit de wachtrij. 


Voordelen:

  • Massaal verstrekken van rapporten. 
  • Rapporten worden opgeslagen in het dossier van de relatie. 
  • Verstrekkingsproces verloopt via de wachtrij en het proces draait op de achtergrond zodat je kunt doorwerken.


Digitale verstrekkingswijze

Facturering via eVerbinding


Voorbereiding


  • Bepaal met welke mailserver je wilt gaan werken. 
  • Stel communicatie op richting je relaties als je de verstrekking gaat wijzigen. 

Tip van de consultant


Verstrek je rapporten altijd via de output-wizard zodat je deze direct op kunt slaan in het dossier van de betreffende relatie. E-mails kun je persoonlijk maken door in het berichtsjabloon de instuurder als afzender in te stellen. In de tekst van het berichtsjabloon geef je automatisch de naam van je contactpersoon mee door het gebruiken van tags (velden). Zorg dat je altijd een contactpersoon van je relatie gebruikt in de verstrekking. 

Ga voor digitalisering en werk MVO door alle voorkeursinstellingen op e-mail + e-factuur te zetten. 

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.

1. E-mailserver instellen



Je richt de mailserver in als je kiest voor digitalisering en je kiest voor het e-mailen van rapporten. Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van het (op je eigen computer geïnstalleerde) e-mailprogramma. Je legt in Profit diverse instellingen vast, waaronder de te gebruiken e-mailserver.

Hierbij kun je gebruik maken van de mailserver van AFAS Online of je eigen mailserver. Gebruik je die van AFAS Online dan richt je het zogeheten SPF-record in.

Lees hier meer.

2. Afzender instellen



Bij het verzenden van e-mailberichten geef je een afzender mee. Bij de bepaling van de afzender volgt Profit een bepaald trappetje:

  • Afwijkende afzender in het berichtsjabloon. Indien leeg dan;
  • Afzender in de administratie eigenschappen. Indien leeg dan;
  • Afzender in eigenschappen van de omgeving.

Per type rapport kan je dus een afwijkende afzender instellen.  

Lees hier meer.


3. Berichtsjabloon



Voor het verstrekken van rapporten per e-mail maak je gebruik van berichtsjablonen. Elke type rapport/ taak kent zijn eigen berichtsjabloon.

Per berichtsjabloon kun je een afzender meegeven. 

Lees hier meer. 


Tip!

Maak je berichtsjablonen persoonlijk door de instuurder als afzender in te stellen. Maak direct je berichtsjablonen mooi op door te werken met afbeeldingen.

4. Rapporten verstrekken



Rapporten kun je per stuk en/of massaal verstrekken. 

Verstrek rapporten altijd via de output-wizard. Middels deze wizard sla je het betreffende rapport (PDF) direct op in het dossier van betreffende relatie. 

Ook kun je deze wizard kiezen voor een afwijkende verstrekking. Mocht je een keer een speciale tekst mee willen sturen, dan kun je hier een apart berichtsjabloon voor inrichten en via deze wizard selecteren. 

Lees hier meer.


Let op! 

Voor het verstrekken van loonstroken en jaaropgaven is een aparte beschrijving beschikbaar. 

Lees hier meer.

5. Wachtrij





De verstrekking van rapporten wordt automatisch in de wachtrij geplaatst. Dit taakverwerking via de wachtrij wordt op de achtergrond uitgevoerd. Nadat je een taak gestart hebt komt deze in de wachtrij terecht, je kunt ondertussen gewoon verder werken in Profit. Je hoeft niet te wachten op de afronding van de taak.

Lees hier meer.


Let op!

Als je rapporten print, dan dien je de wachtrij nog af te handelen.

6. Controleren verzonden berichten



Verzonden berichten kun je controleren. Profit logt alle verzonden e-mailberichten, een beheerder kan de logging raadplegen. Dit is handig als bijvoorbeeld een klant belt omdat een bericht niet is aangekomen.

Er is ook een signaal voor berichten die een fout geven bij het verzenden. Op deze manier kun je zelf al actie ondernemen en je relatie nog beter bedienen. 

Leer hier meer.

7. Verkoopfactuur verstrekken via OutSite



Facturen aan verkooprelaties kun je ook verstrekken via de OutSite-portal. De verkooprelatie logt dan in de klantportal om de factuur op te halen. 

Hiervoor geef je bij de verkooprelatie de verstrekkingswijze 'Portal + e-mail' op. 

In het verkooprelatieprofiel geef je aan in welke OutSite de factuur beschikbaar moet komen. Heb je één OutSite, dan hoef je dit niet in te stellen. 

Lees hier meer. 

8. Facturen via eVerbinding



Om e-factureren nog eenvoudiger en toegankelijker te maken ondersteunt AFAS 'Simplerinvoicing'. In Profit kun je voor 'simplerinvoicing' gebruik maken van de koppeling met eVerbinding.

eVerbinding is een platform voor een veilige digitale uitwisseling van financiële documenten voor het MKB. 

In Profit kun je verkoopfacturen verstrekken via eVerbinding en kun je inkoopfacturen ophalen vanuit dit platform.

Lees hier meer.


9. Standaard inrichting




(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Verkooprelaties

Bij het importeren van verkooprelaties kun je de voorkeur verstrekkingswijze, e-mailadres en/of voorkeur contactpersoon importeren. Het is ook mogelijk om de afwijkende verstrekking en/of de bijbehorende contactpersoon te importeren. Hiervoor moet de contactpersoon wel in Profit aanwezig zijn. 

Importeer eerst contactpersonen en gebruik het id van het geïmporteerde contact.

2. Inkooprelaties

Bij het importeren van inkooprelaties kun je de voorkeur verstrekkingswijze, e-mailadres en/of voorkeur contactpersoon importeren. Het is ook mogelijk om de afwijkende verstrekking + bijbehorende contactpersoon te importeren. Hiervoor moet de contactpersoon wel in Profit aanwezig zijn. 

Importeer eerst contactpersonen en gebruik het id van het geïmporteerde contact.

3. Contactpersonen

Bij de verstrekking van rapporten maak je gebruik van contactpersonen. Contactpersonen kun je importeren en koppelen aan de betreffende relatie. 

Zorg dat je altijd een e-mailadres importeert. Vaak is contactdata niet volledig. Converteer deze dan handmatig. 

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?