Verzuimbegeleiding

Zorg voor de zieke medewerker.

Visie

In deze tijden waarbij landelijk het ziekteverzuimpercentage stijgt, is het extra van belang grip te hebben op het verzuim binnen de organisatie. Verzuim is al vervelend genoeg en daarom is het wel zo praktisch om alles omtrent het verzuim van de medewerker in goede banen te leiden. 

De visie van AFAS hier op is dat de medewerker zélf zijn/haar verzuim registreert in het systeem, waarbij er uiteraard contact is geweest met de leidinggevende. Vervolgens wordt het traject omtrent Wet verbetering Poortwachter (WvP) volledig geautomatiseerd via InSite doorlopen. Dit zodat het volledige verzuimdossier in AFAS terug te vinden is en er vanuit de verzuimmodule eenvoudig data naar bijvoorbeeld het UWV verstuurd kan worden. In deze processen is de rol van de leidinggevende, naast de bedrijfsarts, volgens onze visie groot. Die gaat immers intensief het traject in om de medewerker te begeleiden naar de weg terug richting werk. Daarnaast krijgt de bedrijfsarts ook een rol binnen de organisatie om zijn/haar taken via InSite af te handelen in het bedrijfsartsportaal, zodat alle onderdelen van de WvP geborgd zijn in het systeem. 

Uitgangspunten:

  • Workflow gestuurd werken, dus geen losse lijstjes. 
  • Proces volledig in InSite.
  • Ziek- en betermeldingen insturen via de Pocket app.
  • Automatisch gegenereerde WvP-documenten conform de UWV-formulieren. 
  • UWV-formulieren worden digitaal ondertekend via de workflow. 
  • Koppeling met het UWV en arbodiensten vanuit AFAS. 
  • De rol Bedrijfsarts krijgt de taken ook in de bedrijfsartsportaal. 

Bekijk de video's over Verzuim en Wet verbetering poortwachter om een goed beeld te krijgen wat er omtrent verzuimbegeleiding in de workshop naar voren gaat komen.

 

 

Video 

 

1. Verzuim

Voordat het WvP-traject start, dient de medewerker uiteraard eerst verzuim te registreren. Volgens de AFAS-visie ligt de registratie hiervan bij de medewerker zelf. Op basis van deze ziekmelding gaat het WvP-traject geautomatiseerd van start.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Mag de medewerker zichzelf ziek- en betermelden? 
  • Waar komt het verzuimdossier te liggen? Bij, indien van toepassing, de arbodienst of gaat AFAS de bron worden? 

2. Signaal gestuurd werken

Op vooraf vastgestelde momenten genereert het systeem automatisch de taken die naar voren moeten komen in het WvP-traject voor medewerkers die langdurig ziek zijn. Hiervoor zijn signalen ingericht die je hiernaast ziet. Deze signalen genereren taken op InSite voor de betrokkenen die ook gelijk geborgd zijn in het medewerkerdossier.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke processen vinden er nu in de eerste 6 weken plaats, dus voordat het officiële deel van de WvP begint? Zie de voorbeelden in de afbeelding hiernaast.
  • Hoe loopt per proces de workflow? 

3. Verzuimbegeleidingspagina

Om grip te krijgen op het verzuimtraject van de medewerker beschikt de leidinggevende (en andere betrokkenen) op InSite over de verzuimbegeleidingspagina. Hier komt het gehele verzuimdossier terug en bestaat de mogelijkheid om extra zaken aan het verzuimdossier toe te voegen.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke extra documenten mogen op de verzuimbegeleidingspagina vastgelegd worden in het verzuimdossier van de medewerker? 

4. Bedrijfsartsportaal

Ook de bedrijfsarts heeft een rol in het verzuimbegeleidingstraject. Idealiter logt de bedrijfsarts in AFAS in op het bedrijfsartsportaal, zodat het volledige verzuimdossier compleet in AFAS staat. De bedrijfsarts heeft ook inzicht in de overige onderdelen van het verzuimdossier en kan zo een goed oordeel vellen.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Wordt er gebruik gemaakt van een arbodienst/bedrijfsarts en zo ja, is de insteek dat deze gaat inloggen in AFAS? 

5. UWV digitaal

Via AFAS is het mogelijk om een koppeling met het UWV te leggen. Zo kun je vanuit AFAS bijvoorbeeld de WAZO en de 42ste-weeksmelding aanleveren bij het UWV. Hier zitten geen extra kosten aan verbonden en het is een standaardkoppeling, wel zo makkelijk!

Voorbereidingen voor de workshop

  • Gaat er gebruik gemaakt worden van de standaardkoppeling met het UWV?
  • Wie is er verantwoordelijk voor het accorderen van de meldingen in UWV digitaal?

6. Output

Een correcte registratie van verzuim is erg belangrijk, maar om te kunnen sturen op het verzuim in de organisatie is output minstens net zo belangrijk. AFAS levert standaard verzuimdashboards uit, zowel voor HR als voor de leidinggevende en medewerker. Deze dashboards helpen om patronen en oorzaken van veelvuldig verzuim te herkennen in de organisatie. Informatie over de inhoud van het dashboard vind je hier.

Klaar om het in te richten?

Hieronder vind je alle informatie over hoe je het proces inricht. 

Welke functionaliteit krijg je in

Wat richt je in.

1. Signalen


 

Voor de start van de diverse workflows van dit proces worden signalen meegeleverd in de template-omgevingen. 

Lees hier meer.

2. Workflow


 

Voor de workflow wordt gebruik gemaakt van het type dossieritem Wet Verbetering Poortwachter (Profit).

 

 

3. Standaard inrichting


 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat


 

Beschrijving


 

Advies


 

1. Verzuimregistratie

De verzuimmeldingen die actueel zijn voeg je toe.

Voeg deze toe.

2. Lopende verzuimbegeleiding

Binnen de verzuimdossiers het verloop vastleggen.

Voeg deze toe.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?

 

Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat


 

Type


 

Beschrijving


 

Verzuimbegeleiding

signaal

Voor de Wet Verbetering Poortwachter zijn de standaard acties meegenomen in de signalen. 

Wet Verbetering Poortwachter

type dossier

Het type dossier is standaard Profit-functionaliteit, de workflows aan dit proces zijn aanvullende inrichting.

 

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?