Het lanceren van AFAS Profit heeft veel impact op de organisatie. Het gaat namelijk niet alleen over nieuwe software, maar ook over een nieuwe manier van werken. Goede communicatie is in een veranderproces cruciaal. Het zorgt ervoor dat medewerkers de verandering makkelijker accepteren, de betrokkenheid binnen de organisatie vergroot wordt en de businesscase eerder wordt ingevuld bij het begeleiden van de verandering.
Op deze pagina geven we je concrete tips, handvatten en voorbeeldsjablonen voor dit proces.
Het opstellen van een communicatieplan is één van de eerste activiteiten bij een implementatie. Je kan nog zo’n tevreden projectgroep hebben, maar als de organisatie niet op tijd is meegenomen in de verandering staan we alsnog met lege handen. De communicatie verloopt in iedere organisatie anders. Voor iedere organisatie geldt een andere cultuur en dus een andere aanpak. Het beste kan er overlegd worden met de afdeling communicatie om samen de meest passende communicatieaanpak te bepalen. We hebben vanuit onze ervaring tal van praktijkvoorbeelden die zich bij verschillende klanten hebben bewezen. Hiermee helpen we jou en je organisatie op weg met het bepalen van de beste communicatiestrategie voor jouw organisatie.
Informeren | Interactie | Instrueren | Inspireren
Start van het project
Boodschap
Wat gaat er veranderen en waarom?
Middelen
.
Gedurende project
Boodschap
Wat gaat er veranderen en waarom?
Middelen
Richting livegang
Boodschap
Hoe werkt het?
Middelen
Tijdens & na livegang
Boodschap
Maak optimaal gebruik van de mogelijkheden en geef input.
Middelen
Ambassadeurs zijn geen projectleden, maar een 'dwarsdoorsnede' van de eindgebruikers. Denk hierbij aan medewerkers en managers. Tijdens de implementatie wordt deze groep actief betrokken als klankbordgroep en testgroep. Na livegang is deze groep het eerste aanspreekpunt voor de gebruikers van hun afdeling en een belangrijke informatiebron voor functioneel beheer.
Voorbeelden van projectnamen: In Control, Samen op weg, Stoer, De toekomst is dichterbij en Een Frisse Start. Om iedereen direct bij het project te betrekken kan er een win-actie gekoppeld worden aan de naam van de implementatie.
De kans is groot dat jullie 'gefaseerd' de verschillende mogelijkheden van AFAS beschikbaar stellen. Als dit niet goed gemanaged wordt kan dit tot scheve verwachtingen leiden. Stel daarom een roadmap samen met daarin duidelijk welke onderdelen wanneer beschikbaar komen.
Luisteren
Voorkom het imago van een 'centraal feestje'. Luister naar de organisatie. Ambassadeurs spelen hierin een belangrijke rol.
Beschikbaar zijn
Weerstand heeft vaak meer met het uitblijven van een reactie te maken dan met het daadwerkelijke probleem. Wees daarom beschikbaar en acteer snel op meldingen, ook na livegang!
Zichtbaar zijn
Er zijn veel betrokkenen: bestuur, directie, management, medewerkers, etc. De organisatie moet weten waar je mee bezig bent, waarom je er mee bezig bent en wat er aan gaat komen. Daarnaast moeten successen gedeeld worden. Door successen met hen te delen, stuur je het sentiment in de organisatie.
Nadat je live bent met Profit en een geweldige kick-off en launch-trailer hebt gehad, is het natuurlijk verleidelijk te denken dat je klaar bent. Het tegenovergestelde is waar. Juist na de livegang is het belangrijk om bereikbaar te zijn voor vragen. Zorg ervoor dat medewerkers weten bij wie ze waarvoor terecht kunnen, en borg dit proces in een mooie workflow!
Zie ook onze 6 draagvlakstrategieën voor een verandertraject.
Acta Marine heeft een groot aantal zeevarenden van allerlei nationaliteiten werkzaam op hun schepen, vandaar dat gekozen is voor Engels. Met behulp van AI-tool Synthesia hebben ze deze instructievideo gemaakt.
Klik op de afbeelding voor een grotere versie.
De roadmap van Broshuis voor het opzetten van de interne communicatie met als doel de AFAS implementatie onder de aandacht te brengen bij de medewerkers.
Klik op de afbeelding voor een grotere versie.
Veiligheidsregio Twente heeft voor de livegang (per 1 januari 2022) mooie infographics gemaakt ter introductie van AFAS InSite en de AFAS Pocket app. Ze hebben dit aan iedere medewerker uitgereikt.
Klik op de afbeelding voor een grotere versie.
De i³ groep heeft de projectadministratie volledig overgezet naar AFAS. Hiervoor werkte ze met verschillende systemen. Om ervoor te zorgen dat alle collega's die uren schrijven dit vanaf het eerste moment goed doen, heeft Projectmanager Arno Burgers 3 workshops gegeven alle alle urenschrijvers. Ieder die de workshop succesvol doorliep kreeg na afloop een certificaat mee, welke Arno zelf gemaakt heeft.
In de eerste week na go-live is 98% van de urenregistratie goed verlopen (21 individuen). De 2% ligt hem bij 1 persoon die niet voldoende uren heeft geschreven.
Voor de implementatie van AFAS heeft de afdeling communicatie van de GGD Groningen een prachtige plaat ontwikkeld. De plaat geeft een mooi beeld wat de implementatie van AFAS de GGD Groningen oplevert.
Klik op de afbeelding voor een grotere versie.
De Universiteit Twente laat met een uitgebreide video zien waarom zij voor AFAS gekozen hebben en hoe de komende tijd eruit komt te zien.
Klik op de afbeelding voor een grotere versie.
Bij de Rijksuniversiteit Groningen willen ze betrokkenen bedanken door middel van een tegoedbon voor een ijsje. Op deze tegoedbron vind je de vuistregels van de implementatie nog eens terug.
Klik op de afbeelding voor een grotere versie.
Als AFAS Beheerder sta je niet alleen! AFAS heeft meer dan 14.000 klanten en dat betekent ook dat meer dan 14.000 organisaties successen geboekt hebben met onze software, maar ook valkuilen en moeilijkheden zijn tegengekomen. Wat hebben zij hiervan geleerd waar jij van kan leren?
Ook video's, tips & tricks en events zien van onze klanten? Ga dan naar Leren van Elkaar op de klantportal.